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文件管理制度

時(shí)間：2025-01-04 11:34:09 制度我要投稿

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文件管理制度（必備15篇）

　　在發(fā)展不斷提速的社會(huì)中，制度使用的頻率越來越高，制度是要求成員共同遵守的規(guī)章或準(zhǔn)則。那么制度怎么擬定才能發(fā)揮它最大的作用呢？以下是小編幫大家整理的文件管理制度，歡迎大家分享。

文件管理制度（必備15篇）

文件管理制度1

　　質(zhì)量體系文件管理制度是企業(yè)質(zhì)量管理的核心組成部分，旨在確保產(chǎn)品和服務(wù)的質(zhì)量始終符合預(yù)定標(biāo)準(zhǔn)。這一制度主要包括以下幾個(gè)部分：

　　1、文件的分類與編碼：定義各類文件的類型，如質(zhì)量手冊、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書、記錄等，并設(shè)定統(tǒng)一的編碼系統(tǒng)。

　　2、文件的編制：明確文件編寫的要求，包括內(nèi)容格式、審批流程、更新頻率等。

　　3、文件的審批與發(fā)布：規(guī)定文件的`審批權(quán)限，確定發(fā)布渠道和方式。

　　4、文件的控制：管理文件的版本更新、分發(fā)、回收和銷毀等。

　　5、文件的使用與培訓(xùn)：確保員工理解和正確使用文件，定期進(jìn)行培訓(xùn)。

　　6、文件的審核與評審：定期對文件進(jìn)行審核，確保其有效性。

　　內(nèi)容概述：

　　質(zhì)量體系文件管理制度涵蓋了從文件的產(chǎn)生到廢棄的全過程，具體包括：

　　1、制度建設(shè)：建立文件管理組織架構(gòu)，明確責(zé)任部門和人員。

　　2、文件生命周期管理：從文件的起草、審查、批準(zhǔn)、發(fā)布、更改到廢止的全程管理。

　　3、文件存檔與檢索：設(shè)立文件存儲(chǔ)系統(tǒng)，方便快速查找和訪問。

　　4、文件的合規(guī)性：確保文件內(nèi)容符合相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。

　　5、文件的溝通與培訓(xùn)：確保所有相關(guān)人員對文件的理解一致，提高執(zhí)行效率。

　　6、文件改進(jìn)機(jī)制：定期評估文件效果，及時(shí)進(jìn)行修訂和完善。

文件管理制度2

　　一、總則：

　　為規(guī)公司技術(shù)文件的管理，確保文件編制的正確性特制訂本制度。

　　二、技術(shù)文件的編制、審核、批準(zhǔn)：

　　1、技術(shù)文件由工程部負(fù)責(zé)編制，工程部應(yīng)對技術(shù)文件的正確性、合理性負(fù)責(zé)。

　　2、工程部部長負(fù)責(zé)技術(shù)文件的審核。 3、總經(jīng)理負(fù)責(zé)技術(shù)文件的批準(zhǔn)。 4、技術(shù)文件包括：

　　a、圖紙；

　　b、工藝操作規(guī)程；

　　c、設(shè)備操作規(guī)程；

　　d、產(chǎn)品內(nèi)控標(biāo)準(zhǔn)；

　　e、產(chǎn)品檢驗(yàn)規(guī)范；

　　f、采購技術(shù)要求等。

　　三、技術(shù)文件的更改：

　　1、技術(shù)文件更改的前提：

　　a、顧客要求更改；

　　b、由于開發(fā)試制的疏忽而必須更改；

　　c、技術(shù)要求過高，生產(chǎn)設(shè)備無法達(dá)到而必須進(jìn)行更改等。 2、各部門如確需對技術(shù)文件進(jìn)行更改，須由各部門負(fù)責(zé)人填寫技術(shù)文件更改申請單，報(bào)工程部審核，廠務(wù)經(jīng)理批準(zhǔn)；3、技術(shù)文件更改申請單應(yīng)包括以下內(nèi)容：a、更改原因；

　　b、更改前參數(shù)；

　　c、更改后參數(shù)。

　　4、技術(shù)文件更改申請單的審批：

　　a、廠務(wù)經(jīng)理負(fù)責(zé)對技術(shù)文件更改進(jìn)行審批；

　　b、必要時(shí)廠務(wù)經(jīng)理可組織有關(guān)人員對技術(shù)文件的更改進(jìn)行評審或會(huì)簽；

　　c、廠務(wù)經(jīng)理下達(dá)技術(shù)文件更改指令（書面文件）；5、生產(chǎn)部根據(jù)指令實(shí)施更改。

　　a、更改不得降低規(guī)定的產(chǎn)品質(zhì)量水平和顧客適用性要求；b、更改不得違反有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和法律、法規(guī)；

　　c、工程部負(fù)責(zé)更改，其他人員未經(jīng)受權(quán)無權(quán)更改，工程部做

　　好技術(shù)文件更改記錄；

　　d、更改時(shí)所有部門及所有文件應(yīng)同步更改。四、技術(shù)文件的管理：

　　1、技術(shù)文件發(fā)放：技術(shù)文件由工程部發(fā)放到相關(guān)責(zé)任部門，并在[文件發(fā)放記錄表]上登記，由領(lǐng)用人簽名。 2、文件使用和保管：

　　a、工程部根據(jù)工作需要合理發(fā)放給使用者；

　　b、使用者要妥善保管好文件，使用者未經(jīng)技術(shù)部許可，不得擅自復(fù)印、外借技術(shù)文件。有遺失及損壞情況應(yīng)及時(shí)報(bào)工程部辦理補(bǔ)發(fā)手續(xù)；

　　c、工程部應(yīng)建立[技術(shù)文件一覽表]及[外來文件一覽表]；d、技術(shù)文件由工程部歸口保管，工程部對上述文件應(yīng)進(jìn)行分類并妥善保管；

　　e、借閱技術(shù)文件須由技術(shù)部或廠務(wù)經(jīng)理批準(zhǔn)，并在[文件及資料借閱登記表]上做好記錄，由借閱人簽名；

　　f、對無使用及保存價(jià)值的文件，由工程部負(fù)責(zé)審批后及時(shí)收回銷毀，并填寫[文件及資料回收登記表]；

　　g、對有保存參考價(jià)值的作廢文件，應(yīng)在該文件上進(jìn)行標(biāo)識(shí)，并用專柜保存，以防誤用。技術(shù)文件管理制度11

　　1、技術(shù)文件包括：技術(shù)文件是指公司的產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)檔案和技術(shù)資料。

　　具體包括：

　　1）開發(fā)計(jì)劃階段：方案設(shè)計(jì)、設(shè)計(jì)開發(fā)計(jì)劃書、檢驗(yàn)要求。 2）開發(fā)設(shè)計(jì)階段：原理圖、印制版圖、產(chǎn)品編程手冊、機(jī)械結(jié)構(gòu)圖、編程器件燒寫文件、可編程器件源碼、硬件編程手冊、軟件安裝包、驅(qū)動(dòng)程序。

　　3）產(chǎn)品調(diào)試階段：產(chǎn)品調(diào)試手冊、產(chǎn)品焊裝明細(xì)表、設(shè)計(jì)評審記錄表（原理圖和印制板圖）、產(chǎn)品調(diào)試記錄。

　　4）產(chǎn)品維護(hù)階段：設(shè)計(jì)開發(fā)總結(jié)、軟件使用手冊、產(chǎn)品使用手冊。

　　2、技術(shù)文件的技術(shù)要求和數(shù)據(jù)等必須符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定要求。

　　3、技術(shù)文件由技術(shù)開發(fā)部等相對應(yīng)部門編制，各部門應(yīng)對技術(shù)文件的準(zhǔn)確性、合理性負(fù)責(zé)。

　　4、各相關(guān)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)技術(shù)文件的審核和批準(zhǔn)。

　　5、技術(shù)文件的編制必須嚴(yán)格執(zhí)行編制、校對、審核三級(jí)把關(guān)制度；明確各級(jí)的責(zé)、權(quán)、利。

　　6、技術(shù)文件應(yīng)保證標(biāo)題欄中的編號(hào)、名稱、日期，設(shè)計(jì)、校對、審核、批準(zhǔn)等欄中簽署齊全，簽署不齊全的技術(shù)文件不得用于生產(chǎn)和歸檔。技術(shù)文件管理制度12

　　1范圍

　　本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了交工技術(shù)文件從策劃到填寫、檢查、簽證、整理、交接直至歸檔全過程的管理要求。

　　本標(biāo)準(zhǔn)適用于工程項(xiàng)目交工技術(shù)文件的管理。 2總則

　　為明確交工技術(shù)文件形成的過程及各相關(guān)環(huán)節(jié)之間的關(guān)系,特制定本標(biāo)準(zhǔn)。

　　3規(guī)范性引用文件

　　《吉林省建筑工程施工技術(shù)資料標(biāo)準(zhǔn)》煉油化工建設(shè)項(xiàng)目(工程)交工技術(shù)文件《建筑安裝工程質(zhì)量檢驗(yàn)評定標(biāo)準(zhǔn)》《工業(yè)安裝工程質(zhì)量檢驗(yàn)評定標(biāo)準(zhǔn)》 4術(shù)語和定義

　　本標(biāo)準(zhǔn)采用了下列術(shù)語:

　　4.1交工技術(shù)文件

　　交工技術(shù)文件是指從工程開始施工到工廠全部裝置預(yù)試車完成,移交給建設(shè)單位的技術(shù)文件。

　　4.2項(xiàng)目工程:指在一個(gè)總體設(shè)計(jì)或初步設(shè)計(jì)范圍內(nèi),由一個(gè)或若干個(gè)互相有內(nèi)在聯(lián)系的單項(xiàng)工程所組成的建設(shè)項(xiàng)目。 4.3單項(xiàng)工程:是建設(shè)項(xiàng)目的組成部分,具有獨(dú)立設(shè)計(jì)文件,建

　　成后能夠發(fā)揮生產(chǎn)能力或效益的生產(chǎn)裝置(車間)或獨(dú)立工程,也可稱為“裝置”。

　　4.4單位工程:指單項(xiàng)工程中,具有獨(dú)立施工條件或獨(dú)立使用功能的工程。在石化總公司建設(shè)項(xiàng)目中,“單位工程”與“單元名稱”相對應(yīng);在化工項(xiàng)目中與“工號(hào)”相對應(yīng)。 4.5中間交接

　　中間交接是指單位工程按設(shè)計(jì)文件所規(guī)定的范圍完成,并經(jīng)管道系統(tǒng)和設(shè)備的內(nèi)部處理,電氣和儀表調(diào)試及單機(jī)試車合格后,與建設(shè)單位所做的交接。

　　4.6工程交接

　　工程交接是指工廠全部裝置在予試車完成后,施工單位和建設(shè)單位按規(guī)定內(nèi)容所做的交接。

　　5管理內(nèi)容與要求

　　5.1交工技術(shù)文件的管理流程(見附圖) 5.2交工技術(shù)文件的'策劃

　　5.2.1明確交工技術(shù)文件的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)。由公司市場開發(fā)部在與建設(shè)單位簽定的工程承包合同中規(guī)定。當(dāng)建設(shè)單位無明確表示時(shí),應(yīng)在合同中規(guī)定“交工技術(shù)文件按工程總承包單位的規(guī)定執(zhí)行”。

　　5.2.2劃分工程項(xiàng)目的單位工程,規(guī)定施工單位,統(tǒng)一編號(hào)。

　　該項(xiàng)工作由項(xiàng)目部在確定完施工單位的基礎(chǔ)上,以文件形式下發(fā)給施工單位及有關(guān)部門,在工程開工后兩個(gè)月以內(nèi)完成。 5.2.3下達(dá)立卷分冊的要求。根據(jù)單位工程的劃分,在征得建設(shè)單位同意的基礎(chǔ)上,項(xiàng)目部負(fù)責(zé)立卷分冊,正式打印下發(fā)。 5.2.4確定交工技術(shù)文件模式。根據(jù)合同規(guī)定,項(xiàng)目部從交工技術(shù)文件模式中選定本工程應(yīng)用的交工技術(shù)文件標(biāo)準(zhǔn),以文件形式下發(fā)。

　　5.3工程技術(shù)文件的形成和同步積累

　　5.3.1施工單位技術(shù)人員是交工資料形成的直接責(zé)任人,對交工基礎(chǔ)資料的形成和同步積累負(fù)直接責(zé)任。

　　5.3.2項(xiàng)目部工號(hào)技術(shù)負(fù)責(zé)人是交工技術(shù)文件的主要負(fù)責(zé)人員,對交工技術(shù)文件的形成和同步積累負(fù)主要責(zé)任。

　　5.3.3項(xiàng)目部施工經(jīng)理是交工技術(shù)文件工作的直接領(lǐng)導(dǎo)者和組織者,對交工技術(shù)文件工作負(fù)全責(zé)。

　　5.3.4施工單位技術(shù)人員將分項(xiàng)工程質(zhì)量自檢記錄做為技術(shù)交底的一部分下達(dá)施工班組和其它責(zé)任人員,他們按照各自的要求分別實(shí)施和簽證,完成后返回工號(hào)技術(shù)負(fù)責(zé)人。工號(hào)技術(shù)負(fù)責(zé)人進(jìn)行整理、核定和簽證,在分部工程完工后交項(xiàng)目部工號(hào)技術(shù)負(fù)責(zé)人。

　　5.3.5設(shè)計(jì)變更和技術(shù)簽證(技術(shù)聯(lián)系單)由資料員領(lǐng)回建帳,

　　發(fā)放到項(xiàng)目部工號(hào)技術(shù)負(fù)責(zé)人實(shí)施并下達(dá)到施工單位執(zhí)行,同時(shí)收集作為交工技術(shù)文件。

　　5.3.6材料、零部件質(zhì)量證明書由材料供應(yīng)部門設(shè)專人管理,在材料進(jìn)入施工現(xiàn)場的同時(shí),向技術(shù)人員提供合格的足夠數(shù)量的證件。本工程專用的材料、零部件,合格證原件應(yīng)交項(xiàng)目部工號(hào)技術(shù)負(fù)責(zé)人放入交工技術(shù)文件正本,供應(yīng)部門留復(fù)印件。各工程共用的材料、零部件合格證原件存供應(yīng)部門,復(fù)印件交工,但復(fù)印件要標(biāo)明原件在何處,并加蓋經(jīng)手人印章和抄件專用章。

　　5.3.7設(shè)備和備品配件質(zhì)量證明書由設(shè)備工程師提供,合格證原件放入交工技術(shù)文件正本。

　　5.3.8交工技術(shù)文件隨著工程進(jìn)度逐步形成,資料必須與工程同步,各級(jí)簽證應(yīng)在施工項(xiàng)目完成后隨即進(jìn)行。工號(hào)技術(shù)負(fù)責(zé)人要注重工程隱蔽記錄和聯(lián)合簽證的及時(shí)性。

　　5.3.9分部分項(xiàng)工程質(zhì)量檢驗(yàn)評定完成后,由工號(hào)技術(shù)負(fù)責(zé)人存查或并入交工技術(shù)文件。單位工程質(zhì)量評定經(jīng)上級(jí)主管部門核定后,由項(xiàng)目部質(zhì)檢工程師將工程質(zhì)量評定表等送交交工技術(shù)文件相關(guān)卷冊的組卷責(zé)任人整理成冊。

　　5.3.10竣工圖由項(xiàng)目部組織編制,必須做到齊全準(zhǔn)確�？⒐D要做到與設(shè)計(jì)資料、隱蔽工程記錄和工程實(shí)際情況“三對口”,同時(shí)填寫竣工圖編制記錄。

　　5.4交工技術(shù)文件的整理

　　5.4.1項(xiàng)目部工號(hào)技術(shù)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)交工技術(shù)文件的整理工作,凡屬交工技術(shù)文件范疇的各種資料,均由各有關(guān)部門和責(zé)任人員交工號(hào)技術(shù)負(fù)責(zé)人整理。

　　5.4.2為使技術(shù)文件管理清晰,防止混亂和遺漏,各項(xiàng)技術(shù)文件都要分門別類整理保管,每類宜分別填寫文件目錄,每加入一份,隨時(shí)將其名稱填在目錄中。

　　5.4.3交工技術(shù)文件的順序由公司技術(shù)質(zhì)量部在交工技術(shù)文件的組成模式中加以規(guī)定。

　　5.5質(zhì)量經(jīng)理

　　5.5.1項(xiàng)目部質(zhì)量經(jīng)理組織本工程項(xiàng)目交工技術(shù)文件的審查工作,對交工技術(shù)文件的質(zhì)量負(fù)責(zé)。

　　5.5.2交工技術(shù)文件的最終審查,在收集齊項(xiàng)目的全部交工資料和完成竣工圖編制后,由項(xiàng)目經(jīng)理統(tǒng)一組織終審。 5.6交工技術(shù)文件的送審和交接簽證

　　5.6.1交工技術(shù)文件經(jīng)終審后,由項(xiàng)目部邀請建設(shè)單位和質(zhì)量監(jiān)督站進(jìn)行予審。

　　5.6.2予審提出的問題由項(xiàng)目部整改,整改完成后項(xiàng)目部提出整改報(bào)告給建設(shè)單位、檢查部門。

　　5.6.3交工技術(shù)文件審查通過后,按規(guī)定進(jìn)行正式裝訂。

　　5.6.4裝訂結(jié)束后,項(xiàng)目部將交工技術(shù)文件正式移交給建設(shè)單位驗(yàn)收簽證。

　　5.7對于外包工程,根據(jù)“誰分包,誰負(fù)責(zé)”的原則,由發(fā)包的單位全權(quán)負(fù)責(zé)交工技術(shù)文件工作。 5.8交工技術(shù)文件的歸檔

　　項(xiàng)目部負(fù)責(zé)交工技術(shù)文件的外部簽證工作。簽證完成后,項(xiàng)目部負(fù)責(zé)將交工技術(shù)文件副本送公司檔案室存檔。 6本標(biāo)準(zhǔn)產(chǎn)生的質(zhì)量記錄

　　a.交工技術(shù)文件;

　　b.存查資料;

　　c.交工技術(shù)文件立卷分冊目錄;

　　c.竣工圖編制記錄;

　　d.交工技術(shù)文件最終審查簽證表; e.科技檔案移交清冊。

　　7附錄

　　a.交工技術(shù)文件立卷分冊目錄;

　　b.竣工圖編制記錄;

　　c.交工技術(shù)文件最終審查簽證表;技術(shù)文件管理制度13

　　1、總檢員對二級(jí)維護(hù)以上竣工出廠車輛，簽發(fā)機(jī)動(dòng)車維修竣工出廠合格證。

　　2、合格證由資料管理員負(fù)責(zé)保管，視生產(chǎn)情況由專人持道路運(yùn)輸許可證副本到管理部門購領(lǐng)。

　　3、合格證由總檢員向資料管理員領(lǐng)取，資料管理員須建立合格證領(lǐng)用、簽發(fā)臺(tái)帳。

　　4、總檢員須逐項(xiàng)填寫合格證，簽名并加蓋本單位公章，簽發(fā)后合格證存根交由資料管理員保存。技術(shù)文件管理制度14

　　文件及技術(shù)檔案管理工作,是工程施工的延續(xù),但常常因項(xiàng)目經(jīng)理部的解散、人員調(diào)動(dòng)等原因而滯后,為了使本項(xiàng)目在該方面的管理工作上一個(gè)新臺(tái)階,同時(shí)為以后的工作提供依據(jù),體現(xiàn)'重生產(chǎn)同樣重技術(shù)檔案管理'的方針,實(shí)現(xiàn)生產(chǎn)和內(nèi)業(yè)雙豐收,特制定文件、技術(shù)檔案管理制度。

　　(1)文件及技術(shù)檔案管理的任務(wù)、意義①文件及技術(shù)檔案管理的任務(wù)是

　　按照一定的原則和要求,系統(tǒng)地收集記述工程建設(shè)全過程中具有保存價(jià)值的用于指導(dǎo)施工的技術(shù)文件材料,并按歸檔制度加以分類整理,以便完工驗(yàn)收后,完整地移交給有關(guān)技術(shù)檔案管理部門。

　�、谖募凹夹g(shù)檔案管理的意義是

　　可以保證技術(shù)文件的完整性、正確性和及時(shí)性,組織有序的交流,及時(shí)滿足施工生產(chǎn)的需要,出了問題,有據(jù)可查,從而起到穩(wěn)定

　　正常生產(chǎn)的作用。

　　(2)文件及技術(shù)檔案管理制度

　�、傥募芾碇贫�

　　施工過程中發(fā)生的往來文件,項(xiàng)目經(jīng)理部應(yīng)設(shè)專職人員,按照is09001:20__的要求進(jìn)行專門管理,并形成硬性規(guī)定,并由此建立文件管理制度。

　�、诩夹g(shù)檔案管理制度

　　施工過程中產(chǎn)生的技術(shù)資料,項(xiàng)目經(jīng)理部應(yīng)設(shè)專職人員,按照is09001:20__的要求進(jìn)行專門管理,并形成制度貫徹落實(shí)。 (3)文件及技術(shù)檔案管理的方法

　�、傥募芾矸椒�

　　a、收集:主要是注意搞好日常文件的管理工作。

　　b、整理及編目:是在文件全面收集基礎(chǔ)上,對來文或發(fā)文進(jìn)行科學(xué)地分類和有秩序地排列。分類應(yīng)根據(jù)文件的行文類別區(qū)分。同時(shí)按文件的收發(fā)時(shí)間編制目錄,該受控的要建立受控文件清單并加蓋受控章。

　�、诩夹g(shù)檔案管理辦法

　　a、收集:由項(xiàng)目經(jīng)理部工程管理部統(tǒng)一管理。

　　b、整理及編目:是在技術(shù)檔案材料全面收集基礎(chǔ)上,對技術(shù)檔案材料進(jìn)行科學(xué)地分類和有秩序地排列。分類按技術(shù)檔案本身的

　　自然形成規(guī)律進(jìn)行。工程技術(shù)檔案分類,原則上按工程項(xiàng)目劃分,使同一項(xiàng)工程的技術(shù)檔案都集中在一起,以便能夠反映該項(xiàng)目工程的全貌。而每一類別下,又可按專業(yè)分為若干類。編目方針為能夠揭示技術(shù)檔案的內(nèi)容和他們之間聯(lián)系,便于檢查。 (4)交工驗(yàn)收及資料整理

　�、俳⒓夹g(shù)資料復(fù)核制,來源于施工過程中的資料,必須現(xiàn)場填寫且有人復(fù)核,決不允許一人一填到底,更不容許事后補(bǔ)填,且資料能夠反映工程實(shí)際。

　�、诮还を�(yàn)收資料的整理,要從工程施工一開始就著手抓,先化整為零,再化零為整。同時(shí)做到資料、圖紙和計(jì)量支付三者的統(tǒng)一。 ③加強(qiáng)交工驗(yàn)收及資料整理的管理工作,徹底根治此方面滯后的弊病。

　　(5)竣工資料整理、竣工圖繪制

　�、僭诮还べY料的基礎(chǔ)上,進(jìn)一步完善成竣工資料,摒棄持久戰(zhàn)。 ②每一分項(xiàng)工程完成后,要隨即把施工中變更的部分用鉛筆描繪在原施工圖紙上,并注明變更的依據(jù)及日期等。

　�、郯芽⒐べY料的整理及竣工圖繪制與項(xiàng)目經(jīng)理的業(yè)績掛鉤,作為獎(jiǎng)罰的依據(jù)之一。技術(shù)文件管理制度15

　　1.技術(shù)文件分為“受控”個(gè)“非受控”文件兩大類�！笆芸亍蔽募概c質(zhì)量管理體系運(yùn)行的有關(guān)文件。

　　2.文件的更改須填寫《文件更改申請單》由負(fù)責(zé)人簽字后方可更改并標(biāo)識(shí)，文件更改幅度較大時(shí)，予以換版。換版文件下發(fā)后，必須將原文件由行政部收回，以保證使用有效版本。 3.文件領(lǐng)用者，因文件丟失或者損壞需要領(lǐng)用新文件時(shí)，到行政部填寫《文件處理單》，經(jīng)常務(wù)副總審核、批準(zhǔn)后方可領(lǐng)用。 4.文件管理者、文件持有者要派專人管理文件，并保持文字清晰，外來借閱者需填寫《文件借閱登記表》，經(jīng)常務(wù)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱。

　　5.作廢文件銷毀時(shí)，由該部門填寫《文件處理單》，由總經(jīng)理審核、批準(zhǔn)后統(tǒng)一銷毀。需要留用的加蓋“作廢留用章”后方可保留。

　　6.質(zhì)量記錄的格式和內(nèi)容由使用部門設(shè)計(jì)，行政管理部門審查批準(zhǔn)，統(tǒng)一編號(hào)控制。質(zhì)量記錄表需要更改時(shí)，仍由原審批部門審批。

　　7.質(zhì)量記錄填寫：要求個(gè)部門質(zhì)量記錄填寫人員在填寫時(shí)要及時(shí)、完整、自己清楚、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、使用中性筆或者圓珠筆筆填寫。質(zhì)量記錄原則上不準(zhǔn)更改，如有失誤或者計(jì)算錯(cuò)誤時(shí)，在改動(dòng)處劃改并簽名。

　　8.質(zhì)量記錄的借閱：外來人員借閱質(zhì)量記錄經(jīng)常務(wù)副總批準(zhǔn)后辦理借閱手續(xù)借閱，公司人員經(jīng)行政部部長批準(zhǔn)后，辦理借閱

　　手續(xù)。

　　9.質(zhì)量記錄的管理和保存：質(zhì)量記錄由本部門制定專人負(fù)責(zé)保管，注意防潮、防腐、防盜、防火、防蛀、保存期按《質(zhì)量記錄清單》的要求實(shí)施。

　　10.各類質(zhì)量記錄由各部門指定專人手機(jī)、整理分類并裝訂，行政部負(fù)責(zé)歸檔并規(guī)定期限保存。

　　11.質(zhì)量記錄銷毀：對于超過保存期的質(zhì)量記錄，由行政部和使用部門負(fù)責(zé)簽字，包常務(wù)副總審核批準(zhǔn)后，進(jìn)行銷毀并填寫《質(zhì)量記錄銷毀清單》，需要保留的記錄加蓋“作廢保留”章后由行政部統(tǒng)一保存。

　　12.行政部對質(zhì)量記錄的填寫和使用情況進(jìn)行檢查。并留有記錄，填寫《監(jiān)督檢查記錄》，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)進(jìn)行糾正。

文件管理制度3

　　1.目的

　　對管轄區(qū)域內(nèi)的危險(xiǎn)作業(yè)進(jìn)行監(jiān)控,確保人身財(cái)產(chǎn)安全,杜絕事故發(fā)生。

　　2.范圍

　　適用于公司各部門。

　　3.職責(zé)

　　3.1公司總經(jīng)理或相關(guān)授權(quán)人負(fù)責(zé)所轄區(qū)域內(nèi)的危險(xiǎn)作業(yè)的審批。

　　3.2相關(guān)主管(主辦)具體負(fù)責(zé)危險(xiǎn)作業(yè)的指揮監(jiān)督和落實(shí)。

　　3.3現(xiàn)場安全員進(jìn)行監(jiān)護(hù)。

　　4.方法和過程控制

　　4.1本文件所稱的危險(xiǎn)作業(yè)是指在小區(qū)范圍內(nèi)進(jìn)行的高空作業(yè)、物品吊裝、大件物品(超長、超寬、超高等)搬運(yùn)、濕滑場地作業(yè)、非水平場地作業(yè)以及重物搬運(yùn)等操作。

　　4.2所有在管轄區(qū)域內(nèi)公共場所進(jìn)行的危險(xiǎn)作業(yè)必須事先報(bào)公司總經(jīng)理或相關(guān)授權(quán)人審批,批準(zhǔn)后指定專人負(fù)責(zé)作業(yè)指揮、監(jiān)護(hù)后方可進(jìn)行。

　　4.3需要隔夜施工、對顧客出行造成不便或?qū)π^(qū)有較大影響的危險(xiǎn)作業(yè)必須至少提前一天發(fā)布有關(guān)通知,以便顧客提前準(zhǔn)備。

　　4.4安全員在對危險(xiǎn)作業(yè)進(jìn)行指揮、監(jiān)控時(shí)應(yīng)首先注意自身安全。

　　4.5在危險(xiǎn)作業(yè)進(jìn)行前,安全員應(yīng)對施工人員交代'安全第一、預(yù)防為主'的`方針。

　　4.6危險(xiǎn)作業(yè)的施工現(xiàn)場必須用警戒帶圈出警戒區(qū),并在明顯位置放置如'高空作業(yè),請勿靠近'等字樣的標(biāo)識(shí)。

　　4.7安全員必須維護(hù)好現(xiàn)場秩序,阻止無關(guān)人員進(jìn)入施工區(qū)域。

　　4.8對于3米以上的高空作業(yè),應(yīng)至少設(shè)一名安全監(jiān)護(hù)員進(jìn)行監(jiān)控。

　　4.9對車輛、人行通道上方的高空作業(yè),必須在通道兩端放置警示標(biāo)識(shí),盡可能將通道臨時(shí)封閉,指揮車輛行人繞行。

　　4.10在危險(xiǎn)作業(yè)現(xiàn)場附近停放有車輛或其他重要設(shè)施時(shí),應(yīng)盡可能移走,確實(shí)無法移走時(shí),應(yīng)采取保護(hù)措施,避免造成不必要損失。

　　4.11安全員應(yīng)監(jiān)督高空作業(yè)人員是否系安全帶、掛安全鉤、戴安全帽、穿膠鞋。

　　4.12安全員應(yīng)監(jiān)督作業(yè)人員不可將吊繩、電纜等工作回線纏在身上。

　　4.13高空作業(yè)、吊裝以及需四人以上的搬運(yùn)重物,須設(shè)專人指揮。

　　4.14對過重的物品搬運(yùn)應(yīng)使用機(jī)械設(shè)備,防止對員工造成潛在的傷害。

　　4.15危險(xiǎn)作業(yè)完畢后,負(fù)責(zé)監(jiān)護(hù)的安全員應(yīng)督促施工人員及時(shí)對現(xiàn)場進(jìn)行清理,撤回警戒帶和標(biāo)識(shí),并向?qū)徟藚R報(bào)工作結(jié)果。

　　5.支持性文件

　　jsnhwy7.0-12《安全管理程序》

　　jsnhwy7.0-12-05《突發(fā)性緊急事件現(xiàn)場處理辦法》

　　6.質(zhì)量記錄和表格

　　《安全員巡查記錄表》

　　《緊急事件處理記錄表》

文件管理制度4

　　工程項(xiàng)目文件資料管理制度

　�、夙�(xiàng)目部文件資料(含甲方、監(jiān)理及公司主管部門文件資料)，必須及時(shí)傳達(dá)到相關(guān)單位及相關(guān)人員。

　�、诤贤募�，凡由項(xiàng)目部負(fù)責(zé)簽訂的合同，必須經(jīng)相關(guān)部門審查，報(bào)總經(jīng)理審批簽署后，方可交合同另一方實(shí)施。

　　③設(shè)計(jì)院、甲方簽署的'變更統(tǒng)一發(fā)放到相關(guān)單位。

　�、軐I(yè)工程師簽認(rèn)的變更(通知)、簽證，由項(xiàng)目經(jīng)理審查上報(bào)甲方簽認(rèn)后，蓋技術(shù)專用章，統(tǒng)一發(fā)放到相關(guān)單位;

　�、萃赓徏l(fā)至工地由施工員簽收，單據(jù)交由資料員復(fù)印兩份，一份存檔，一份工施工員保管，原件及時(shí)送回公司存檔。從單位發(fā)過來設(shè)備由施工員簽收，項(xiàng)目經(jīng)理簽字確認(rèn)。一份返回公司一份施工員管，復(fù)印一份資料員存檔。采購拉來的配件由施工員簽收打單據(jù)一式三份，一份采購帶回公司，一份施工員保管，另一份資料員存檔。

文件管理制度5

　　物業(yè)管理招標(biāo)文件是物業(yè)管理招標(biāo)人向投標(biāo)人提供的指導(dǎo)投標(biāo)工作的規(guī)范文件。招標(biāo)文件編制的好壞,直接關(guān)系到招標(biāo)人和投標(biāo)人雙方面的利益,因此招標(biāo)文件的內(nèi)容既要做到詳盡周到,以維護(hù)招標(biāo)人的利益,又要做到合理合法,以體現(xiàn)招標(biāo)公平、公正的原則。本章分為兩部分,第一部分是對招標(biāo)文件內(nèi)容的剖析;第二部分是以一份詳盡的招標(biāo)文件樣本作為編制招標(biāo)文件的參考。

　　一、招標(biāo)文件的內(nèi)容

　　不同類型的項(xiàng)目其招標(biāo)文件的內(nèi)容也繁簡各異,然而按照國際慣例,招標(biāo)文件的內(nèi)容大致可概括為三大部分。第一部分,投標(biāo)人為投標(biāo)所需了解并遵循的規(guī)定,具體包括投標(biāo)邀請書、投標(biāo)人須知、技術(shù)規(guī)范及要求;第二部分,(投標(biāo)人)物業(yè)管理企業(yè)必須按規(guī)定填報(bào)的投標(biāo)書格式,這些格式將組成附件作為招標(biāo)文件的一部分;第三部分,中標(biāo)的物業(yè)管理企業(yè)應(yīng)簽訂的合同的條件(包括一般條件和特殊條件)及應(yīng)辦理的文件格式。

　　三大部分的內(nèi)容具體可歸納為組成招標(biāo)文件的六要素:①投標(biāo)邀請書;②技術(shù)規(guī)范及要求;③投標(biāo)人須知;④合同一般條件;⑤合同特殊條件;⑥附件(附表、附圖、附文等)。

　　1.投標(biāo)邀請書

　　投標(biāo)邀請書與招標(biāo)公告的目的大致相同,其目的是提供必要的信息,從而使?jié)撛谕稑?biāo)人獲悉物業(yè)管理項(xiàng)目招標(biāo)信息后,決定是否參加投標(biāo)。其主要內(nèi)容包括:業(yè)主名稱、項(xiàng)目名稱、地點(diǎn)、范圍、技術(shù)規(guī)范及要求的簡述、招標(biāo)文件的售價(jià)、投標(biāo)文件的投報(bào)地點(diǎn)、投標(biāo)截止時(shí)間、開標(biāo)時(shí)間、地點(diǎn)等。投標(biāo)邀請書可以歸入招標(biāo)文件中,也可以單獨(dú)寄發(fā)。如采用邀請招標(biāo)方式招標(biāo),投標(biāo)邀請書往往作為投標(biāo)通知書而單獨(dú)寄發(fā)給潛在投標(biāo)人,因而不屬于招標(biāo)文件的一部分;但如果采取公開招標(biāo)方式招標(biāo),往往是先發(fā)布招標(biāo)公告和資格預(yù)審?fù)ǜ?之后發(fā)出的投標(biāo)邀請書是指招標(biāo)人向預(yù)審合格的潛在投標(biāo)人發(fā)出的正式投標(biāo)邀請,應(yīng)作為招標(biāo)文件的一部分。

　　2.技術(shù)規(guī)范及要求

　　這一部分主要是說明業(yè)主或開發(fā)商對物業(yè)管理項(xiàng)目的具體要求,包括服務(wù)所應(yīng)達(dá)到的標(biāo)準(zhǔn)等。例如對于某酒店項(xiàng)目,招標(biāo)人要求該物業(yè)的清潔衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)達(dá)到五星級(jí),這些要求就應(yīng)在“技術(shù)規(guī)范及要求”部分寫明。對于若干子項(xiàng)目的不同服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和要求,可以編列一張“技術(shù)規(guī)范一覽表”,將其加以綜合。

　　另外,在技術(shù)規(guī)范部分,應(yīng)出具對物業(yè)情況進(jìn)行詳細(xì)說明的物業(yè)說明書,以及物業(yè)的設(shè)計(jì)施工圖紙。物業(yè)說明書和圖紙應(yīng)在附件部分中作詳細(xì)說明。

　　3.投標(biāo)人須知

　　投標(biāo)人須知的目的是為整個(gè)招標(biāo)投標(biāo)的過程制定規(guī)則,是招標(biāo)文件的重要組成部分,其內(nèi)容包括:①總則說明;②招標(biāo)文件說明;③投標(biāo)書的編寫;④投標(biāo)書的遞交;⑤開標(biāo)和評標(biāo);⑥授予合同。以下分別予以具體說明。

　　(1)總則說明

　　總則說明主要對招標(biāo)文件的適用范圍、常用名稱的釋義、合格的投標(biāo)人和投標(biāo)費(fèi)用進(jìn)行說明。

　　(2)招標(biāo)文件說明

　　招標(biāo)文件說明主要是對招標(biāo)文件的構(gòu)成、招標(biāo)文件的澄清、招標(biāo)文件的修改進(jìn)行說明。

　　(3)投標(biāo)書的編寫

　　投標(biāo)人須知中應(yīng)詳細(xì)列出對投標(biāo)書編寫的具體要求。這些要求包括:①投標(biāo)所用的語言文字及計(jì)量單位;②投標(biāo)文件的組成;③投標(biāo)文件格式;④投標(biāo)報(bào)價(jià);⑤投標(biāo)貨幣;⑥投標(biāo)有效期;⑦投標(biāo)保證金;⑧投標(biāo)文件的份數(shù)及簽署。如果由于采取邀請招標(biāo)或議標(biāo)方式招標(biāo),而沒有進(jìn)行投標(biāo)資格預(yù)審,則在招標(biāo)文件的投標(biāo)人須知中還應(yīng)要求投標(biāo)人按預(yù)定格式和要求遞交投標(biāo)人資格的證明文件。招標(biāo)文件對投標(biāo)書編寫要求的說明通常有兩種,一是文字說明,應(yīng)歸入投標(biāo)人須知部分;另一種是在招標(biāo)文件中列出投標(biāo)文件的一定格式,要求投標(biāo)人只要按格式要求填入內(nèi)容。這些格式通常包括:投標(biāo)書格式、授權(quán)書格式、開標(biāo)一覽表、投標(biāo)價(jià)格表、項(xiàng)目簡要說明一覽表及投標(biāo)人資格證明書格式等。這些格式統(tǒng)一歸入“附件”部分。

　　(4)投標(biāo)文件的遞交

　　投標(biāo)文件的遞交的內(nèi)容主要是對投標(biāo)文件的密封和標(biāo)記、遞交投標(biāo)文件的截止時(shí)間、遲交的投標(biāo)文件、投標(biāo)文件的修改和撤銷的說明。

　　(5)開標(biāo)和評標(biāo)

　　開標(biāo)和評標(biāo)是招標(biāo)文件體現(xiàn)公平、公正、合理的招標(biāo)原則的關(guān)鍵,包括以下內(nèi)容:

　�、賹﹂_標(biāo)規(guī)則的說明。

　�、诮M建評標(biāo)委員會(huì)的要求。

　�、蹖ν稑�(biāo)文件響應(yīng)性的確定。即審查投標(biāo)文件是否符合招標(biāo)文件的所有條款、條件和規(guī)定且沒有重大偏離和保留。

　�、芡稑�(biāo)文件的澄清。即寫明投標(biāo)人在必要時(shí)有權(quán)澄清其投標(biāo)文件內(nèi)容。

　�、輰ν稑�(biāo)文件的評估和比較(說明評估和比較時(shí)所考慮的因素)。

　�、拊u標(biāo)原則及方法。

　�、咴u標(biāo)過程保密。

　　(6)授予合同

　　授予合同的內(nèi)容通常包括:

　　①定標(biāo)準(zhǔn)則。說明定標(biāo)的準(zhǔn)則,包括“業(yè)主不約束自己接受最低標(biāo)價(jià)”的申明等。

　�、谫Y格最終審查。即說明招標(biāo)人會(huì)對最低報(bào)價(jià)的投標(biāo)人進(jìn)行履行合同能力的審查。

　�、劢邮芎途芙^任何或所有投標(biāo)的權(quán)力。

　　④中標(biāo)通知。

　�、菔谟韬贤瑫r(shí)變更數(shù)量的權(quán)力。即申

　　明招標(biāo)人在授予合同時(shí)有權(quán)對招標(biāo)項(xiàng)目的規(guī)模予以增減。

　�、藓贤瑓f(xié)議書的簽署。說明合同簽訂的時(shí)間、地點(diǎn)以及合同協(xié)議書的格式(詳見附件)。

　�、呗募s保證金。

　　4.合同一般條款

　　合同的一般條款不是合同的主要內(nèi)容,通常包括以下條款和內(nèi)容:

　　(1)定義。即對合同中的關(guān)鍵名稱進(jìn)行釋義。

　　(2)適用范圍。即寫明本合同的適用范圍。

　　(3)技術(shù)規(guī)格和標(biāo)準(zhǔn)。該條款的內(nèi)容一般與招標(biāo)文件的第二部分“技術(shù)規(guī)范及要求”的內(nèi)容相一致。

　　(4)合同期限。一般可參照委托管理的期限。

　　(5)價(jià)格。即物業(yè)管理費(fèi)的計(jì)取,一般應(yīng)與中標(biāo)人的.投標(biāo)報(bào)價(jià)表相一致。

　　(6)索賠。索賠條款主要說明在投標(biāo)人(合同的乙方)發(fā)生違約行為時(shí),招標(biāo)人(合同的甲方)有權(quán)按照索賠條款規(guī)定提出索賠。其具體內(nèi)容包括索賠的方案和索賠的程序。

　　(7)不可抗力。不可抗力條款是指在發(fā)生預(yù)料不到的人力無法抗拒事件的情況下,合同一方難以或者不可能履行合同時(shí),對由此引致的法律后果所作的規(guī)定。不可抗力條款一般包括三個(gè)部分:不可抗力的內(nèi)容;遭受不可抗力事件的一方向另一方提出報(bào)告和證明文件;遭受不可抗力事件一方的責(zé)任范圍。

　　(8)履約保證金。該條款主要是規(guī)定中標(biāo)人在簽訂合同后,為保證合同履行而須提交的履約保證金的比例,以及提供履約保證金的形式。

　　(9)爭議的解決。該條款主要的內(nèi)容是預(yù)先規(guī)定合同雙方在合同履行過程中發(fā)生爭議時(shí)的解決途徑和方法。如在該條款中規(guī)定以仲裁作為解決爭議的途徑等。

　　(10)合同終止。該條款的主要內(nèi)容是說明合同的期限和合同終止的條件(如物業(yè)管理企業(yè)違約情節(jié)嚴(yán)重;業(yè)主破產(chǎn);物業(yè)被征用等)。

　　(11)合同修改。該條款應(yīng)申明對于合同的未盡事項(xiàng),需進(jìn)行修改、補(bǔ)充和完善的,甲乙雙方必須就所修改的內(nèi)容簽訂書面的合同修改書,作為合同的補(bǔ)充協(xié)議。

　　(12)適用法律。即寫明合同適用的法律。

　　(13)主導(dǎo)語言與計(jì)量單位。

　　(14)合同文件及資料的使用。條款中應(yīng)寫明合同文件及資料的使用范圍及事宜,如對保密的規(guī)定等。

　　(15)合同份數(shù)。

　　(16)合同生效。

　　5.合同特殊條款

　　合同的特殊條款是為了適應(yīng)具體項(xiàng)目的特殊情況和特殊要求作出的特殊規(guī)定,例如對執(zhí)行合同過程中更改合同要求而發(fā)生偏離合同的情況作出某些特殊規(guī)定。此外合同特殊條款還可以是對合同一般條款未包括的某些特殊情況的補(bǔ)充,如關(guān)于延遲開工而賠償?shù)木唧w規(guī)定,以及有關(guān)稅務(wù)的具體規(guī)定等。

　　在合同執(zhí)行中,如果一般條款和特殊條款不一致而產(chǎn)生矛盾時(shí),應(yīng)以特殊條款為準(zhǔn)。

　　6.附件

　　附件是對招標(biāo)文件主體部分文字說明的補(bǔ)充,包括附表、附文和附圖,具體有:

　　(1)附表

　　①投標(biāo)書格式;

　�、谑跈�(quán)書格式;

　　③開標(biāo)一覽表;

　�、茼�(xiàng)目簡要說明一覽表;

　　⑤投標(biāo)人資格的證明文件格式;

　�、尥稑�(biāo)保函格式;

　�、邊f(xié)議書格式;

　�、嗦募s保證金格式(通常為銀行保函)。

　　(2)附文

　　物業(yè)說明書。

　　(3)附圖

　　物業(yè)的設(shè)計(jì)和施工圖紙。

　　二、招標(biāo)文件樣本

　　這里以物業(yè)管理公開招標(biāo)為例,以一份完整的招標(biāo)文件樣本來說明物業(yè)管理招標(biāo)文件全文的編制方法。

　　招標(biāo) 文件

　　招標(biāo)編號(hào):____________

　　招標(biāo)項(xiàng)目名稱:________

　　年月××招標(biāo)中心統(tǒng)一印制

　　招標(biāo)文件目錄

　　第一部分投標(biāo)邀請

　　第二部分技術(shù)規(guī)范及要求

　　第三部分投標(biāo)人須知

　　a 總則說明

　　1.適用范圍

　　2.定義

　　3.合格的投標(biāo)方

　　4.投標(biāo)費(fèi)用

　　b 招標(biāo)文件說明

　　5.招標(biāo)文件的構(gòu)成

　　6.招標(biāo)文件的澄清

　　7.招標(biāo)文件的修改

　　c 投標(biāo)文件的編寫

　　8.語言及計(jì)量單

　　位

　　9.投標(biāo)文件的組成

　　10.投標(biāo)文件格式

　　11.投標(biāo)報(bào)價(jià)

　　12.投標(biāo)貨幣

　　13.投標(biāo)人資格的證明文件

　　14.投標(biāo)有效期

　　15.投標(biāo)保證金

　　16.投標(biāo)文件的份數(shù)和簽署

　　d 投標(biāo)文件的遞交

　　17.投標(biāo)文件的密封和標(biāo)記

　　18.遞交投標(biāo)文件的截止時(shí)間

　　19.遲交的投標(biāo)文件

　　20.投標(biāo)文件的修改和撤銷

　　e 開標(biāo)和評標(biāo)

　　21.開標(biāo)

　　22.評標(biāo)委員會(huì)

　　23.投標(biāo)文件響應(yīng)性的確定

　　24.投標(biāo)文件的澄清

　　25.對投標(biāo)文件的評估和比較

　　26.評標(biāo)原則及方法

　　27.保密

　　f 授予合同

　　28.定標(biāo)準(zhǔn)則

　　29.資格最終審查

　　30.接受和拒絕任何或所有投標(biāo)的權(quán)力

　　31.中標(biāo)通知

　　32.授予合同時(shí)變更數(shù)量的權(quán)力

　　33.合同協(xié)議書的簽署

　　34.履約保證金

　　35.中標(biāo)服務(wù)費(fèi)

　　第四部分合同一般條款

　　1.定義

　　2.適用范圍

　　3.技術(shù)規(guī)格和標(biāo)準(zhǔn)

　　4.委托管理期限

　　5.價(jià)格

　　6.索賠

　　7.不可抗力

　　8.履約保證金

　　9.爭議的解決

　　10.合同終止

　　11.合同修改

　　12.適用法律

　　13.主導(dǎo)語言與計(jì)量單位

　　14.合同份數(shù)

　　15.合同生效

　　第五部分合同特殊條款

　　第六部分附件

　　第一部分投標(biāo)邀請

　　受用戶委托對________________項(xiàng)目的物業(yè)管理服務(wù)進(jìn)行公開招標(biāo)。茲邀請合格投標(biāo)人以密封標(biāo)書的方式前來投標(biāo)。

　　1.招標(biāo)編號(hào):

　　2.招標(biāo)項(xiàng)目的簡要說明:

　　3.項(xiàng)目開工期:

　　4.投標(biāo)地點(diǎn):

　　5.投標(biāo)截止時(shí)間:年月日(北京時(shí)間),逾期收到的或不符合規(guī)定的投標(biāo)文件不接受。

　　6.開標(biāo)時(shí)間、地點(diǎn):

　　7.凡對本次招標(biāo)提出詢問,請?jiān)谀暝氯涨芭c 聯(lián)系(技術(shù)方面的詢問請以信函或傳真的形式)。

　　地址:

　　郵編:

　　電話:

　　傳真:

　　聯(lián)系人:

　　(署名)

　　年月日

　　第二部分技術(shù)規(guī)范及要求

　　1. 項(xiàng)目技術(shù)要求一覽表

　　2.項(xiàng)目所在地

　　關(guān)于物業(yè)所在地及物業(yè)的詳細(xì)情況和資料詳見物業(yè)說明書和物業(yè)圖紙(略)。

　　第三部分投標(biāo)人須知

　　a 總則說明

　　1 適用范圍

　　1.1 本招標(biāo)文件僅適用于本投標(biāo)邀請中所敘述物業(yè)的物業(yè)管理服務(wù)。

　　2 定義

　　2.1 “招標(biāo)方”系指第一部分所指的組織本次招標(biāo)的招標(biāo)機(jī)構(gòu)。

　　2.2 “投標(biāo)方”系指向招標(biāo)方提交投標(biāo)文件的物業(yè)管理企業(yè)。

　　2.3 “項(xiàng)目”系指物業(yè)管理企業(yè)(即投標(biāo)人)按招標(biāo)文件規(guī)定,須向用戶提供的物業(yè)管理服務(wù)。

　　2.4 “用戶”系指委托進(jìn)行本次招標(biāo)的××開發(fā)商或業(yè)主委員會(huì)。

　　3 合格的投標(biāo)方

　　3.1 經(jīng)過本次招標(biāo)的資格預(yù)審確認(rèn)為合格的投標(biāo)人稱為合格的投標(biāo)方。投標(biāo)方應(yīng)遵守有關(guān)的中國法律和規(guī)章條例。

　　4 投標(biāo)費(fèi)用

　　4.1 無論投標(biāo)過程中的做法和結(jié)果如何,投標(biāo)方自行承擔(dān)所有與參加投標(biāo)有關(guān)的全部費(fèi)用。

　　招標(biāo)文件說明

　　5 招標(biāo)文件的構(gòu)成

　　5.1 招標(biāo)文件用以闡明所需物業(yè)管理服務(wù)、招標(biāo)投標(biāo)程序和合同條款。招標(biāo)文件由下述部分組成:

　　(1)投標(biāo)邀請;

　　(2)技術(shù)規(guī)格及要求;

　　(3)投標(biāo)人須知;

　　(4)合同一般條款;

　　(5)合同特殊條款;

　　(6)附件。

　　5.2 招標(biāo)文件以中文、英文兩種文字編印,兩種文字具有同等效力。中、英文本如有差異時(shí),以中文本為準(zhǔn)。

　　5.3 投標(biāo)人被視為熟悉上述與履行合同有關(guān)的一切情況。

　　6 招標(biāo)文件的澄清

　　6.1 投標(biāo)方對招標(biāo)文件如有疑點(diǎn),可要求澄清,應(yīng)在投標(biāo)截止時(shí)間前15天按投標(biāo)邀請中載明的地址以書面形式(包括信函、電報(bào)或傳真,下同)通知到招標(biāo)人。招標(biāo)人將視情況確定采用適當(dāng)方式予以澄清或以書面形式予以答復(fù),并在其認(rèn)為必要時(shí),將不標(biāo)明查詢來源的書面答復(fù)發(fā)給已購買招標(biāo)文件的每一投標(biāo)方。

　　7 招標(biāo)文件的修改

　　7.1 在投標(biāo)截止日期10天前,招標(biāo)方可主動(dòng)地或依據(jù)投標(biāo)方要求澄清的問題而修改招標(biāo)文件,并以書面形式通知所有購買招標(biāo)文件的每一投標(biāo)方,對方在收到該通知后應(yīng)立即以電報(bào)或傳真的形式予以確認(rèn)。

　　7.2 為使投標(biāo)方在準(zhǔn)備投標(biāo)文件時(shí)有合理的時(shí)間考慮招標(biāo)文件的修改,招標(biāo)方可酌情推遲投標(biāo)截止時(shí)間和開標(biāo)時(shí)間,并以書面形式通知已購買招標(biāo)文件的每一投標(biāo)方。

　　7.3招標(biāo)文件的修改書將構(gòu)成招標(biāo)文件的一部分,對投標(biāo)方有約束力。

　　c 投標(biāo)文件的編寫

　　8 語言及計(jì)量單位

　　8.1 投標(biāo)文件及投標(biāo)方和招標(biāo)方就投標(biāo)交換的文件和來往信件,應(yīng)以中文或英文書寫。

　　8.2 除在招標(biāo)文件的技術(shù)規(guī)格中另有規(guī)定外,計(jì)量單位應(yīng)使用中華人民共和國國法定計(jì)量單位(國際單位制和國家選定的其他計(jì)量單位)。

　　9 投標(biāo)文件的組成

　　9.1 投標(biāo)文件包括下列部分:

　　(1)投標(biāo)書、授權(quán)書、開標(biāo)一覽表以及項(xiàng)目簡要說明一覽表;

　　(2)投標(biāo)資格證明文件;

　　(3)投標(biāo)符合招標(biāo)文件規(guī)定的證明文件及投標(biāo)方認(rèn)為需加以說明的其他內(nèi)容;

　　(4)投標(biāo)保證金。

　　投標(biāo)應(yīng)將投標(biāo)文件裝訂成冊,并填寫“投標(biāo)文件資料清單”。

　　10 投標(biāo)文件格式

　　10.1 投標(biāo)方應(yīng)按招標(biāo)文件提供的投標(biāo)文件格式填寫投標(biāo)書、授權(quán)書、開標(biāo)一覽表及項(xiàng)目簡要說明一覽表(見附件1~4)。

　　11 投標(biāo)報(bào)價(jià)

　　11.1 投標(biāo)方應(yīng)在招標(biāo)文件所附的開標(biāo)一覽表(附件3)上寫明投標(biāo)項(xiàng)目的單價(jià)和投標(biāo)總價(jià)。如果單價(jià)與總價(jià)有出入,以單價(jià)為準(zhǔn)。投標(biāo)方對每種項(xiàng)目只允許有一個(gè)報(bào)價(jià),招標(biāo)方不接受有任何選擇的報(bào)價(jià)。

　　11.2 投標(biāo)方按格式填寫報(bào)價(jià)以供招標(biāo)方評標(biāo)方便,但不限制××開發(fā)商以其他方式簽訂合同的權(quán)力。

　　12 投標(biāo)貨幣

　　12.1 投標(biāo)書和開標(biāo)一覽表中的報(bào)價(jià)對國外投標(biāo)方用美元或其他國際主要貨幣填報(bào)(若采用其他外國貨幣報(bào)價(jià),為便于比較價(jià)格,招標(biāo)方將按12.2款規(guī)定折算成美元)。

　　12.2 以開標(biāo)日中國銀行公布的賣出價(jià)作為折算報(bào)價(jià)的依據(jù)。

　　13 投標(biāo)人資格的證明文件

　　13.1 投標(biāo)方必須提交證明其有資格進(jìn)行投標(biāo)和有能力履行合同的文件(格式見附件5),作為投標(biāo)文件的一部分。

　　14 投標(biāo)有效期

　　14.1 投標(biāo)文件從開標(biāo)之日起,投標(biāo)有效期為90天,特殊招標(biāo)項(xiàng)目在“技術(shù)規(guī)范及要求”部分另行規(guī)定。

　　14.2 要求投標(biāo)方同意延長有效期,要求與答復(fù)均應(yīng)為書面形式。投標(biāo)方可以拒絕上述要求而其投標(biāo)保證金不被沒收。對于同意該要求的投標(biāo)方,既不要求也不允許其修改投標(biāo)文件,但將要求其相應(yīng)延長投標(biāo)保證金的有效期,有關(guān)退還和沒收投標(biāo)保證金的規(guī)定在投標(biāo)有效期的延長期內(nèi)繼續(xù)有效。

　　15 投標(biāo)保證金

　　15.1 投標(biāo)保證金為投標(biāo)文件的組成部分之一。

　　15.2 投標(biāo)方向招標(biāo)方提交不少于投標(biāo)總報(bào)價(jià)2%的投標(biāo)保證金。

　　15.3 投標(biāo)保證金用于保護(hù)本次招標(biāo)免受投標(biāo)方的行為而引起的風(fēng)險(xiǎn)。

　　15.4 投標(biāo)保證金幣種應(yīng)與投標(biāo)報(bào)價(jià)幣種相同,可以下列任何一種方式提交:

　　(1)由下列銀行開具保函:

　　①中國銀行總行或其分行;

　　或。

　�、谥袊y行在海外的往來行通過中國銀行;或。

　�、墼谥腥A人民共和國國營業(yè)的任何其他中國或外國銀行;或。

　�、苡芍袊嗣胥y行授權(quán)的其他銀行。

　　投標(biāo)保證金保函應(yīng)按招標(biāo)文件附件6格式提供,并在投標(biāo)文件有效期過后30天內(nèi)繼續(xù)有效。

　　(2)銀行本票、匯票、支票或現(xiàn)金(在投標(biāo)有效期滿前,因票據(jù)即將到期,招標(biāo)方有權(quán)暫時(shí)行使票據(jù)權(quán)力)。

　　15.5 未按規(guī)定提交投標(biāo)保證金的投標(biāo),將被視為投標(biāo)無效。

　　15.6 未中標(biāo)的投標(biāo)方的投標(biāo)保證金,將按31.2款的規(guī)定予以無息退還。

　　15.7 中標(biāo)的投標(biāo)方的投標(biāo)保證金,在中標(biāo)方簽訂合同并交納履約保證金和中標(biāo)服務(wù)費(fèi)后,經(jīng)銀行扣除手續(xù)費(fèi),予以無息退還。

　　15.8 發(fā)生以下情況投標(biāo)保證金將被沒收:

　　(1)開標(biāo)后投標(biāo)方在投標(biāo)有效期內(nèi)撤回投標(biāo);或。

　　(2)如果中標(biāo)方未能做到:

　�、侔幢卷氈�33條規(guī)定簽訂合同;或。

　�、诎幢卷氈�34條規(guī)定提供履約保證金;或。

　�、郯幢卷氈�35條規(guī)定繳納中標(biāo)服務(wù)費(fèi)。

　　16 投標(biāo)文件的份數(shù)和簽署

　　16.1 投標(biāo)方應(yīng)準(zhǔn)備一份正本和四份副本,在每一份投標(biāo)文件上要明確注明“正本”或“副本”字樣,一旦正本和副本有差異,以正本為準(zhǔn)。

　　16.2 投標(biāo)文件正本和副本須打印并由經(jīng)正式授權(quán)的投標(biāo)方代表簽字。

　　16.3 除投標(biāo)方對錯(cuò)處作必要修改外,投標(biāo)文件中不許有加行、涂抹或改寫。若有修改須有簽署投標(biāo)文件的人簽字。

　　16.4 電報(bào)、電話、傳真形式的投標(biāo)概不接受。

　　d 投標(biāo)文件的遞交

　　17 投標(biāo)文件的密封和標(biāo)記

　　17.1 投標(biāo)方應(yīng)將投標(biāo)文件正本或副本分別用信封密封,并標(biāo)明招標(biāo)編號(hào)、投標(biāo)項(xiàng)目名稱及正本或副本。

　　17.2 為方便開標(biāo)唱標(biāo),投標(biāo)方應(yīng)將正本的投標(biāo)書、開標(biāo)一覽表和投標(biāo)保證金保函單獨(dú)密封,并在信封上標(biāo)明“開標(biāo)一覽表”字樣,然后再裝入正本投標(biāo)文件密封袋中。

　　17.3 第一密封信封上注明“于__________之前(指投標(biāo)邀請中規(guī)定的開標(biāo)日期及時(shí)間)不準(zhǔn)啟封”的字樣。

　　17.4 如投標(biāo)文件由專人送交,投標(biāo)方應(yīng)將投標(biāo)文件按19.1~19.3款中的規(guī)定進(jìn)行密封和標(biāo)記后,按投標(biāo)邀請注明的地址送至招標(biāo)方。

　　17.5 如果投標(biāo)文件通過郵寄遞交,投標(biāo)方應(yīng)將投標(biāo)文件用內(nèi)、外兩層信封密封。

　　(1)內(nèi)層信封的封裝與標(biāo)記同17.1~17.3款規(guī)定。

　　(2)外層信封裝入17.1款及17.2款所述全部內(nèi)封資料,并注明招標(biāo)編號(hào)、管理項(xiàng)目名稱、招標(biāo)方名稱、地址。同時(shí)應(yīng)寫明投標(biāo)方的名稱、地址,以便將遲交的投標(biāo)文件原封退還。

　　17.6 如果未按上述規(guī)定進(jìn)行密封和標(biāo)記,招標(biāo)方對投標(biāo)文件的誤投或提前拆封不負(fù)責(zé)任。

　　18 遞交投標(biāo)文件的截止時(shí)間

　　18.1 所有投標(biāo)文件不論派人送交還是通過郵寄遞交,都必須在招標(biāo)方在投標(biāo)邀請中規(guī)定的投標(biāo)截止時(shí)間之前送至招標(biāo)方。

　　18.2 出現(xiàn)5.2款因招標(biāo)文件的修改推遲投標(biāo)截止時(shí)間時(shí),則按招標(biāo)方修改通知規(guī)定的時(shí)間遞交。

　　19 遲交的投標(biāo)文件

　　19.1 招標(biāo)方將拒絕在投標(biāo)截止時(shí)間后收到的投標(biāo)文件。

　　20 投標(biāo)文件的修改和撤銷

　　20.1 投標(biāo)方在提交投標(biāo)文件后可對其投標(biāo)文件進(jìn)行修改或撤銷,但招標(biāo)方須在投標(biāo)截止時(shí)間之前收到該修改或撤銷的書面通知,該通知須有經(jīng)正式授權(quán)的投標(biāo)方代表簽字。

　　20.2 投標(biāo)方對投標(biāo)文件修改的書面材料或撤銷的通知應(yīng)按第16和第17條規(guī)定進(jìn)行編寫、密封、標(biāo)注和遞交,并注明“修改投標(biāo)文件”或“撤銷投標(biāo)”字樣。

　　20.3 投標(biāo)截止時(shí)間以后不得修改投標(biāo)文件。

　　20.4 投標(biāo)方不得在開標(biāo)時(shí)間起到投標(biāo)文件有效期期滿前撤銷投標(biāo)文件,否則招標(biāo)方將按14.7款的規(guī)定沒收其投標(biāo)保證金。

　　e 開標(biāo)和評標(biāo)

　　21 開標(biāo)

　　21.1 招標(biāo)方在招標(biāo)通告或投標(biāo)邀請規(guī)定的時(shí)間和地點(diǎn)公開開標(biāo)。投標(biāo)方派代表參加。

　　21.2 開標(biāo)時(shí),查驗(yàn)投標(biāo)文件密封情況,確認(rèn)無誤后拆封唱標(biāo),唱正本“開標(biāo)一覽表”內(nèi)容,以及招標(biāo)方認(rèn)為合適的其他內(nèi)容并記錄。

　　22 評標(biāo)委員

　　會(huì)

　　22.1 招標(biāo)方將根據(jù)物業(yè)管理的特點(diǎn)組建評標(biāo)委員會(huì),其成員由工程技術(shù)、市場、商貿(mào)、法律等方面的專家和招標(biāo)機(jī)構(gòu)、招標(biāo)委托方的代表組成。

　　22.2 評標(biāo)期間,希望投標(biāo)方派代表參加詢標(biāo)。

　　23 投標(biāo)文件響應(yīng)性的確定

　　23.1 開標(biāo)后,招標(biāo)方將組織審查投標(biāo)文件是否完整,是否有計(jì)算錯(cuò)誤,要求的保證金是否已提供,文件是否恰當(dāng)?shù)睾炇�。如果單價(jià)與總價(jià)有出入,以單價(jià)為準(zhǔn);若文字大寫表示的數(shù)據(jù)與數(shù)字表示的有差別,則以文字大寫表示的數(shù)據(jù)為準(zhǔn)。若投標(biāo)方拒絕接受上述修正,其投標(biāo)將被拒絕。

　　23.2 在對投標(biāo)文件進(jìn)行詳細(xì)評估之前,招標(biāo)方將依據(jù)投標(biāo)方提供的資格證明文件審查投標(biāo)方的財(cái)務(wù)、技術(shù)和管理能力。如果確定投標(biāo)方無資格履行合同,其投標(biāo)將被拒絕。

　　23.3 招標(biāo)方將確定每一投標(biāo)是否對招標(biāo)文件的要求作出了實(shí)質(zhì)性的響應(yīng),而沒有重大偏離。實(shí)質(zhì)性響應(yīng)的投標(biāo)是指投標(biāo)文件符合招標(biāo)文件的所有條款、條件和規(guī)定且沒有重大偏離或保留。

　　23.4 招標(biāo)方判斷投標(biāo)文件的響應(yīng)性僅基于投標(biāo)文件本身而不靠外部證據(jù)。

　　23.5 招標(biāo)方將拒絕被確定為非實(shí)質(zhì)性響應(yīng)的投標(biāo),投標(biāo)方不能通過修正或撤銷不符之處而使其投標(biāo)成為實(shí)質(zhì)性響應(yīng)的投標(biāo)。

　　23.6 招標(biāo)方將允許修改投標(biāo)中不構(gòu)成重大偏離的微小的、非正規(guī)、不一致或不規(guī)則的地方。

　　24 投標(biāo)文件的澄清

　　24.1 為了有助于對投標(biāo)文件進(jìn)行審查、評估和比較,招標(biāo)方有權(quán)向投標(biāo)方質(zhì)疑,請投標(biāo)方澄清其投標(biāo)內(nèi)容。投標(biāo)方有責(zé)任按照招標(biāo)方通知的時(shí)間、地點(diǎn)指派專人進(jìn)行答疑和澄清。

　　24.2 重要澄清的答復(fù)應(yīng)是書面的,但不得對投標(biāo)內(nèi)容進(jìn)行實(shí)質(zhì)性修改。

　　25 對投標(biāo)文件的評估和比較

　　25.1 招標(biāo)方及其組織的評標(biāo)委員會(huì)將對實(shí)質(zhì)性響應(yīng)的投標(biāo)文件進(jìn)行評估和比較。

　　25.2 評估時(shí)除考慮投標(biāo)價(jià)以外,還將考慮物業(yè)管理服務(wù)的質(zhì)量、物業(yè)管理企業(yè)的信譽(yù)和物業(yè)管理方案的先進(jìn)程度等因素。

　　26 評標(biāo)原則及方法

　　26.1 對所有投標(biāo)方的投標(biāo)評估,都采用相同的程序和標(biāo)準(zhǔn)。

　　26.2 評標(biāo)嚴(yán)格按照招標(biāo)文件的要求和條件進(jìn)行。

　　26.3 在評標(biāo)時(shí)按下列程序確定最低評標(biāo)價(jià)標(biāo):

　　(1)開標(biāo)后,將對實(shí)質(zhì)性響應(yīng)的投標(biāo)報(bào)價(jià)分別與標(biāo)底價(jià)比較,并按其報(bào)價(jià)的合理程度給予打分,合理性越強(qiáng)則得分越高。

　　(2)在第一次打分的基礎(chǔ)上,根據(jù)第25條考慮因素,對投標(biāo)進(jìn)行第二次打分,服務(wù)質(zhì)量越高,管理方案越先進(jìn),則得分就越高。

　　(3)將兩次打分分別與商務(wù)評審權(quán)權(quán)數(shù)和技術(shù)評審權(quán)權(quán)數(shù)加權(quán)求出總得分,最高得分者即系最低評標(biāo)價(jià)標(biāo)。

　　27 保密

　　27.1 有關(guān)投標(biāo)文件的審查、澄清、評估和比較以及有關(guān)授予合同的意向的一切情況都不得透露給任一投標(biāo)方或與上述評標(biāo)工作無關(guān)的人員。

　　27.2 投標(biāo)方不得干擾招標(biāo)方的評標(biāo)活動(dòng),否則將廢除其投標(biāo)。

　　f 授予合同

　　28 定標(biāo)準(zhǔn)則

　　28.1 合同將授予其投標(biāo)符合招標(biāo)文件要求,并能圓滿地履行合同的、對買方最為有利的最低評標(biāo)價(jià)標(biāo)的投標(biāo)方。

　　28.2 最低報(bào)價(jià)不是被授予合同的保證。

　　29 資格最終審查

　　29.1 招標(biāo)方將審查最低評標(biāo)價(jià)標(biāo)的投標(biāo)方的財(cái)務(wù)、技術(shù)、管理能力及信譽(yù),確定其是否能圓滿地履行合同。

　　29.2 如果確定該投標(biāo)方無條件圓滿履行合同,招標(biāo)方將對下一個(gè)最低評標(biāo)價(jià)標(biāo)的投標(biāo)方資格作出類似的審查。

　　30 接受和拒絕任何或所有投標(biāo)的權(quán)力

　　30.1 招標(biāo)方在授予合同之前仍有選擇或拒絕任何或全部投標(biāo)的權(quán)力,并對所采取的行為不作任何解釋。

　　31 中標(biāo)通知

　　31.1 評標(biāo)結(jié)束15日內(nèi),招標(biāo)方將以書面形式發(fā)出中標(biāo)通知書,但發(fā)出時(shí)間不超過投標(biāo)有效期。中標(biāo)通知書一經(jīng)發(fā)出即發(fā)生法律效力。

　　31.2 招標(biāo)方在收到中標(biāo)方提交的履約保證金后,將向落標(biāo)的投標(biāo)方發(fā)出落標(biāo)通知書,并退還其投標(biāo)保證金。

　　31.3 中標(biāo)通知書將作為簽訂合同協(xié)議書的依據(jù)。

　　32 授予合同時(shí)變更數(shù)量的權(quán)力

　　32.1 招標(biāo)方在授予合同時(shí)有權(quán)對“項(xiàng)目一覽表”中規(guī)定的項(xiàng)目規(guī)模或工作量予以增減。

　　33 合同協(xié)議書的簽署

　　33.1 中標(biāo)方按中標(biāo)通知書指定的時(shí)間、地點(diǎn)與開發(fā)商或業(yè)主委員會(huì)按指定的協(xié)議書格式簽訂合

　　同協(xié)議書(見附件7)。

　　33.2 招標(biāo)文件、中標(biāo)方的投標(biāo)文件及其澄清文件,均為簽訂合同協(xié)議書的依據(jù)。

　　34 履約保證金

　　34.1 合同簽訂后30天內(nèi),中標(biāo)方須根據(jù)合同條款的規(guī)定按招標(biāo)文件附件8格式向甲方提交履約保證金。

　　35 中標(biāo)服務(wù)費(fèi)

　　35.1 中標(biāo)方須向招標(biāo)方按如下標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定交納中標(biāo)服務(wù)費(fèi):

　　(1)以中標(biāo)通知書中確定的中標(biāo)總金額作為收費(fèi)的計(jì)算基數(shù)。

　　(2)中標(biāo)服務(wù)費(fèi)為中標(biāo)總金額的1.5%。

　　(3)中標(biāo)服務(wù)費(fèi)幣種與中標(biāo)簽訂合同的幣種相同,或以人民幣支付(按開標(biāo)日中國銀行公布匯率賣出價(jià)折算)。

　　第四部分合同一般條款

　　1 定義

　　1.1 “合同”系指甲方和乙方(簡稱合同雙方)已達(dá)成的協(xié)議,即由雙方簽訂的合同格式中的文件,包括所有的附件、附錄和組成合同部分的所有其他文件。

　　1.2 “合同價(jià)格”系指根據(jù)合同規(guī)定,在乙方全面正確地履行合同義務(wù)時(shí)應(yīng)支付給乙方的款項(xiàng)。

　　1.3 “甲方”系指通過招標(biāo)方式,接受合同服務(wù)的開發(fā)商或業(yè)主委員會(huì)。

　　1.4 “乙方”系指中標(biāo)后提供合同服務(wù)的物業(yè)管理企業(yè)或單位。

　　2 適用范圍

　　2.1 本合同條款僅適用于本次招標(biāo)活動(dòng)。

　　3 技術(shù)規(guī)格和標(biāo)準(zhǔn)

　　3.1 本合同項(xiàng)下所提供服務(wù)的技術(shù)規(guī)格和標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)與本招標(biāo)文件技術(shù)規(guī)格規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)相一致。

　　4 委托管理期限

　　年。即自年月日起至年月日止。

　　5 價(jià)格

　　5.1 除非合同中另有規(guī)定,乙方為其所提供物業(yè)管理服務(wù)而要求甲方支付的金額應(yīng)與其投標(biāo)報(bào)價(jià)一致。

　　6 索賠

　　6.1 乙方對所提供服務(wù)與合同要求不符負(fù)有責(zé)任,并且甲方已于合同規(guī)定的委托管理期內(nèi)提出索賠,乙方應(yīng)按甲方同意的下述一種或多種方法解決索賠事宜:

　　(1)乙方同意甲方取消其不符要求的服務(wù)項(xiàng)目,退還已經(jīng)收取的該類項(xiàng)目的物業(yè)管理費(fèi)、傭金和酬金。

　　(2)對于情節(jié)輕微的,經(jīng)雙方同意可降低該類項(xiàng)目的物業(yè)管理服務(wù)價(jià)格。

　　(3)對于情節(jié)嚴(yán)重,造成甲方損失金額巨大的,同意甲方終止全部委托管理合同,并賠償甲方因此造成的損失。

　　6.2 如果甲方提出索賠通知后30天內(nèi)乙方未能予以簽復(fù),該索賠應(yīng)視為已被乙方接受。若乙方未能在甲方提出索賠通知的30天內(nèi)或甲方同意的更長一些的時(shí)間內(nèi),按甲方同意的上述任何一種方式處理索賠事宜,甲方將從議付款或乙方提供的履約保證金中扣回索賠金額,同時(shí)保留進(jìn)一步要求賠償?shù)臋?quán)利。

　　7 不可抗力

　　7.1 簽約雙方任一方由于受諸如戰(zhàn)爭、嚴(yán)重火災(zāi)、洪水、臺(tái)風(fēng)、地震等不可抗力事故的影響而不能執(zhí)行合同時(shí),履行合同的期限應(yīng)予以延長,則延長的期限應(yīng)相當(dāng)于事故所影響的時(shí)間。不可抗力事故系指甲乙雙方在締結(jié)合同時(shí)所不能預(yù)見的,并且它的發(fā)生及其后果是無法避免和無法克服的事故。

　　7.2 受阻一方應(yīng)在不可抗力事故發(fā)生后盡快用電報(bào)或傳真通知對方,并于事故發(fā)生后14天內(nèi)將有關(guān)當(dāng)局出具的證明文件用特快專遞或掛號(hào)信寄給對方審閱確認(rèn)。一旦不可抗力事故的影響持續(xù)120天以上,雙方應(yīng)通過友好協(xié)商在合理的時(shí)間內(nèi)達(dá)成進(jìn)一步履行合同的協(xié)議。

　　8 履約保證金

　　8.1 乙方應(yīng)在合同簽訂后30天內(nèi),向甲方按合同貨幣提交合同總價(jià)10%的履約保證金,履約保證金的有效期至合同有效期滿。履約保證金應(yīng)由以下銀行開具:

　　(1)中國銀行,或。

　　(2)根據(jù)國外銀行給中國銀行的反保函,由中國銀行開具,或。

　　(3)在中國境內(nèi)營業(yè)的其他銀行。

　　8.2 乙方提供的履約保證金按規(guī)定格式以銀行保函的形式提供,與此有關(guān)的費(fèi)用由乙方負(fù)擔(dān)。

　　8.3 如果乙方未能按合同規(guī)定履行其義務(wù),甲方有權(quán)從履約保證金取得補(bǔ)償。

　　9 爭議的解決

　　9.1 在執(zhí)行合同中發(fā)生的或與本合同有關(guān)的爭端,雙方應(yīng)通過友好協(xié)商解決,經(jīng)協(xié)商在60天內(nèi)不能達(dá)成協(xié)議時(shí),應(yīng)提交仲裁。

　　9.2 提交正式仲裁的爭端屬涉外的,應(yīng)在北京或在中國國內(nèi)其他地點(diǎn)內(nèi)指定的國際經(jīng)濟(jì)仲裁委員會(huì)根據(jù)該委員會(huì)的仲裁程序或規(guī)則予以最終裁決。

　　9.3 合同雙方均為國內(nèi)法人的,其爭端的仲裁應(yīng)由當(dāng)?shù)毓ど绦姓?/p>

　　理局根據(jù)其仲裁程序和暫行規(guī)則進(jìn)行。

　　9.4 仲裁裁決應(yīng)為最終決定,并對雙方具有約束力。

　　9.5 除另有裁決外,仲裁費(fèi)應(yīng)由敗訴方負(fù)擔(dān)。

　　9.6 在仲裁期間,除正在進(jìn)行仲裁部分外,合同其他部分繼續(xù)執(zhí)行。

　　10 合同終止

　　10.1 本合同期限為年。合同到期甲乙雙方均未提出新的意向,合同自行終止。合作期內(nèi)任何一方不得擅自停止協(xié)議,否則應(yīng)負(fù)擔(dān)所造成的一切損失。如一方因故需終止合同,必須提前三個(gè)月書面通知另一方,經(jīng)雙方達(dá)成一致意見后,方可終止。

　　10.2 出現(xiàn)下列情況時(shí)合同自動(dòng)終止:

　　(1)發(fā)生不可抗力時(shí)。

　　(2)一方不履行合同條款,造成另一方無法執(zhí)行合同協(xié)議,協(xié)商又不能求得解決。合同終止,責(zé)任方賠償損失。

　　(3)物業(yè)被征用或甲方破產(chǎn)。

　　11 合同修改

　　11.1 對于合同的未盡事宜,需進(jìn)行修改、補(bǔ)充和完善的,甲乙雙方必須就所修改的內(nèi)容簽訂書面的合同修改書,作為合同的補(bǔ)充協(xié)議。

　　12 適用法律

　　12.1 本合同應(yīng)按中華人民共和國國的法律解釋。

　　13 主導(dǎo)語言與計(jì)量單位

　　13.1 合同應(yīng)以中文或英文書寫。甲乙雙方所有的來往信函以及與合同有關(guān)的文件均應(yīng)以中文或英文書寫。

　　13.2 除技術(shù)規(guī)格另有規(guī)定外,計(jì)量單位均使用中華人民共和國國法定計(jì)量單位。

　　14 合同份數(shù)

　　14.1 本合同正本連同附件共____頁,一式三份,甲乙雙方及物業(yè)管理主管部門(備案)各執(zhí)一份,具有同等法律效力。

　　15 合同生效

　　15.1 除非合同中另有說明,本合同經(jīng)雙方簽字蓋章,并在甲方收到乙方的履約保證金后,即開始生效。

　　第五部分合同特殊條款

　　具體條款(略)。

　　合同特殊條款是合同一般條款的補(bǔ)充和修改。如果兩者之間有抵觸,應(yīng)以特殊條款為準(zhǔn)。

　　第六部分附件

　　附件1

　　投標(biāo) 書

　　合同名稱:

　　致業(yè)主:

　　先生們:

　　1.在考察了物業(yè)現(xiàn)場和研究了上述項(xiàng)目的投標(biāo)人須知、合同條款、技術(shù)規(guī)格、圖紙以及第號(hào)至第號(hào)補(bǔ)充通知或修改書后,我方愿以人民幣元(大寫)(rmb 元)的總價(jià)或上述招標(biāo)文件確定(算術(shù)上的核實(shí)與改正后)的另一金額,按招標(biāo)文件的要求,承擔(dān)上述項(xiàng)目的全部物業(yè)管理工作。

　　2.如果貴方接受我方投標(biāo),我方保證在接到項(xiàng)目開工的指令后天開工,并在招標(biāo)文件規(guī)定的期限內(nèi)完成合同規(guī)定的全部工作。

　　3.我方同意在從規(guī)定的遞交標(biāo)書截止之日起天內(nèi)遵守本投標(biāo)。在該期限滿期之前,本投標(biāo)對我方始終有約束力,并可隨時(shí)被接受。

　　4.在正式合同協(xié)議制定和簽署之前,本投標(biāo)書連同貴方的中標(biāo)通知書應(yīng)成為約束貴、我雙方的合同。

　　5.我方理解,貴方不一定接受最低報(bào)價(jià)的投標(biāo)或其他任何你們可能收到的投標(biāo)。

　　年月日

　　簽字:

　　姓名:

　　以資格經(jīng)授權(quán)并代表簽署標(biāo)書。

　　投標(biāo)人地址:

　　證人:

　　簽字:

　　姓名:

　　所在單位及地址:

　　職務(wù):

　　附件2

　　授權(quán) 書

　　根據(jù)本文件宣布,簽名人(姓名)、(職務(wù))、(公司名稱)、(公司注冊地點(diǎn))合法授權(quán)代表上述公司,特此任命在下面簽字的(姓名)、(職務(wù))、(公司名稱)為正式和合法的代理人,并授權(quán)該代理人在有關(guān)(項(xiàng)目名稱)的投標(biāo)方面,以該公司的名義代表該公司簽署投標(biāo)書,進(jìn)行談判,簽署合同和處理一切與此有關(guān)的必要事務(wù)。

　　現(xiàn)分別在下面簽字以資證明。

　　年月日

　　授權(quán)人簽字:

　　代理人簽字:

　　公證人簽字:

　　公證人姓名:

　　公證人地址:

　　公證人職務(wù):

　　附件5

　　投標(biāo)人資格的證明文件

　　投標(biāo)人概況

　　1. 投標(biāo)人的身份證明

文件管理制度6

　　行政文件管理制度的重要性不言而喻，它：

　　1.提升效率：通過標(biāo)準(zhǔn)化流程，減少文件處理的`時(shí)間和錯(cuò)誤，提高工作效率。

　　2.保障信息安全：嚴(yán)格的權(quán)限管理可以防止敏感信息泄露，保護(hù)企業(yè)利益。

　　3.促進(jìn)協(xié)作：清晰的文件分類和編碼有助于團(tuán)隊(duì)間的信息共享和協(xié)作。

　　4.法規(guī)遵循：確保文件管理符合法律法規(guī)要求，降低企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)。

　　5.保存知識(shí)資產(chǎn)：有效歸檔和檢索機(jī)制能積累企業(yè)知識(shí)，為決策提供依據(jù)。

文件管理制度7

　　三級(jí)文件管理制度是指在企業(yè)內(nèi)部建立的一套系統(tǒng)化、層次化的文檔管理規(guī)則，旨在確保信息的有效傳遞、存儲(chǔ)和利用。這一制度主要涉及三個(gè)方面：一級(jí)文件（政策與程序）、二級(jí)文件（工作流程與指南）和三級(jí)文件（操作記錄與日志）。通過明確各級(jí)文件的制定、審批、執(zhí)行、更新和歸檔等環(huán)節(jié)，企業(yè)可以提高工作效率，降低溝通成本，保障業(yè)務(wù)連續(xù)性和合規(guī)性。

　　內(nèi)容概述：

　　1、一級(jí)文件：包括公司的.戰(zhàn)略規(guī)劃、政策聲明、操作手冊和程序指南等，這些文件定義了公司的總體方向和運(yùn)作規(guī)則。

　　2、二級(jí)文件：涵蓋各部門的業(yè)務(wù)流程、操作標(biāo)準(zhǔn)和作業(yè)指導(dǎo)書，它們詳細(xì)說明了如何執(zhí)行一級(jí)文件所設(shè)定的政策和程序。

　　3、三級(jí)文件：主要包括日常工作的記錄、報(bào)告、檢查表和交接記錄等，它們記錄了實(shí)際操作過程，為審計(jì)和改進(jìn)提供依據(jù)。

文件管理制度8

　　1.目的

　　防止在服務(wù)過程中因公用設(shè)施和服務(wù)過程無標(biāo)識(shí)或標(biāo)識(shí)不當(dāng)導(dǎo)致各類不合格的發(fā)生。

　　2.適用范圍

　　適用于公司各部門的日常工作。

　　3.職責(zé)

　　3.1總經(jīng)理或授權(quán)人負(fù)責(zé)公用設(shè)施、倉庫內(nèi)物資、重要、危險(xiǎn)部位及其他服務(wù)過程標(biāo)識(shí)的監(jiān)察。

　　3.2部門主管和崗位責(zé)任人負(fù)責(zé)標(biāo)識(shí)的安裝和檢查。

　　4.方法和過程控制

　　4.1公用設(shè)施的標(biāo)識(shí)

　　4.1.1機(jī)電設(shè)備按各設(shè)備名稱、設(shè)備責(zé)任人標(biāo)識(shí),標(biāo)識(shí)牌掛(貼)在設(shè)備顯眼部位。

　　4.1.2消防通道出入口、消防設(shè)施處設(shè)置相應(yīng)消防標(biāo)識(shí)。

　　4.1.3配電室、水泵房、泳池機(jī)房、監(jiān)控中心、倉庫、辦公室、公共衛(wèi)生間等部位在出入口上方或門上貼上有部門名稱的標(biāo)識(shí)。

　　4.1.4所有設(shè)備間出入門上應(yīng)有'機(jī)房重地,非請勿進(jìn)'的標(biāo)識(shí)。

　　4.1.5所有閥門上應(yīng)作上標(biāo)識(shí)以確認(rèn)閥門開閉狀態(tài)。

　　4.1.6倉庫內(nèi)的物資名稱和用途需掛貼于貨架或物資上,并在庫房門上貼'嚴(yán)禁煙火'的告示牌。

　　4.1.7樓層的標(biāo)識(shí)貼于本樓層的顯著位置。

　　4.1.8在進(jìn)天臺(tái)的通道上應(yīng)有'天臺(tái)重地,非請勿進(jìn)'的標(biāo)識(shí)。

　　4.1.9變壓器和高壓環(huán)網(wǎng)柜上掛'高壓危險(xiǎn),請勿靠近'告示牌。

　　4.1.10游泳池必須標(biāo)明水的深度。

　　4.1.11天臺(tái)顯眼部位應(yīng)掛貼'高空拋物,手下留人'等字樣的警示牌。

　　4.2服務(wù)過程的.標(biāo)識(shí)

　　4.2.1高空作業(yè)時(shí),在危險(xiǎn)區(qū)域周邊用警戒帶圈出警戒區(qū)域,對區(qū)域內(nèi)的財(cái)產(chǎn)要做好防護(hù)措施,并放置有'危險(xiǎn)勿進(jìn)','高空作業(yè),注意安全'等字樣的告示牌。

　　4.2.2配電設(shè)備維修時(shí),必須在開關(guān)上掛'有人工作,禁止合閘'的告示牌。

　　4.2.3清洗辦公室及其他較光滑位置的地面或天氣潮濕時(shí),應(yīng)在顯眼部位放置'小心地滑'的告示牌。

　　4.2.4在公共場所刷油漆時(shí),如果油漆未干而現(xiàn)場又無工作人員時(shí),應(yīng)在顯眼位置放置'油漆未干'告示牌。

　　4.2.5泳池、兒童娛樂設(shè)施、會(huì)所等設(shè)施暫停開放期間,在顯眼部位掛放'暫停使用'告示牌,清潔時(shí)掛放'清潔中'字樣的標(biāo)識(shí)。

　　4.2.6維修公共衛(wèi)生間設(shè)施時(shí),應(yīng)放置'維修中'或'停用'字樣的告示牌。

　　4.2.7樓內(nèi)保潔員在進(jìn)行樓梯道、樓層保潔工作時(shí),應(yīng)在單元防盜門或明顯位置懸掛'此區(qū)域在清潔中'字樣的標(biāo)識(shí)。

　　4.2.8對于其他有追溯性要求的服務(wù)過程(如一些清潔、保安、設(shè)備維護(hù)服務(wù))標(biāo)識(shí),應(yīng)通過制定明確的服務(wù)規(guī)范和做好質(zhì)量記錄予以實(shí)現(xiàn)。

　　4.3標(biāo)識(shí)的管理

　　4.3.1各部門自行制作的標(biāo)識(shí),必須嚴(yán)格參照公司ci手冊標(biāo)識(shí)所規(guī)范的樣式,所有ci手冊所規(guī)范的標(biāo)識(shí),部門必須嚴(yán)格執(zhí)行。

　　4.3.2各部門如需設(shè)置中英文對照標(biāo)識(shí),需將中文及譯文內(nèi)容報(bào)品質(zhì)主管審批。

　　4.3.3如發(fā)現(xiàn)標(biāo)識(shí)已經(jīng)被污染、涂抹、撕毀、破損或已失去標(biāo)識(shí)意義,應(yīng)及時(shí)更換、替補(bǔ)或撤消。

　　4.3.4當(dāng)設(shè)置標(biāo)識(shí)的位置需要更改或撤銷標(biāo)識(shí)時(shí),必須經(jīng)總經(jīng)理或授權(quán)品質(zhì)主管同意后方可執(zhí)行。

　　5.相關(guān)文件

　　《ci標(biāo)識(shí)手冊》

文件管理制度9

　　一、目的

　　為了規(guī)范安全生產(chǎn)文件檔案的管理,確保文件檔案的完整性、合理性、科學(xué)性,使其為今后工作開展提供參考資料和文獻(xiàn),特制定本制度。

　　本制度適用于公司與安全生產(chǎn)有關(guān)的文件檔案的管理。

　　二、職責(zé)

　　2.1 安全環(huán)保部負(fù)責(zé)制定本制度,并負(fù)責(zé)綜合監(jiān)督管理。

　　2.2 各部門負(fù)責(zé)本部門文件檔案的管理,并負(fù)責(zé)監(jiān)督檢查和考核。

　　2.3 各部門管理人員負(fù)責(zé)本單位文件檔案的收集、歸檔和保管。

　　三、內(nèi)容

　　3.1文件資料收集,安全生產(chǎn)文件檔案內(nèi)容如下:

　　3.1.1國家有關(guān)安全生產(chǎn)法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范及其他要求。

　　3.1.2上級(jí)主管部門安全生產(chǎn)文件、批復(fù)文、領(lǐng)導(dǎo)指示材料及會(huì)議資料等。

　　3.1.3公司安全生產(chǎn)文件、安全生產(chǎn)管理制度、安全操作規(guī)程、安全會(huì)議記錄材料、安全學(xué)習(xí)資料、領(lǐng)導(dǎo)指示材料等。

　　3.1.4安全生產(chǎn)工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等。

　　3.1.5各種安全活動(dòng)記錄、安全管理臺(tái)賬、事故報(bào)告、安全通報(bào)等。

　　3.1.6供應(yīng)商、承包商相關(guān)材料。

　　3.1.7安全設(shè)施檢測、校驗(yàn)報(bào)告、記錄等。

　　3.1.8安全、職業(yè)衛(wèi)生評價(jià)報(bào)告。

　　3.2立卷歸檔

　　3.2.1文件資料應(yīng)根據(jù)其相互聯(lián)系、保存價(jià)值分類立卷,保證檔案的齊全、完整,能反映安全生產(chǎn)主要情況,以便保管和利用。

　　3.2.2應(yīng)根據(jù)文件資料的重要性,按時(shí)間永久、長期和短期等三種進(jìn)行時(shí)間整理,分類歸檔。

　　3.2.3各部門在每年2月底前對上年度的`文件資料進(jìn)行歸檔,統(tǒng)一保存。

　　3.2.4各種文件資料按一定特征進(jìn)行排列和系統(tǒng)化,應(yīng)層次分明,編寫頁碼,填寫卷內(nèi)文件資料目錄。

　　3.2.5不同價(jià)值,不同性質(zhì)的文件資料應(yīng)當(dāng)區(qū)別管理,單獨(dú)立卷。

　　3.3檔案保管

　　3.3.1檔案應(yīng)入柜上架,科學(xué)排列,避免暴露和捆扎堆放。

　　3.3.2應(yīng)采取防潮、防蟲措施,防止檔案損壞。

　　3.4檔案借閱

　　3.4.1文件資料檔案借閱,必須辦理借閱手續(xù),借閱檔案要注意保護(hù),不得丟失、損壞、涂改,要如期歸還,到期不能歸還者,要說明情況,并辦理續(xù)借手續(xù)。

　　3.4.2借閱的檔案要注意保密,未經(jīng)許可,不得隨意公開、發(fā)表或轉(zhuǎn)借他人。

　　3.4.3歸還檔案時(shí),由檔案管理人員當(dāng)面查點(diǎn)清楚,并在借閱登記本上注銷。

　　3.5檔案銷毀

　　對于過期并失去保存價(jià)值的文件資料,經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),可以定期銷毀,必要時(shí)做好銷毀記錄。

　　四、本制度由安全環(huán)保部制定并負(fù)責(zé)解釋,自發(fā)布之日起實(shí)施。

文件管理制度10

　　文件收發(fā)管理制度是企業(yè)管理中不可或缺的一環(huán)，它旨在規(guī)范企業(yè)內(nèi)部的信息流轉(zhuǎn)，確保文件的安全、高效、準(zhǔn)確地傳遞。這種制度不僅能夠提升工作效率，防止文件丟失或錯(cuò)漏，還能保障企業(yè)的信息安全，防止敏感信息泄露，維護(hù)企業(yè)的正常運(yùn)營秩序。

　　內(nèi)容概述：

　　1.文件分類與編碼：明確各類文件的分類標(biāo)準(zhǔn)，制定統(tǒng)一的文件編碼規(guī)則，便于查找和管理。

　　2.收發(fā)流程：規(guī)定文件的`接收、登記、審批、分發(fā)、歸檔等環(huán)節(jié)的具體步驟和責(zé)任人。

　　3.權(quán)限管理：設(shè)定不同級(jí)別的員工對文件的訪問權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問和操作。

　　4.文件安全：制定文件的保密措施，包括加密、備份、銷毀等，確保文件安全。

　　5.文件保存與更新：規(guī)定文件的保存期限，以及如何及時(shí)更新和修訂過期文件。

　　6.培訓(xùn)與監(jiān)督：定期對員工進(jìn)行文件管理培訓(xùn)，并進(jìn)行監(jiān)督，確保制度的執(zhí)行。

文件管理制度11

　　一、編制目的

　　為維護(hù)公司文件收發(fā)和輪閱的規(guī)范性、嚴(yán)肅性和安全性,維護(hù)公司的利益,特制定本制度。

　　二、適用范圍

　　本制度適用于公司文件收發(fā)和輪閱的'管理。

　　三、相關(guān)職責(zé)

　　1.公司員工必須嚴(yán)格依照本制度規(guī)定收發(fā)和輪閱文件。

　　2.綜合辦公室負(fù)責(zé)文件收發(fā)和輪閱管理制度的管理。

　　四、文件收發(fā)程序

　　1.凡上級(jí)和有關(guān)部門發(fā)、送本公司的文件,均應(yīng)由綜合辦公室專人負(fù)責(zé)開拆、登記。

　　2.收到文件要及時(shí)拆封,及時(shí)分送。綜合辦公室文件收發(fā)每天不少于一次,對需送閱的文件應(yīng)登記后及時(shí)送閱。時(shí)效性較強(qiáng)的會(huì)議通知和文件等,應(yīng)立即交總經(jīng)理閱簽。

　　3.各類文件送閱前由綜合辦公室負(fù)責(zé)人擬辦,并提出擬辦意見。

　　4.經(jīng)總經(jīng)理批辦的文件,由綜合辦公室專人負(fù)責(zé)及時(shí)轉(zhuǎn)交有關(guān)職能部門辦理。如需復(fù)印、打印的文件,則由承辦部門按規(guī)定辦理。

　　5.各職能部門需要發(fā)文件,先由各職能部門自行擬稿,經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審稿,交辦公室負(fù)責(zé)人核稿,再交分管副總經(jīng)理審核,最后由總經(jīng)理簽發(fā)。

　　6.收到已簽發(fā)的文件后,辦公室專門人員應(yīng)及時(shí)編好文號(hào),確定印制份數(shù),并逐項(xiàng)將文件標(biāo)題、文號(hào)、發(fā)文日期、印編份數(shù)等記入發(fā)文登記簿。同時(shí),留二份與底稿一并歸檔。

　　7.文件材料一般由各職能部門裝訂封發(fā),送綜合辦公室郵寄。機(jī)密和掛號(hào)文件在封發(fā)時(shí)需注明,由綜合辦公室按有關(guān)規(guī)定辦理。

　　五、文件輪閱程序

　　1.文件輪閱由辦公室專人負(fù)責(zé)。各部門輪閱文件一般不超過兩天。因故不能及時(shí)輪閱的,應(yīng)將文件送回,待后補(bǔ)閱。

　　2.輪閱時(shí)不得擅自將有關(guān)輪閱文件取走。確因工作需要借閱的,應(yīng)經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人同意,辦理有關(guān)登記手續(xù),借閱時(shí)間一般不超過五天,復(fù)印件應(yīng)妥善保管。

　　3.文件輪閱完畢,辦公室專門人員應(yīng)及時(shí)收集、整理,分類存查,并按規(guī)定立卷歸檔。

　　六、其他

　　1.本制度自簽發(fā)之日起執(zhí)行。

　　2.本制度最終解釋權(quán)歸綜合辦公室。

文件管理制度12

　　第一條為減少發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用，根據(jù)集團(tuán)公司有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我集團(tuán)的實(shí)際情況，特制訂本制度。

　　第二條根據(jù)文件信息依賴存儲(chǔ)介質(zhì)的不同可將文件分為電子版文件和紙質(zhì)版文件。按性質(zhì)種類區(qū)分：行政類〈有關(guān)規(guī)章制度、事項(xiàng)決策、通知、會(huì)議紀(jì)要等〉，業(yè)務(wù)類〈有關(guān)業(yè)務(wù)合同、客戶函件等經(jīng)營事項(xiàng)〉，人事類〈有關(guān)人員招聘、安排、獎(jiǎng)懲等〉，技術(shù)類〈有關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、工程技術(shù)文件等〉，其它類〈不宜歸入上述各類的〉。具體內(nèi)容主要包括上級(jí)函、電、來文，同級(jí)函、電、來文，本單位上報(bào)下發(fā)的各種文件資料、合同、CAD圖、效果圖、預(yù)結(jié)算文件、財(cái)務(wù)帳套、資產(chǎn)配套的說明書、保修卡等。

　　第三條公文的簽收

　　1.公司所有文件(除領(lǐng)導(dǎo)或各部門訂閱的辦公文件外)均由辦公室文秘登記簽收、拆封。在簽收和拆封時(shí)，辦公室文秘需注意檢查封口,對開口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因。

　　2.對上級(jí)部門發(fā)來的文件，要進(jìn)行文件、文號(hào)、編號(hào)的核定，如果其中一項(xiàng)不對口，應(yīng)立即報(bào)告上級(jí)部門，并登記差錯(cuò)文件的文號(hào)。

　　第四條公文的編號(hào)保管

　　辦公室文秘拆封和簽收后應(yīng)及時(shí)附上"文件處理傳閱單"，作分類登記編號(hào)、保管。 2.本公司外出人員開會(huì)帶回的文件及資料應(yīng)及時(shí)送交辦公室文秘進(jìn)行登記編號(hào)保管，不得個(gè)人保存，如員工工作需要借閱的可復(fù)印或借用。第五條公文的閱批與分轉(zhuǎn)

　　1.凡正式文件均需由辦公室主任(或副主任)根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后，由辦公室文秘分送承辦部門經(jīng)理和承辦部門閱辦，重要文件或急件應(yīng)立刻呈送總經(jīng)理(或分管副總經(jīng)理)閱批后分送相關(guān)部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完。

　　2.一般性質(zhì)的函、電、單據(jù)等，可由辦公室直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及多個(gè)公司或部門會(huì)辦的文件，由辦公室負(fù)責(zé)與各公司、各部門聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。

　　3.為加速文件運(yùn)轉(zhuǎn)，辦公室文秘應(yīng)在接到文件的當(dāng)天或第二天將文件送到承辦部門經(jīng)理和承辦部門，如關(guān)系到兩個(gè)以上部門，應(yīng)按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天(特殊情況例外)。

　　第六條文件的傳閱與催辦

　　1.傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級(jí)的文件帶回家、員工宿舍和公共場所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。

　　2.閱讀文件應(yīng)抓緊時(shí)間，當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交辦公室文秘，閱批文件一般不得超過兩天，閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)。如有領(lǐng)導(dǎo)"批示"、"擬辦意見"辦公室應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。

　　3.閱文時(shí)不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密。

　　4.文件閱完后，應(yīng)交辦公室文秘，切忌橫傳。

　　5.辦公室對文件負(fù)有催辦、檢查、督促的責(zé)任，承辦部門接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定，并征得辦公室同意后，予以復(fù)印或摘抄，原件應(yīng)及時(shí)歸檔。

　　6.按照閱文范圍，一般由有關(guān)部門定期組織學(xué)習(xí)有關(guān)文件，或由辦公室通知到單位閱文。

　　第七條發(fā)文的規(guī)定

　　1.單位上報(bào)下發(fā)正式文件的權(quán)力分別集中在集團(tuán)辦公室、集團(tuán)人事、各分公司辦公室，其他部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。如若確屬工作合作關(guān)系、可發(fā)送工作聯(lián)系單。 2.部門需要向上反映匯報(bào)重要工作或向下安排布置重要工作要求發(fā)文時(shí)應(yīng)分別向集團(tuán)辦公室、各分公司辦公室提出發(fā)文申請，并將文件底稿分別交辦公室審核。辦公室同意發(fā)文，方可擬定發(fā)文。

　　3.對單位影響較大，涉及多個(gè)以上領(lǐng)導(dǎo)分管范圍的文件，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)班子研究決定后批準(zhǔn)簽發(fā)。其余文件均由主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)。

　　第八條發(fā)文的范圍：

　　1.凡是以集團(tuán)辦公室、集團(tuán)人事部、各分公司辦公室名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請示、報(bào)告、編寫的會(huì)議紀(jì)要，均屬發(fā)文范圍。

　　2.集團(tuán)或各分公司辦公室下發(fā)文件主要用于：

　　(1)公布單位規(guī)章制度；

　　(2)轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)文件或根據(jù)上級(jí)文件精神制訂的文件；

　　(3)公布單位組織機(jī)構(gòu)變動(dòng)或人事任免事項(xiàng)；

　　(4)公布單位重大生產(chǎn)、技術(shù)、管理、行政、生活福利等工作的決定；

　　(5)發(fā)布有關(guān)獎(jiǎng)懲決定和通報(bào)；

　　(6)對上級(jí)機(jī)關(guān)呈報(bào)、請示報(bào)告、處理決定；

　　(7)其他有關(guān)重大事項(xiàng)；

　　3.集團(tuán)各單位日常生產(chǎn)、技術(shù)、管理工作中，有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、效果圖修改、審批工作、安排部署、傳達(dá)上級(jí)指示等事項(xiàng)，應(yīng)按有關(guān)制度辦理，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由各部門書面或口頭自行通知執(zhí)行，一般不用發(fā)文。

　　第九條發(fā)文程序規(guī)定：

　　1.各部門需要發(fā)文，應(yīng)事先向集團(tuán)或各分公司辦公室提出發(fā)文申請；

　　2.集團(tuán)或各分公司辦公室同意發(fā)文后，主辦部門應(yīng)以不違反國家法令，上級(jí)指示或工作實(shí)際需要草擬文件初稿；

　　3.草擬文稿必須從本單位角度出發(fā)，做到情況確實(shí)、觀點(diǎn)鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡煉、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)正確、書寫工整。

　　4.文稿擬好后，擬搞人應(yīng)填發(fā)文申請單，詳細(xì)寫明文件標(biāo)題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、擬稿單位與擬稿人。

　　5.辦公室應(yīng)根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)指示和有關(guān)制度規(guī)定，對文稿進(jìn)行審查和修改。對涂改不清、文字錯(cuò)漏嚴(yán)重、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿應(yīng)退回?cái)M稿單位重新擬稿；

　　6.經(jīng)辦公室審查修改后的文稿，送分管領(lǐng)導(dǎo)核稿(對文稿內(nèi)容負(fù)責(zé))；

　　7.對審核時(shí)修改較多，有礙打印和存檔的`文稿，應(yīng)由擬搞部門重新整理寫清楚；

　　8.需經(jīng)會(huì)簽的文稿，應(yīng)在交付打印前送會(huì)簽部門會(huì)簽；

　　9.文稿審核會(huì)簽后，按批準(zhǔn)權(quán)限的規(guī)定分別呈送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審定批準(zhǔn)簽發(fā)；

　　10.經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)后的文稿交辦公室文秘統(tǒng)一編號(hào)送辦公室打印；

　　11.文件打印初稿，應(yīng)由擬稿人校對，并簽名；

　　12.文件打字后，由辦公室派專人按數(shù)印刷，再由辦公室文秘分發(fā)并檢查發(fā)文的落實(shí)情況，向辦公室主任匯報(bào)文件抵達(dá)情況。

　　第十條各部門有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽寫，辦公室主任簽字，并填寫文件借閱單，對有密級(jí)的文件須分管領(lǐng)導(dǎo)或辦公室主任同意后方可借閱。

　　第十一條借閱文件應(yīng)嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時(shí)歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。

　　第十二條辦公室主任對承辦的公文應(yīng)抓緊催辦，應(yīng)定期對事情已經(jīng)辦妥的本單位文件和上級(jí)要求限期清退的文件，進(jìn)行收繳清退工作。(一般為月底一小清，季末一中清、年終一總清)。如發(fā)現(xiàn)文件丟失，必須及時(shí)查明原因和責(zé)任者，并如實(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。

　　第十三條文件的歸檔范圍：

　　1.凡下列文件統(tǒng)一分別由各公司辦公室文秘負(fù)責(zé)歸檔：

　　(1)政府部門來文，包括上級(jí)對單位報(bào)告、申請的批復(fù)；

　　(2)集團(tuán)或各分公司辦公室發(fā)出的報(bào)告、指示、決定、決議、通報(bào)、紀(jì)要、重要通知、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和生產(chǎn)工作的各類計(jì)劃統(tǒng)計(jì)、季度、年度報(bào)表等；

　　(3)公司及部門各種會(huì)議記錄；

　　(4)公司組織召開的代表大會(huì)所形成的報(bào)告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡報(bào)等；

　　(5)有保存價(jià)值的來信來訪記錄及處理結(jié)果；

　　(6)參加上級(jí)召開的各種會(huì)議帶回的文件、資料及本單位在會(huì)上匯報(bào)材料等；

　　(7)政府領(lǐng)導(dǎo)同志來單位檢查視察工作的報(bào)告、指示記錄，以及本單位向上級(jí)進(jìn)行匯報(bào)的提綱和材料；

　　(8)反映本單位生產(chǎn)活動(dòng)、先進(jìn)人物事跡及領(lǐng)導(dǎo)工作等的音、像攝制品；

　　(9)工作日志和公司大事記；

　　(10)單位向上級(jí)請示批復(fù)的文件及上報(bào)的有關(guān)材料。

　　2.各部門日常工作中形成的活動(dòng)資料，由各部門負(fù)責(zé)立卷歸檔。

　　第十四條立卷要求

　　1.文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、時(shí)間順序，分門別類地進(jìn)行整理歸檔。

　　2.立卷時(shí)，要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。

　　3.要堅(jiān)持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會(huì)議形成的文件材料，要及時(shí)立卷歸檔。

　　4.上年度形成的文件材料，要求在下年度7月份以前整理完

　　第十五條文件的時(shí)效性

　　是指文件內(nèi)容在一定時(shí)間階段是有效的，超過這個(gè)時(shí)間段，該文件上記載的信息則是無效的，只供備查使用。超過時(shí)效性且無保存價(jià)值的文件。進(jìn)入文件的銷毀管理程序。第十六條文件銷毀流程

　　對于多余、重復(fù)、過時(shí)和無保存價(jià)值的文件（紙張），辦公室應(yīng)定期責(zé)成相關(guān)職能部門辦理申請銷毀手續(xù)，認(rèn)真填寫文件資料銷毀申請表，對無價(jià)值文件進(jìn)行銷毀，并登記造冊。第十七條文件銷毀要求

　　經(jīng)審核同意銷毀的文件，應(yīng)在檔案管理員和資料分管領(lǐng)導(dǎo)及辦公室主任的共同監(jiān)督下銷毀。對銷毀的檔案，必須化為紙漿或焚毀，不準(zhǔn)出賣和作它用。參與銷毀文檔的員工要在“檔案銷毀清冊”上簽字，以示負(fù)責(zé)，未經(jīng)審批，任何人不得私自銷毀檔案材料。