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《檔案管理制度》
在充滿活力，日益開放的今天，接觸到制度的地方越來越多，制度一經(jīng)制定頒布，就對某一崗位上的或從事某一項工作的人員有約束作用，是他們行動的準則和依據(jù)。擬起制度來就毫無頭緒？以下是小編為大家收集的《檔案管理制度》，希望能夠幫助到大家。
《檔案管理制度》1
為了認真落實《煤礦領(lǐng)導(dǎo)帶班下井及監(jiān)督檢查規(guī)定》(國家安全生產(chǎn)監(jiān)督管理總局第33號今)有關(guān)管理規(guī)定要求,結(jié)合《鄰水縣幺灘煤礦領(lǐng)導(dǎo)帶班下井制度》的規(guī)定,搞好領(lǐng)導(dǎo)下井帶班記錄的管理,特制定本制度。
1、領(lǐng)導(dǎo)下井帶記錄的項目(內(nèi)容)包括:井下時間、地點、經(jīng)過經(jīng)路、發(fā)現(xiàn)的問題及處理情況、意見等。
2、《領(lǐng)導(dǎo)下井帶班記錄》必須由當班帶領(lǐng)導(dǎo)自行填寫,嚴禁他人代為填寫,以確保記錄的真實性。
3、每天由調(diào)度負責人對領(lǐng)導(dǎo)下井帶班記錄進行查閱,對存在的隱患未能現(xiàn)場處理的,及時通知相關(guān)部門,由相關(guān)部門負責按規(guī)定進行落實整改,嚴格執(zhí)行“隱患閉合”管理。
4、領(lǐng)導(dǎo)下井帶記錄每旬由調(diào)度人員收集后,如實按相應(yīng)的項目(內(nèi)容)錄入電腦,形成電子文檔版《鄰水縣幺灘煤礦礦領(lǐng)導(dǎo)帶班下井記錄檔案》,檔案內(nèi)容應(yīng)包括:姓名、下井時間及班次、地點、經(jīng)過線路、發(fā)現(xiàn)的問題及處理情況。
5、領(lǐng)導(dǎo)下井帶班記錄與領(lǐng)導(dǎo)下井帶班記錄檔案一一對應(yīng),由于錄入人員的工作失誤造成記錄與檔案不一致的,給予錄入人員罰款100元。
6、調(diào)度人員每月末將打印的.領(lǐng)導(dǎo)下井帶班記錄檔案妥善保管、紀檢、組干、安檢聯(lián)合檢查時,及時提供紙質(zhì)檔案。
7、領(lǐng)導(dǎo)下井帶班記錄檔案的紙質(zhì)文檔和領(lǐng)導(dǎo)下井帶班記錄由調(diào)度負責人負責收集、裝訂、保存,保存期限不少于一年。
8、安裝有人員定位系統(tǒng)的單位系統(tǒng)主機嚴禁安裝與人員定位系統(tǒng)無關(guān)的其它應(yīng)用程序,確保有足夠的存儲空間,人員下井記錄保存時音至少保證一年以上,嚴禁人為刪除人員出入井信息,否則給予相關(guān)責任人200元罰款。
9、歷年領(lǐng)導(dǎo)下井帶班紙質(zhì)記錄和領(lǐng)導(dǎo)下井帶班記錄檔案的銷毀,必須經(jīng)分管礦領(lǐng)導(dǎo)批準,嚴格按照批準銷毀的時間段進行,上年度的記錄和檔案一律不得銷毀,電子文檔版在不影響內(nèi)存空間的情況下,一律不得銷毀。
《檔案管理制度》2
1、認真貫徹執(zhí)行**市城建檔案歸檔制度,建立工程施工技術(shù)檔案。
2、配備專職工程檔案資料員,負責工程施工檔案資料的編制、填寫、收集、整理、裝訂與保管和竣工資料的.復(fù)印裝訂與移交工作。
3、工程施工檔案資料,隨工程進度同步收集與整理,并做到及時齊全與完善,按類別裝訂存放保管。
4、原始資料的記錄做到準確齊全,任何人不得隨意涂改工程檔案資料和弄虛作假。
5、所有投入使用的材料或半成品、成品的構(gòu)件均必須有檢驗合格證明,并存入工程檔案備查。
6、所有資料的交接、借出均辦理手續(xù)和進行登記簽證。
7、竣工圖嚴格按檔案館有關(guān)規(guī)定繪制。
8、工程檔案資料在保管過程中將做好防潮和防腐工作,以免紙張變色和發(fā)霉。
9、在工程施工過程中,對重點部位、難點工藝,要用攝像機和照相機拍攝施工過程,留下攝影資料。
10、所有技術(shù)資料采用符合規(guī)定的統(tǒng)一格式填寫,會簽蓋章及時齊全。
《檔案管理制度》3
檔案保管制度
一、嚴格執(zhí)行檔案收集、整理、保管、鑒定、帶給利用與銷毀等有關(guān)制度和規(guī)定，確保其完整、系統(tǒng)和安全。
二、檔案按檔號排放，檔案柜編順序號，庫房內(nèi)懸掛相關(guān)檔案資料管理規(guī)章和制度。
三、借出的檔案須按時歸還，利用后的檔案應(yīng)隨即放回原處。
四、不得竊取、出賣和涂改檔案，違者追究法律職責。
五、切實做好防盜、防火、防水、防潮、防塵、防蟲、防霉工作。
六、做好庫房溫濕度的監(jiān)控與登記工作。
七、每學(xué)期開學(xué)初對庫房檔案進行全面檢查、清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。
檔案保密制度
一、高度認識檔案保密工作的重要性，嚴格遵守有關(guān)法規(guī)和制度。
二、查閱涉密檔案或內(nèi)部材料，須經(jīng)有關(guān)部門和辦公室負責人批準，必要時報請有關(guān)校領(lǐng)導(dǎo)審批。查閱時須嚴格履行登記手續(xù)，注明查閱目的和資料。
三、未經(jīng)批準，任何人不得私自帶檔案出館；檔案工作人員不得私自摘抄、復(fù)制、傳播具有保密性質(zhì)的檔案資料。
四、因需要經(jīng)批準摘錄或復(fù)制涉密檔案材料的，須妥善保管，用后銷毀，如發(fā)生涉密問題，后果由利用者負責。
五、不歸檔的重份文件及內(nèi)部材料，須交由學(xué)校集中銷毀。
六、在校保密委員會的.指導(dǎo)下，做好檔案密級變更和解密工作。
七、檔案館工作人員或利用者，如有違反保密規(guī)定的，視情節(jié)輕重按有關(guān)規(guī)定處理。
檔案利用制度
一、查閱利用本館開放檔案、資料者，須持身份證（或工作證、學(xué)歷證書）等有效證件，同時填寫查閱登記表；受他人委托者，還須出具他人上述任一證件(含復(fù)印、傳真件)及委托查閱申請書。
二、查閱重要的或密級檔案，按《檔案保密制度》辦理；查閱本職范圍外的重要檔案，須經(jīng)辦公室負責人批準；查閱珍貴檔案時，以復(fù)印件代替原件利用。
三、檔案、資料一般不外借。確因工作需要外借的，除出具所在單位證明外，須經(jīng)辦公室負責人或?qū)W校分管領(lǐng)導(dǎo)批準，并辦理外借手續(xù)（限5天內(nèi)歸還）；若續(xù)借，需辦續(xù)借手續(xù)。
四、帶給利用檔案時，按學(xué)校有關(guān)規(guī)定收費。
五、外國組織和人員利用開放檔案、資料，按國家有關(guān)規(guī)定辦理。
六、查閱利用檔案時不得隨意涂改、拆卷或損毀。本室工作人員對違規(guī)者，有權(quán)給予勸告、責令賠償或其它處置，直至追究法律職責。
七、未經(jīng)主管校領(lǐng)導(dǎo)批準或辦公室授權(quán)，任何單位、個人無權(quán)公布檔案資料。
檔案室人員崗位職責
一、用心宣傳黨和國家關(guān)于檔案管理的法規(guī)、條例。
二、遵守各項檔案業(yè)務(wù)規(guī)章制度。
三、維護檔案的完整、系統(tǒng)和安全，定期檢查檔案保管狀況，改善檔案保護技術(shù)，嚴守國家機密。
四、用心開展咨詢服務(wù)；熱情接待檔案利用者，迅速、準確帶給所需檔案和資料。
五、深入基層，開展對兼職檔案員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)工作。
檔案鑒定制度
一、在主管校領(lǐng)導(dǎo)主持下，由校辦、檔案室及有關(guān)部門負責人與負責該門類的專、兼職檔案員組成鑒定組，按照分工，個人初鑒、群眾審查，具體工作由檔案室組織。
二、對在整理的歸檔材料，要以全面的、歷史的和發(fā)展的觀點鑒定其價值，準確把握歸檔范圍和保管權(quán)限，有異議時由鑒定組裁定。
三、檔案到達開放期，由鑒定組作出是否向社會開放的決定。
四、檔案保密期滿，由鑒定組作出是否變更密級或解密的決定。
五、檔案存留期滿，由鑒定組提出銷毀或延長保管期限的意見，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可存、毀。
六、銷毀檔案前登記造冊(注明題名、數(shù)量、鑒定時光、參加鑒定人員)；銷毀時由3人執(zhí)行；事后在清冊上注明銷毀日期并簽字；清冊歸檔。
安全與消防制度
一、庫房重地，非本室工作人員不得擅入。
二、嚴禁煙火、易燃、易爆及腐蝕物品進室。
三、做好安全巡查工作，下班時關(guān)好水電、鎖好門窗。
四、檔案工作人員應(yīng)熟悉消防器材的性能及使用方法；做好消防器材的保養(yǎng)更新工作，使之可靠有效。
五、發(fā)生火警、火災(zāi)要迅速報告，并全力撲救。
《檔案管理制度》4
一、編寫規(guī)章制度的目的
公司的項目檔案管理制度是為了規(guī)范項目檔案的建立、管理、使用和保護，確保項目檔案的有效性、完整性和安全性，保護公司的合法權(quán)益，保證項目的順利進行和落地。同時，該制度也是為了遵守國家法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)章制度，做好檔案管理工作，提高工作效率和質(zhì)量，保證項目的成功。
二、范圍
公司的項目檔案管理制度適用于公司內(nèi)部所有項目的檔案管理工作，包括項目前期的資料收集、編制項目方案、項目實施的監(jiān)督、控制和管理，以及項目結(jié)束后的歸檔和保存等所有環(huán)節(jié)。
三、制度制定程序
1、確定制度的制定需求和目的。在制定制度前，應(yīng)該確定制度的制定目的，明確制度制定對象和范圍，以及制度的適用性和必要性。
2、組織專家評審和意見征詢。在確定制度目的、范圍后，應(yīng)該組織專家對制度內(nèi)容進行評審和改進，并向公司內(nèi)部相關(guān)部門和人員征詢意見，確保制度的合理性和有效性。
3、制定、審批和頒布制度。在進行專家評審和意見征詢后，應(yīng)該對制度進行細致的制定、審批和頒布。
4、實施和監(jiān)督制度。在制度的頒布之后，應(yīng)該進行實施和監(jiān)督，確保制度能夠得到扎實的落實，并在實踐中不斷地進行修訂和完善。
四、相關(guān)法律法規(guī)及公司內(nèi)部政策規(guī)定收集整理 1、《勞動合同法》
2、《勞動法》
3、《勞動保障監(jiān)察條例》
4、《行政管理法》
5、公司內(nèi)部檔案管理相關(guān)制度及規(guī)定
6、公司內(nèi)部項目管理相關(guān)制度及規(guī)定
五、制度的名稱、范圍、目的、內(nèi)容、責任主體、執(zhí)行程序、責任追究等內(nèi)容
1、制度的名稱：公司項目檔案管理制度
2、范圍：適用于公司內(nèi)部所有項目的檔案管理工作
3、目的：
�。�1）規(guī)范項目檔案的建立、管理、使用和保護工作
（2）確保項目檔案的有效性、完整性和安全性
�。�3）保護公司的`合法權(quán)益
�。�4）保證項目的順利進行和落地
4、內(nèi)容：
�。�1）檔案管理工作的分工和職責
�。�2）檔案材料的收集、整理和歸檔
�。�3）檔案保管和使用的程序和要求
�。�4）檔案管理工作的監(jiān)督和檢查
（5）檔案的銷毀和轉(zhuǎn)移
5、責任主體：
�。�1）項目部門和負責人
�。�2）檔案管理部門和負責人
6、執(zhí)行程序：
�。�1）項目成立立項會議時，確定檔案管理工作的分工職責
�。�2）項目實施過程中，及時收集、整理和歸檔檔案資料
�。�3）檔案的使用和保管需經(jīng)過審批和簽字確認
�。�4）檔案管理部門進行定期檢查和抽查
�。�5）檔案銷毀或轉(zhuǎn)移需得到公司領(lǐng)導(dǎo)的審批
7、責任追究
�。�1）項目部門和負責人未按規(guī)定完成檔案管理工作，將按照公司相關(guān)規(guī)定進行扣分或予以警告、罰款等處理
（2）檔案管理部門和負責人未按規(guī)定對檔案進行保管和使用，將按照公司相關(guān)規(guī)定進行扣分或予以警告、罰款等處理
�。�3）檔案被損壞或丟失，將按照公司相關(guān)規(guī)定進行責任追究。
《檔案管理制度》5
一、目的
為了規(guī)范公司檔案管理工作，保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責，杜絕資料流失，特制定本制度。
二、檔案管理機構(gòu)及其職責
1、公司檔案工作實行二級管理，一級管理是指公司綜合部的統(tǒng)籌管理；二級管理是指各部門的檔案資料管理工作。
2、綜合管理部檔案管理員負責公司所有檔案資料的統(tǒng)一收集管理，各部門的檔案管理員負責本部門檔案資料的使用管理。
3、檔案管理人員要嚴格執(zhí)行公司檔案管理規(guī)定，認真細致地做好檔案保管以及利用工作，充分發(fā)揮檔案資料的作用。
4、綜合管理部檔案管理員有責任對二級檔案管理工作進行監(jiān)督和指導(dǎo)。
三、歸檔制度
1、凡是反映公司戰(zhàn)略發(fā)展、企業(yè)管理、經(jīng)營活動等事項，具有查考利用價值的文件資料均屬歸檔范圍。
2、凡屬歸檔范圍的文件資料，均由公司集中統(tǒng)一管理，任何個人不得擅自留存。
3、各部門歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用于報批不能歸檔或相關(guān)部門保留的，綜合部保存復(fù)印件。
4、凡公司業(yè)務(wù)活動中收到的文件、函件承辦后均要及時歸檔；以公司名義發(fā)出的文件、函件要留底稿及正文備查。
5、由公司對外簽訂的經(jīng)濟合同，應(yīng)保留三份原件，綜合管理部保存一份，投資部及風險部各保存一份。特殊情況只有一份原件時，由綜合部保存原件。
6、在歸檔范圍內(nèi)的其他資料，由經(jīng)辦人整理后連同有關(guān)資料移交綜合管理部檔案室。部門需要使用的.可復(fù)印或復(fù)制，歸檔范圍外的由各部門自行保管。
7、所有歸檔的文件及其他資料都要建立電子檔案，由各部門制作掃描件并整理歸檔，歸檔完成后在綜合部檔案管理人員的監(jiān)督下統(tǒng)一在檔案室進行電子檔案備份。
四、檔案保管制度
1、公司綜合部設(shè)檔案室，各部門應(yīng)根據(jù)保存檔案數(shù)量，設(shè)置存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。
2、歸檔資料要進行登記，編制歸檔目錄。
3、檔案管理員要科學(xué)地編制分類法，根據(jù)分類法，編制分類目錄；根據(jù)需要編制專題目錄，完善檢索工具，以便于查找。
4、檔案要分類、分卷裝訂成冊，保管要有條理，主次分明，存放科學(xué)。
5、庫存檔案必須檔案臺賬與實物相符，電子檔案與紙質(zhì)檔案相符。
6、檔案管理人員要熟悉所管理的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規(guī)律。
7、嚴格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護工作。
8、凡公司工作人員調(diào)離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調(diào)動手續(xù)。
五、檔案借閱制度
1、檔案屬于公司機密，未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準不得借閱。
2、借閱檔案資料，須經(jīng)檔案保管部門負責人批準。閱檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經(jīng)檔案保管部門負責人批準。
3、借閱檔案，必須履行登記、簽收手續(xù)。
4、借出檔案材料的時間不得超過一周，必要時可以續(xù)借。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的，須經(jīng)分管副總經(jīng)理批準。
5、借閱檔案資料者必須妥善保管檔案資料，不得任意轉(zhuǎn)借或復(fù)印、不得拆封、損污文件，歸還時保證檔案材料完整無損，否則，追究當事人責任。
6、借出檔案材料，因保管不慎丟失時，要及時追查，并報告主管部門及時處理。
7、重要檔案、機密檔案不得借閱，必須借閱的要經(jīng)分管副總經(jīng)理同意，必須外借的，由總經(jīng)理審批。
六、其他
1、本制度綜合部負責修訂、完善并解釋。
2、本制度自公布之日起執(zhí)行。
檔案管理制度第一條為加強公司行政事務(wù)管理，理順公司內(nèi)部關(guān)系，使各項管理標準化、制度化，提高辦事效率，特制定本規(guī)定。
第二條公文承辦部門或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整。結(jié)案后及時交專職文書人員歸檔。工作變動或因故離職時應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。
第三條凡本公司繕印發(fā)出的公文一律由辦公室統(tǒng)一收集管理。
第四條檔案管理要指定專人負責，明確責任，保證原始資料及單據(jù)齊全完整，密級檔案必須保證安全。
第五條歸檔范圍：
1、公司的規(guī)劃、年度計劃、統(tǒng)計資料、科學(xué)技術(shù)、財務(wù)審計、勞動工資、經(jīng)營情況、人事檔案、會議記錄、決定、委任書、協(xié)議、合同、項目方案等具有參考價值的文件材料。
2、本公司的請示與上級機關(guān)的批復(fù)以及對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。
3、本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。
第六條檔案的借閱與索�。�
1、借閱檔案要認真填寫《借閱檔案登記薄》。
2、借閱檔案必須愛護，保持整潔，嚴禁涂改，注意安全和保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失，如確屬工作需要摘錄和復(fù)制，凡屬密級檔案，必須由總經(jīng)理批準方可摘錄和復(fù)制，一般內(nèi)部檔原因總經(jīng)理辦公室主任批準方可摘錄和復(fù)制。
3、歸還檔案時，檔案管理人員要嚴格檢查，如發(fā)現(xiàn)遺失、污損、或隨意涂改情況的，要追究借閱者責任，并及時報告公司主管領(lǐng)導(dǎo)。
第七條檔案的銷毀：
1、任何組織或個人非經(jīng)允許無權(quán)隨意銷毀公司檔案材料。
2、若按規(guī)定需要銷毀時，必須編制《檔案銷毀清冊》，屬密級檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準后方可銷毀，一般內(nèi)部檔案，須經(jīng)公司辦公室主任批準核對清楚后方可銷毀。
3、經(jīng)批準銷毀的公司檔案。檔案人員要認真填寫、編制銷毀清單，由專人監(jiān)督銷毀。
《檔案管理制度》6
實驗室人員準入制度
1、所有實驗室工作人員必須在接受相關(guān)生物安全知識、法規(guī)制度培訓(xùn)并考試合格。
2、從事實驗室工作人員必須進行上崗前體檢。
3、從事實驗室技術(shù)人員必須具備相關(guān)專業(yè)教育經(jīng)歷，相應(yīng)的專業(yè)技術(shù)知識及工作經(jīng)驗，熟練掌握自己工作范圍的技術(shù)標準、方法和設(shè)備技術(shù)性能。
4、從事實驗室技術(shù)人員應(yīng)熟練掌握與崗位工作有關(guān)的檢驗方法和標準操作規(guī)程，能獨立進行檢驗和結(jié)果處理，分析和解決檢驗工作中的一般技術(shù)問題，有效保證所承擔環(huán)節(jié)的工作質(zhì)量。
5、從事實驗室技術(shù)人員應(yīng)熟練掌握常規(guī)消毒原則和技術(shù)，掌握意外事件和生物安全事故的應(yīng)急處置原則和上報程序。
6、實驗室人員在下列情況進入實驗室特殊工作區(qū)需經(jīng)實驗室負責人同意：
�。�1）身體出現(xiàn)開放性損傷；
（2） 患發(fā)熱性疾��；
（3） 呼吸道感染或其它導(dǎo)致抵抗力下降的情況；
（4）正在使用免疫抑制劑或免疫耐受；
（5）妊娠；
7、實驗活動輔助人員：應(yīng)掌握責任區(qū)內(nèi)生物安全基本情況，了解所從事工作的生物安全風險，接受與所承擔職責有關(guān)的生物安全知識和技術(shù)，個體防護方法等內(nèi)容的培訓(xùn)，熟悉崗位所需消毒知識和技術(shù)，了解意外事件和生物安全事故的應(yīng)急處置原則。
8、外單位來檢驗科參觀、學(xué)習(xí)、工作人員進入實驗室控制區(qū)域應(yīng)有相關(guān)批準并遵守實驗室的生物安全相關(guān)規(guī)章制度。
實驗室人員準入制度
1、所有實驗室工作人員必須在接受相關(guān)生物安全知識、法規(guī)制度培訓(xùn)并考試合格。
2、從事實驗室工作人員必須進行上崗前體檢。
3、從事實驗室技術(shù)人員必須具備相關(guān)專業(yè)教育經(jīng)歷，相應(yīng)的專業(yè)技術(shù)知識及工作經(jīng)驗，熟練掌握自己工作范圍的技術(shù)標準、方法和設(shè)備技術(shù)性能。
4、從事實驗室技術(shù)人員應(yīng)熟練掌握與崗位工作有關(guān)的檢驗方法和標準操作規(guī)程，能獨立進行檢驗和結(jié)果處理，分析和解決檢驗工作中的一般技術(shù)問題，有效保證所承擔環(huán)節(jié)的工作質(zhì)量。
5、從事實驗室技術(shù)人員應(yīng)熟練掌握常規(guī)消毒原則和技術(shù)，掌握意外事件和生物安全事故的應(yīng)急處置原則和上報程序。
6、實驗室人員在下列情況進入實驗室特殊工作區(qū)需經(jīng)實驗室負責人同意：
（1）身體出現(xiàn)開放性損傷；
�。�2） 患發(fā)熱性疾�。�
�。�3） 呼吸道感染或其它導(dǎo)致抵抗力下降的情況；
�。�4）正在使用免疫抑制劑或免疫耐受；
�。�5）妊娠；
7、實驗活動輔助人員：應(yīng)掌握責任區(qū)內(nèi)生物安全基本情況，了解所從事工作的生物安全風險，接受與所承擔職責有關(guān)的生物安全知識和技術(shù)，個體防護方法等內(nèi)容的培訓(xùn)，熟悉崗位所需消毒知識和技術(shù)，了解意外事件和生物安全事故的應(yīng)急處置原則。
8、外單位來檢驗科參觀、學(xué)習(xí)、工作人員進入實驗室控制區(qū)域應(yīng)有相關(guān)批準并遵守實驗室的生物安全相關(guān)規(guī)章制度。
實驗室人員健康管理制度
1、實驗室人員體檢制度
�。�1）對新從事實驗室技術(shù)人員必須進行的上崗前體檢，不符合崗位健康要求不得從事相關(guān)工作。
�。�2）實驗室技術(shù)人員要在身體狀況良好的情況下從事相關(guān)工作，發(fā)生發(fā)熱、呼吸道感染、開放性損傷、懷孕等情況時，不宜再從事致病性病原微生物的相關(guān)工作。
�。�3）檢驗科負責人在批準外來學(xué)習(xí)、工作人員進入實驗室前應(yīng)了解其健康狀況，必要時安排進行臨時性體檢。
2、實驗室人員免疫預(yù)防制度
�。�1）實驗室人員應(yīng)根據(jù)崗位需要進行免疫接種和預(yù)防性服藥。
�。�2） 檢驗科實驗室可根據(jù)工作開展情況對各類人員進行必要的臨時性免疫接種和預(yù)防性服藥。
�。�3）發(fā)生實驗室意外事件或生物安全事故后應(yīng)根據(jù)需要進行必要的應(yīng)急免疫接種或預(yù)防性服藥。
3、發(fā)生事故后的人員管理
�。�1）發(fā)生實驗室意外事件或一般生物安全事故后由醫(yī)務(wù)科/檢驗科制定相關(guān)人員救治、免疫接種和醫(yī)學(xué)觀察方案，發(fā)現(xiàn)異常，臨時性調(diào)離崗位。臨時調(diào)離崗位的人員在重新上崗前必須進行體檢，體檢結(jié)果達到崗位健康要求后上崗。
（2）發(fā)生重大生物安全事故后由醫(yī)務(wù)科/檢驗科制定相關(guān)人員救治、免疫接種和醫(yī)學(xué)觀察方案，同時采取有效措施盡量控制人員感染范圍。醫(yī)學(xué)觀察發(fā)現(xiàn)異常，臨時性調(diào)離崗位，臨時調(diào)離崗位的`人員在重新上崗前必須進行體檢，體檢結(jié)果達到崗位健康要求后上崗。
生物安全工作自查制度
1、主任每年至少組織一次生物安全全面檢查。
2、科室負責人負責實驗室生物安全的全面管理，檢查、督促，不定期進行科室生物安全工作檢查。及時發(fā)現(xiàn)、糾正違規(guī)行為，避免生物安全事故發(fā)生。
3、對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題及時糾正，必要時制定糾正措施或?qū)嵤┱�，并進行跟蹤驗證。
4、各專業(yè)實驗室相關(guān)人員應(yīng)無條件參加安全自查工作。
5、將自查發(fā)現(xiàn)的問題作為實驗室生物安全培訓(xùn)計劃解決。
生物安全管理程序
醫(yī)學(xué)實驗室的特殊環(huán)境通常會造成一定程序的生物污染，包括對實驗室內(nèi)工作人員和環(huán)境的污染，這些污染通常主要由處理污染性物質(zhì)時的操作不當造成。針對實驗室生物污染，采取適當?shù)纳锇踩雷o是十分必要的。
醫(yī)學(xué)實驗室生物安全防護是指實驗室工作人員所處理的實驗對象含有致病的微生物的其毒素時，通過在實驗室設(shè)計建造，個體防護裝置，嚴格遵從標準化的工作及操作程序和規(guī)程等方面采取綜合措施，確保實驗室工作人員不受實驗對象侵染，確保周圍環(huán)境不受其污染。
醫(yī)學(xué)實驗室生物安全防護的內(nèi)容包括：安全設(shè)備、個體防護裝置和措施（一級防護），嚴格的管理制度和標準化的操作及規(guī)程。
1 目的
有效地針對科室進行全面的生物安全管理，確保工作人員的安全。
2 范圍
適用于科室各專業(yè)實驗室。
3 職責
3.1、科主任負責任命生物安全小組，指導(dǎo)，規(guī)范其工作。
3.2、生物安全小組組長負責安全小組日常工作的安排。
3.3、生物安全小組負責科室安全的具體工作。
4 工作程序
4.1、生物安全小組組成
4.1.1、科主任為安全小組組長。
4.1.2、經(jīng)年度考核，從科室成員中選取具有高度責任心和實驗室知識的技術(shù)骨干，為生物安全小組安全成員。安全小組成員任期一年，任期中出現(xiàn)特殊情況科主任可對之罷免。
注：安全成員：鄭彥、邢延芳、張瑞、李芳琴、王興寧。
4.2、實驗室生物安全的維護和檢查
4.2.1、生物安全小組指定針對安全操作和安全裝備的檢查方案，至少每年檢查一次。
4.2.2、生物安全小組建立安全清單，為回顧性檢查提供資料并進行記錄，形成《安全記錄》。
4.2.3、對危險品、危險區(qū)進行鑒定并加以標志。
4.2.4、實驗室應(yīng)按規(guī)定及時報告所有的事件和潛在的危險因素。
4.2.5、安全小組應(yīng)定期對工作人員進行安全培訓(xùn)教育，并對各種緊急情況下應(yīng)急措施進行培訓(xùn)。
4.2.6、若發(fā)生職業(yè)暴露應(yīng)及時報告科主任和生物安全小組人員。
4.3、警告標記和標簽的建立。
4.3.1、對不同危險程度的實驗工作區(qū)進行標志。
4.3.2、對高度危險性區(qū)域要張貼危險公告。
4.3.3、對裝存危險物質(zhì)的容器必須貼上標簽，其內(nèi)容應(yīng)詳細。
5、安全操作規(guī)程
5.1、一級生物安全防護實驗室
5.1.1、在實驗室工作區(qū)禁止吸煙
5.1.2、禁止在實驗室放置食物、飲料及類似的存在有潛在的從手
到口的接觸途徑的其他物質(zhì)。禁止用實驗室的冰箱（柜）儲存食物。
5.1.3、處理腐蝕性或毒性物質(zhì)時必須做好防護工作。應(yīng)使用安全鏡、面罩或其他的眼睛和面部防護用品。
5.1.4、在實驗室工作區(qū)，病區(qū)應(yīng)穿白大衣或隔離衣，服裝應(yīng)符合實驗室設(shè)備的要求。
5.1.5、應(yīng)穿著舒適，防滑并能保護整個腳面的鞋子。
5.1.6、在實驗工作區(qū)頭發(fā)不可下垂，避免與污染物質(zhì)接觸或影響實驗操作，有此類危險的飾物應(yīng)避免帶入工作區(qū)。不可留長胡須。
5.1.7、由實驗工作區(qū)進入非污染區(qū)要洗手，接觸污染物后要立即洗手。
5.1.8、禁止堆積過多的垃圾，至少應(yīng)每日清理一次。
5.1.9、禁止在實驗工作區(qū)存放個人物品。
5.1.10、在實驗室指定清潔區(qū)和非清潔區(qū)，非本室工作人員禁止進入工作區(qū)。
5.1.11、從移液器吸取液體、禁止口吸。
5.1.12、按照實驗室安全規(guī)程操作，降低濺出和氣溶膠的產(chǎn)生。
5.1.13、每天至少消毒一次工作臺面，活性物質(zhì)濺出后要隨時消毒。
5.1.14、所有培養(yǎng)物，廢棄物在運出實驗室之前必須進行滅活，高壓滅活。需運出實驗室滅活的物品必須放在專用密閉容器內(nèi)。
5.1.15、生活垃圾和醫(yī)用垃圾一定要分開裝放。
5.2、二級生物安全防護實驗室
5.2.2、實驗室入口貼有生物危險標志，內(nèi)部顯著位置須貼上有關(guān)的生物危險信息，注明危險因子，生物安全級別，負責人姓名。
5.2.3、禁止非工作人員進入實驗室，或必須經(jīng)實驗室負責人同意后方可進入。
5.2.4、工作人員應(yīng)接受必須的免疫接種和檢測（如乙型肝炎疫苗、卡介苗），建立工作人員的健康檔案。
5.2.5、必要時收集從事危險性工作人員的基本血清留底，并根據(jù)需要定期收集血清樣本，應(yīng)有檢測報告，如有問題及時處理。
5.2.6、將生物安全程序納入標準操作規(guī)范或生物安全手冊，由實驗室負責人專門保管，工作人員在進入實驗室之前要閱讀規(guī)范并按照規(guī)范要求操作。
5.2.7、工作人員要接受有關(guān)的潛在危險知道的培訓(xùn)，掌握預(yù)防職業(yè)暴露以及暴露后的處理程序。
5.2.8、盡可能使用塑料器材代替玻璃器材。
5.2.9、應(yīng)用一次性注射器，用過的針頭禁止折彎，剪斷，折斷，重新蓋帽，從注射器取下，禁止用手直接操作。用過的針頭、注射器必須直接分開放入銳器盒，消毒浸泡。由醫(yī)院專門負責部門人員進行處理。
5.2.10、禁止用手處理破碎的玻璃器具，裝有污染針，利器及破碎玻璃的容器在丟棄之前必須消毒。
5.2.11、實驗設(shè)備在運出修理或維護前必須進行消毒。
5.2.12、人員暴露感染性物質(zhì)時，及時向科主任或安全管理小組人員匯報，并記錄事故經(jīng)過和處理方案
6、記錄
6.1、實驗室消毒記錄
6.2、實驗室廢棄物處理記錄。
實驗室工作檔案管理制度
為做好實驗室工作檔案管理工作，完善實驗室的規(guī)范化管理，加強實驗室建設(shè)，提高實驗室功能和效率，適應(yīng)實驗室教學(xué)的改革發(fā)展，特制定本制度。
一、實驗室工作檔案的內(nèi)容
1．實驗室管理和建設(shè)部分：實驗室管理人員基本情況表；實驗室建設(shè)計劃申報材料；實驗室評比、總結(jié)材料；實驗室各類規(guī)章制度，崗位責任制；實驗室工作計劃，活動記錄，人員考核記錄，培訓(xùn)計劃及實施情況。
2．實驗室教學(xué)部分：實驗室教學(xué)大綱、教學(xué)計劃、實驗項目卡片、實驗教材，實驗教學(xué)考核考試辦法及試卷。典型的實驗報告，有關(guān)實驗教學(xué)的記錄報表等；實驗教學(xué)方法研究、文章材料等。
3．實驗室設(shè)備部分：設(shè)備管理的各項規(guī)章制度；儀器設(shè)備的固定資產(chǎn)帳（卡）技術(shù)資料；維修使用記錄；借用登記記錄；設(shè)備的購置報告、設(shè)備報廢調(diào)撥單，設(shè)備的論證報告、訂貨合同、安裝驗收報告、使用、檢修及故障記錄等。
二、實驗室工作檔案的管理
1．實驗室檔案管理工作是實驗室工作的一項重要內(nèi)容。新建實驗室要及時建立工作檔案。
2．根據(jù)實驗室工作檔案的內(nèi)容，實驗室管理人員、有關(guān)教師和其他人員，有責任和義務(wù)主動做好有關(guān)材料的收集和事項記錄工作，并提供給負責檔案工作的人員。
三、本制度自公布之日起執(zhí)行，由教務(wù)處負責解釋。
《檔案管理制度》7
一、死因登記信息報告卡第一聯(lián)由公共衛(wèi)生科進行保存管理。填報的`《死亡醫(yī)學(xué)證明書》由錄入單位和縣疾控中心按檔案管理要求長期保存。
二、公共衛(wèi)生科要定期下載死亡個案數(shù)據(jù)和儲存本單位網(wǎng)絡(luò)上報的原始數(shù)據(jù)庫，并采取移動存儲等有效方式進行數(shù)據(jù)的長期備份，確保報告信息數(shù)據(jù)安全。
三、醫(yī)院按照有關(guān)法律、法規(guī)和國家有關(guān)規(guī)定對于死亡統(tǒng)計、信息分析資料統(tǒng)一管理，不得擅自公布。
四、對于其他需要使用死亡信息的，應(yīng)由申請人按有關(guān)行政審批程序進行審批，申請書應(yīng)明確信息的用途、范圍、時段和類別。
《檔案管理制度》8
了健全我校學(xué)生資助工作檔案，維護檔案的完整與安全，便于保管和利用，特制定本制度。
1、檔案管理工作人員要忠于職守，刻苦鉆研業(yè)務(wù)，嚴格按照檔案工作的各項規(guī)章制度辦事。
2、校學(xué)生資助管理中心，負責學(xué)生資助檔案的.收集、整理、保管、統(tǒng)計、鑒定、銷毀和利用等管理工作。
3、資助工作中形成的具有保存價值的文件資料，要以紙質(zhì)和電子檔案形式及時歸檔保存。
4、學(xué)生資助管理中心應(yīng)接受教育行政部門領(lǐng)導(dǎo)和檔案行政管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。學(xué)生資助管理中心應(yīng)建立學(xué)生資助檔案，并由檔案室集中保存。
5、學(xué)生資助管理中心應(yīng)嚴格按《福建省學(xué)生資助檔案整理方法》規(guī)定和程序收集、整理、立卷、歸檔、保管學(xué)生資助業(yè)務(wù)材料，確保歸檔材料的完整、安全，不得偽造、篡改。
6、對檔案資料進行分類、編目和鑒定后歸檔保存，存放要做到排列有序，便于查找。紙質(zhì)檔案要做好防潮、防塵和防蟲等保護工作，電子檔案要做好備份。
7、學(xué)生資助檔案的保管期限分為永久和定期。
8、學(xué)生資助管理中心應(yīng)依法為教育部門、相關(guān)學(xué)校、金融機構(gòu)、受助學(xué)生和家長等提供檔案信息查詢服務(wù)。
9、紙質(zhì)檔案外借必須履行審批、登記手續(xù)，借出檔案須在規(guī)定時間內(nèi)歸還。
10、本制度自印發(fā)之日起施行。
《檔案管理制度》9
1．總則
1.1為確保工程檔案的齊全、完整、準確、系統(tǒng)，確保檔案案卷合格率，使工程檔案管理順利達到《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》的要求，特制定本制度。
1.2基本建設(shè)工程檔案資料是指在整個建設(shè)項目,從醞釀、決策到建成投產(chǎn)的過程中形成的有歸檔保存價值的文件資料,包括項目的提出、調(diào)研、可行性研究、評估、勘測、設(shè)計、施工、調(diào)試、竣工等工作活動中形成的文字材料、圖紙、圖表和其它載體的材料。
1.3基本建設(shè)工程檔案資料是國家、企業(yè)的寶貴財富，是勘測、設(shè)計、施工和管理人員的勞動結(jié)晶。依據(jù)《中華人民共和國檔案法》，各級人員做好文件材料的立卷歸檔工作是各自的義務(wù)和崗位職責，各級人員應(yīng)對自己負責的項目所形成的、具有保存價值的文件材料，認真做好立卷歸檔工作，并確保檔案的完整性、準確性。
2工程檔案管理制度
2.1檔案資料管理
2.1.1工程檔案資料工作是工程建設(shè)過程的一部分，應(yīng)納入建設(shè)全過程管理并與工程建設(shè)同步。行政部集中統(tǒng)一管理本工程全過程的技術(shù)檔案資料，對工程文件材料的形成、積累、收集、歸檔工作進行監(jiān)督、檢查，并負責工程技術(shù)檔案資料的接收和移交。
2.1.2工程建設(shè)中，各種技術(shù)資料交由行政部統(tǒng)一管理發(fā)放，各有關(guān)部門和單位指定專人辦進領(lǐng)用手續(xù)。
2.1.3設(shè)備到貨后，由技術(shù)部匯同有關(guān)部門開箱驗收后，設(shè)備資料（歸檔的發(fā)給施工單位的）統(tǒng)交行政部統(tǒng)一管理，造冊登記并建立收發(fā)明細帳。各單項工程總體驗收由技術(shù)部對其各種技術(shù)文件和竣工資料進行查驗，各項工程竣工決算的最后付款必須由技術(shù)部對竣工資料簽收合格后支付。
2.1.4購置技術(shù)資料、圖書、標準由行政部門統(tǒng)一申請，經(jīng)批準后按計劃辦理，或委托有關(guān)部門自行辦理。凡購置技術(shù)資料、圖書、標準的報銷憑證，一律由檔案室簽收后方可辦理報銷手續(xù)。
2．2歸檔文件的質(zhì)量規(guī)定
2.2.1凡合同、協(xié)議等文件材料均應(yīng)為正本（即必須有各方代表符合規(guī)定的親筆簽名，有單位蓋章欄目的還必須加蓋單位公章歸檔，簽字方不能用副本或復(fù)印件歸檔）。
2.2.2施工技術(shù)記錄、工程簽證單、試運記錄、設(shè)計修改通知單（含工程聯(lián)系單）等表格和數(shù)據(jù)均應(yīng)用70g以上的白色書寫材料書寫并原件（如表式為復(fù)印件，數(shù)據(jù)雖用合格材料書寫也不能作為原件；驗收簽證單中的各方人員必須簽名齊全，不能以蓋章或打印件代替簽名）歸檔。
2.2.3調(diào)試措施，方案和報告等均應(yīng)為油印件或激光打印機打印件，不能用復(fù)印件或普通色帶打印件，以保證字跡的耐久性。
2.2.4主送和抄送本單位的文件材料均應(yīng)以紅頭文件（不能用復(fù)印件）歸檔。2.2.5書寫規(guī)定
A）書寫字跡工整，圖樣清晰。
B）書寫墨水應(yīng)為碳素墨水，嚴禁用圓珠筆或鉛筆書寫。
C）文件書寫格式應(yīng)用橫行排列，文件段落，章節(jié)編排，按有關(guān)文件編寫要求；漢字簡化應(yīng)符合國家頒發(fā)的有關(guān)規(guī)定。
3工程文件收發(fā)及管理規(guī)定
為加強工程文件收發(fā)管理，理順傳遞關(guān)系，并按工程進度作好工程文件的提供利用，特制定本制度。
3.1工程文件接收
3.1.1各單位提供給技術(shù)部的工程文件（工程技術(shù)文件、圖紙資料）由行政部統(tǒng)一接收；上級黨政主管機關(guān)所發(fā)的行政及黨務(wù)方面的文件也由行政部統(tǒng)一接收。
3.1.2技術(shù)部其它部門或個人從外單位帶回或通過其它途徑收到的工程文件，一律交行政部。
3.1.3設(shè)備文件，技術(shù)部匯同有關(guān)部門對設(shè)備開箱驗收后，及時將設(shè)備資料立卷歸檔；設(shè)備文件資料由行政部統(tǒng)一歸口發(fā)放給有關(guān)單位。
3.1.4技術(shù)部對接收的工程文件資料，必須進行數(shù)量和外觀質(zhì)量檢查，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時通知寄發(fā)單位補發(fā)。
3.1.5登記完畢的工程文件，應(yīng)及時予以處理，在保證歸檔份數(shù)后，應(yīng)按技術(shù)部領(lǐng)導(dǎo)審定的工程文件及時分發(fā)給有關(guān)單位和部門。
3.1.6對接收的密級文件資料，要嚴格按保密規(guī)定妥善收存，并認真執(zhí)行密級文件資料的借閱規(guī)定。
3.2工程文件資料發(fā)放
3.2.1分發(fā)外單位和部門的工程文件資料由行政部統(tǒng)一辦理。
3.2.2呈送上級單位的工程文件由技術(shù)部領(lǐng)導(dǎo)確定發(fā)放單位和數(shù)量。
3.2.3為避免工程文件資料分發(fā)過程中可能出現(xiàn)的錯發(fā)現(xiàn)象，圖紙、資料領(lǐng)取單位應(yīng)指定領(lǐng)取人名單，并書面通知行政部；行政部按指定名單發(fā)放工程文件資料。4行政部門檔案管理職責
參建單位（總承包、發(fā)包、建設(shè)、設(shè)計、施工、監(jiān)理、承辦單位）應(yīng)按各自的職責，將負責承建、承辦的項目文件材料進行收集、積累、整理，按照歸檔要求移交建設(shè)單位。項目實行總承包的，由總承包單位負責對其總包項目的文件從形成到編制的全過程進行監(jiān)督、檢查與指導(dǎo)。并負責組織、協(xié)調(diào)分包單位的歸檔工作。按規(guī)定向建設(shè)單位提交全套完整、準確系統(tǒng)的符合檔案規(guī)范標準的項目檔案。
由建設(shè)單位分別向幾個單位發(fā)包的，由各承包單位負責收集、積累、整理其承包項目的全部文件。
設(shè)計單位：負責對形成的基礎(chǔ)材料和項目設(shè)計等文件進行收集、積累、整理。
監(jiān)理單位：負責對各參建單位在工程建設(shè)中文件的形成及竣工檔案的`編制進行監(jiān)督與審核，特別是對竣工圖完整、準確、系統(tǒng)進行監(jiān)督和審查。負責收集、積累、整理、歸檔項目監(jiān)理文件。建設(shè)單位委托監(jiān)理單位負責監(jiān)督、檢查項目文件的收集、積累和完整、準確、系統(tǒng)情況，并審核、簽署。同時向建設(shè)單位提交有關(guān)專項報告。驗證材料及其他監(jiān)理文件。試運行單位：負責收集、積累、整理在生產(chǎn)技術(shù)準備和試運行中形成的文件。5施工單位歸檔范圍
負責提交施工，安裝全部技術(shù)記錄（含隱蔽工程的各種資料）。負責提交分部試運記錄及驗收簽證書。負責提交分部試運階段的方案、措施。
負責提交全部機組建設(shè)期間的工程聯(lián)系單及總結(jié)。負責提交檔案歸檔的目錄清單(含電子版目錄)。調(diào)試單位歸檔范圍。
負責提交所承擔的調(diào)試項目的調(diào)試方案、措施與調(diào)試報告等。負責提交調(diào)試過程中設(shè)備缺陷處理記錄。負責提交調(diào)試過程中變更設(shè)計資料及調(diào)試工作總結(jié)。負責提交檔案歸檔的目錄清單(含電子版目錄)。設(shè)計單位歸檔范圍
負責提交項目（工程）各設(shè)計階段的設(shè)計文件。負責提交全部設(shè)計修改通知單。
負責按時提交全套完整的竣工圖（一式八份）。并切實執(zhí)行竣工圖編制的有關(guān)規(guī)定。負責提交設(shè)計總結(jié)。
負責提交檔案歸檔的目錄清單(含電子版目錄)質(zhì)量監(jiān)督部門（質(zhì)量監(jiān)督中心站與質(zhì)量監(jiān)督站）監(jiān)理部門歸檔范圍
負責提交監(jiān)理過程中形成的有關(guān)工程質(zhì)量，工期、投資監(jiān)理等方面的全部文件材料。監(jiān)理各專業(yè)負責人對施工單位、調(diào)試單位、質(zhì)量監(jiān)督部門的歸檔案卷實施審查，對被監(jiān)理單位歸檔文件的完整性、準確性、系統(tǒng)性負責，并在案卷內(nèi)備考表審核人欄簽署。負責提交設(shè)計、施工、安裝、調(diào)試等單位歸檔完整齊全的證明材料。對不符合歸檔要求檔案的處理：
對各單位提供的不符合規(guī)定的案卷和案卷內(nèi)的文件，行政部有權(quán)退回立卷歸檔單位,立卷歸檔單位應(yīng)按檔案管理的有關(guān)規(guī)定進行整改,直至提交符合規(guī)定要求的案卷及案卷文件材料。
本公司全部文書、技術(shù)檔案及資料均可借閱、利用。本著既能保守檔案機密，又能充分發(fā)揮檔案凡因工作需要借閱者，須辦理下列手續(xù)：
6檔案、資料借閱制度
5.1借閱檔案、資料一般只需由本人填寫借閱登記即可（注明：用途、領(lǐng)用時間、歸還時間）。歸還時管理人員要對其檢查之后方可歸檔。
5.2借閱檔案、秘密技術(shù)檔案和資料，須填寫借閱單，經(jīng)部門經(jīng)理簽字同意即可。
5.3絕密文書、技術(shù)檔案和資料一般不借出、不復(fù)制、不攝影，如確因工作需要，應(yīng)在借閱單上注明范圍、內(nèi)容、用途，先經(jīng)部門經(jīng)理同意，主管副總批準、檔案人員只能按其范圍、要求、內(nèi)容提供利用。
5.4外單位人員借閱檔案、資料者，憑單位介紹信，信上要注明查閱范圍、內(nèi)容、用途，屬機密、絕密檔案或資料，應(yīng)主管副總同意，總經(jīng)理批準方能借閱。
5.5借閱的檔案材料要妥善保存，不得損壞、勾劃、刪改、加注、拆頁等。借閱人必須妥善保管，防止丟失和泄密。未經(jīng)同意，不得復(fù)印、抄錄和轉(zhuǎn)借，不能見檔案內(nèi)容公開出去。如遇丟失，要及時寫出丟失報告，在沒有做出處理前停止借閱。
5.6借閱時間在兩周以內(nèi)，如需繼續(xù)使用可辦續(xù)借手續(xù)。對特殊情況需較長時間利用的要經(jīng)主管副總批準，但年末要將所借檔案交到檔案室進行清點、核對后重新借出。對長期借閱檔案不歸還，又不說明原因，不辦理續(xù)借手續(xù)的，行政人員要通知借閱部門負責人負責催還，否則對其整個部門暫停借閱。并嚴格按經(jīng)濟責任制考核辦法執(zhí)行。
5.7凡借有檔案、資料者，在工作調(diào)動、單位撤銷、退職、退休、生病住院或借后暫不使用者，必須將檔案或資料退回行政部，否則不能辦理調(diào)離手續(xù)。同時行政部如因工作需要有權(quán)將檔案、資料調(diào)回行政部。
《檔案管理制度》10
1.0目的
對所有生產(chǎn)記錄進行控制以及檔案的有效管理。
2.0適用范圍
適用于公司各部門。
3.0職責
3.1各部門負責對本部門的生產(chǎn)記錄進行控制。
4.0工作程序
4.1記錄分類和管理
4.1.1生產(chǎn)記錄。試驗室根據(jù)要求設(shè)計記錄樣表。
4.1.2生產(chǎn)部負責將生產(chǎn)過程的各種生產(chǎn)數(shù)據(jù)進行記錄在案。
4.2記錄表格原件管理
4.2.1記錄表格樣本由公司統(tǒng)一制定。未經(jīng)批準，任何人不得修改表格內(nèi)容，樣表保存在辦公室，空白表格可以由公司統(tǒng)一印制下發(fā)，也可以由使用部門依樣表復(fù)制。
4.2.2各使用部門按受控表格樣本使用記錄表格。
4.3記錄收集、歸檔4.3.1原始生產(chǎn)記錄
4.3.1.1原始生產(chǎn)記錄必須認真、準確、及時、真實地反映生產(chǎn)結(jié)果。
4.3.1.2原始生產(chǎn)記錄項目必須齊全。
4.3.1.3原始生產(chǎn)記錄必須字跡清晰、整潔，不得隨意涂改。如要涂改應(yīng)在原錯處劃一杠，在旁邊寫上正確的數(shù)據(jù)，重要數(shù)據(jù)修改時必須要生產(chǎn)經(jīng)理的.簽字。各項生產(chǎn)記錄應(yīng)分類分項按要求妥善保管。
4.3.2試驗室生產(chǎn)記錄
4.3.2.1試驗室原始記錄、試驗報告等必須分類建立臺賬并統(tǒng)一編號，相互銜接，一切原始數(shù)據(jù)不得隨意涂改、更改，資料不準抽撤。
4.3.2.2試驗資料應(yīng)有專職人員管理，并隨時整理，逐年歸檔，保存期限自竣工之日起不少于五年。
4.3.2.3試驗室出具的試驗報告必須實事求是，字跡清楚，數(shù)據(jù)可靠，結(jié)論明確，同時應(yīng)簽字完善，并加蓋試驗室專業(yè)公章。
4.7.1文件管理人員應(yīng)對保管的記錄通過采用編目、標簽等辦法，實現(xiàn)便于檢索的目的。
4.7.2本公司內(nèi)部需借閱記錄，直接向記錄保存部門借閱。外單位或個人（包括顧客）需借閱記錄的，需經(jīng)常務(wù)副總同意后，再向記錄保存部門借閱，原則上記錄不能帶離保管地。特殊情況需經(jīng)常務(wù)副總批準，記錄保管人員負責按期收回。
4.9記錄表格的填寫
各種記錄應(yīng)填寫完整，字跡清晰，做到及時、全面、準確、真實。
4.10記錄表格的更改
根據(jù)記錄的實際需要，可對不適用的記錄表格予以更改。更改可由
各部門提出，常務(wù)副總代表批準后，由公司辦公室統(tǒng)一更改。
4.8記錄銷毀
對于超期的記錄，由記錄保存部門按保存期限報主管領(lǐng)導(dǎo)審批后統(tǒng)一銷毀。
《檔案管理制度》11
一、檔案管理總則
1、公司檔案是指公司各個部門在從公司經(jīng)營管理等工作中形成的具有保存價值的各種文字、圖紙、照片、影片、錄象、印刷品等原始記載,是公司管理工作的基本依據(jù)和有效憑證。
2、檔案的管理工作是一門專業(yè)性的管理工作,是經(jīng)營管理活動中的重要組成部分,各部門都要從公司整體利益出發(fā),把檔案管理工作納入本部門日常工作程序之中,切實加強領(lǐng)導(dǎo),部門負責人為本部門檔案第一負責人。
3、各部門都必須貫徹執(zhí)行集中統(tǒng)一人事檔案的原則,采取有效措施,集中統(tǒng)一管理本部門的檔案,以維護檔案的完整、準確、系統(tǒng)、安全有效利用。
二、管理結(jié)構(gòu)和職責
1、總辦是公司檔案管理的業(yè)務(wù)主管部門,根據(jù)工作需要,應(yīng)組織籌建公司檔案室,總辦對其他部門進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。其主要職責:
�、僦贫ü緳n案管理制度、辦法、規(guī)范并指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查各部門貫徹執(zhí)行情況;
�、趯Ω鞑块T的檔案管理工作進行經(jīng)常的檢查、指導(dǎo)和交流,加強檔案管理意識;
�、劢M織培訓(xùn)各部門兼職檔案管理員;
�、茇撠煿炯墮n案的收集、整理和集中統(tǒng)一管理并積極提供利用;
2、部門應(yīng)根據(jù)本部門檔案數(shù)量、使用頻度、重要性等特點,設(shè)立部門內(nèi)的檔案柜或移交總辦進行檔案管理;各部門應(yīng)按照規(guī)范設(shè)立檔案管理崗位,并指定兼職檔案管理員;兼職檔案管理員負責本部門內(nèi)的檔案收集、整理和集中統(tǒng)一管理工作。業(yè)務(wù)上接受總辦檔案管理員指導(dǎo)。各部門的檔案管理崗位是公司檔案體系中最基層的業(yè)務(wù)結(jié)點,其基本職責:
�、儇瀼貓�(zhí)行公司有關(guān)檔案管理的系列規(guī)范,制定本部門檔案工作各項實施細則;
②負責收集本部門內(nèi)的'檔案材料,并進行系統(tǒng)整理、編目、科學(xué)排列,做到查找方便,為各項工作提供服務(wù);
�、墼陧椖拷Y(jié)束或特定時期向公司檔案室移交檔案。
三、公司檔案歸檔范圍和要求
1、公司檔案的歸檔范圍,按其性質(zhì)劃分:公司的各種證、照、卡、各種行政文件,各個項目相關(guān)的證件、手續(xù)、合同、圖紙、竣工資料、驗收資料、獎牌、榮譽證書等。
2、公司檔案,由總辦檔案管理員收集公司在工作中形成的歸檔材料。部門檔案,由部門兼職檔案管理員分別收集本部門和本項目在工作中形成的歸檔材料,在項目結(jié)束或特定時期向總辦移交;
3、會計檔案由于其特殊性及重要性,會計憑證、報表、帳冊等財務(wù)資料由財務(wù)部根據(jù)國家財政部的有關(guān)政策歸檔和保管;
4、歸檔的檔案應(yīng)齊全、完整、準確、系統(tǒng);各種簽證手續(xù)完備、字跡圖樣清晰;
5、本公司產(chǎn)生的和政府發(fā)文的各類歸檔材料都必須是原件;公司全體員工都應(yīng)無條件按規(guī)定提交歸檔材料,任何人都不得將歸檔材料據(jù)為私有。
四、檔案的管理
1、檔案管理員對接受的檔案應(yīng)及時進行分類、編號并進行電腦錄入;
2、檔案保管必須有專用房間或柜子,房間或柜內(nèi)保持適當?shù)臏�、濕�?并應(yīng)有防火、防蟲、防盜等措施。
3、檔案管理員應(yīng)經(jīng)常對檔案進行保管狀況檢查。如發(fā)現(xiàn)問題除及時報告本部門領(lǐng)導(dǎo)外,應(yīng)采取補救措施,以減少檔案的損失;
4、檔案管理部門應(yīng)建立登記制度,對檔案的接收、移交、借閱等方面進行登記;
5、各服務(wù)中心必須指定專人管理本服務(wù)中心的檔案,并及時與總辦檔案管理員對接;
6、常用檔案在使用中,檔案管理員必須保持一份復(fù)印件存檔,以便其他相關(guān)工作的查閱;
7、凡領(lǐng)用檔案原件交相關(guān)部門留存者,必須復(fù)印一份由收文單位蓋“與原件相符”章后返回總辦存檔。以保證項目資料的完整,并節(jié)省公司人力、物力,縮短辦文時間;
8、部門撤消或變動,以及項目結(jié)束時,應(yīng)將其檔案收集齊全,妥善整理,嚴格按類別、目錄順序?qū)μ柸胱帕姓b方可向公司檔案室或其他接收單位辦理交接手續(xù);
9、檔案分電子文檔和實物存取文檔兩種;
10、檔案的保管期限分永久、長期、短期、臨時四種。
五、檔案的利用
1、積極開展檔案的利用,各部門因工作需要可查閱檔案,充分發(fā)揮公司檔案在項目開發(fā)和管理中的作用;
2、凡借閱檔案的人員,必須愛護檔案,不得遺失、涂改、拆散、剪裁、勾畫、批注,必須保證檔案的保密性,按時歸還,如有損壞、涂改、丟失等,應(yīng)及時追查責任。
六、檔案的銷毀
1、任何部門和個人非經(jīng)允許無權(quán)隨意銷毀公司檔案資料。
2、按規(guī)定需要銷毀的,凡屬密級檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準,一般內(nèi)部檔案須經(jīng)總辦主任批準。
3、經(jīng)批準銷毀的檔案,檔案管理人員應(yīng)認真填寫銷毀清單,并由專人監(jiān)督銷毀。
七、附則
1、本規(guī)范的執(zhí)行監(jiān)督人為總辦檔案管理員。
2、各部門應(yīng)參照本規(guī)范制定部門內(nèi)實施細則,報總辦備案;
3、有關(guān)檔案管理的其他規(guī)范,與本規(guī)范配合執(zhí)行。
4、對檔案管理工作每半年進行一次檢查,發(fā)現(xiàn)因管理不善,造成資料丟失、損壞的按照公司獎懲制度執(zhí)行,并且應(yīng)采取一切補救措施。
八、項目圖紙移交規(guī)定
1、針對地產(chǎn)公司開發(fā)的新項目,在正式出施工圖時給物業(yè)公司發(fā)放的圖紙(包括各專業(yè)相關(guān)圖紙),作為公司的絕密文件,由專人負責保管。
2、工程竣工驗收后,地產(chǎn)公司向物業(yè)公司提交整套工程資料,物業(yè)公司專人接收并簽字確認。
3、服務(wù)中心成立后,項目資料移交服務(wù)中心,由服務(wù)中心具體按檔案管理制度中相關(guān)規(guī)定進行管理。
九、檔案管理流程圖:
1、項目資料:
相關(guān)部門分類整理
列出清單
部門經(jīng)理審查簽字
項目結(jié)束后移交公司檔案員
檔案管理員歸類、編目組卷
建立電子檔案
2、公司證照卡及榮譽證書、獎杯等實物:
3、檔案借閱
填借閱申請單
總辦審批
登記借閱
按時歸檔:
《檔案管理制度》12
1、會計檔案是記錄和反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，必須嚴格執(zhí)行安全和制度，嚴防毀損、散失和泄密。
2、單位每年形成的'會計檔案，由財務(wù)科負責整理立卷，裝訂成冊。當年會計檔案，在會計年度終了后，可暫由財務(wù)科保管一年。期滿之后，編造清冊移交檔案室保管。財務(wù)科不得自行封包保存。
3、會計檔案向外單位提供利用時，檔案原件原則上不得借出，如有特殊需要，須報上級主管部門批準。但不得拆散原卷冊，并應(yīng)限期歸還。
4、各種會計檔案保管的期限：
�。�1）5年保管期：會計月、季報表
�。�2）15年保管期：總帳、明細分類帳；
原始憑證和記帳憑證；會計移交清冊
�。�3）25年保管期：現(xiàn)金日記帳、銀行存款日記帳
�。�4）永久性保管期：會計年度決算報表；
會計檔案保管，銷毀清冊；職工工資及獎金發(fā)放清冊。
5、會計檔案保管期滿，需要銷毀時，由檔案室提出銷毀意見，會同財務(wù)科共同鑒定，嚴格審查，編造會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱。卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。報領(lǐng)導(dǎo)批準后方可銷毀。銷毀時，應(yīng)由檔案室、財務(wù)科共同派員監(jiān)督。監(jiān)銷人在銷毀后必須在銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告領(lǐng)導(dǎo)。
6、會計檔案銷毀前，對本單位認為重要的會計資料，應(yīng)復(fù)留存，以便備查。
《檔案管理制度》13
第一章 總則
第一條 工業(yè)企業(yè)的機器設(shè)備和工具，是進行生產(chǎn)的物質(zhì)條件。其數(shù)量和性能，決定著企業(yè)的生產(chǎn)面貌，因此，工業(yè)企業(yè)管好用好機器設(shè)備和工具，使機器設(shè)備和工具經(jīng)常處于完好狀態(tài)，延長其使用壽命，是工業(yè)企業(yè)管理工作的一項重要內(nèi)容。設(shè)備管理好壞，對于產(chǎn)品的質(zhì)量、品種、產(chǎn)量，對于減輕勞動強度，提高勞動效率以及減少原材料消耗，降低產(chǎn)品成本等具有極其重要的作用。
第二條 設(shè)備管理工作的內(nèi)容包括從設(shè)備進廠驗收、安裝、使用、維護保養(yǎng)、檢查修理到配件的生產(chǎn)、設(shè)備的改造、更新，以及日常的登記、保管、調(diào)撥、報廢等一系列工作。設(shè)備管理的任務(wù)，是要保證設(shè)備在物質(zhì)運動的全過程中，自始至終保持良好的技術(shù)狀態(tài)。
第三條 為了保證有效地實現(xiàn)設(shè)備管理目標，必須堅持以預(yù)防為主，維護保養(yǎng)與計劃檢修并重和先維修后生產(chǎn)的原則，正確使用，精心保養(yǎng)，合理潤滑，安全生產(chǎn)。設(shè)備管理部門和生產(chǎn)部門共同負責，做好包 括使用、保養(yǎng)、檢查、修理等工作，正確處理好生產(chǎn)與維修的關(guān)系。
第二章 設(shè)備技術(shù)狀況
第四條 設(shè)備技術(shù)經(jīng)濟指標。
評價企業(yè)設(shè)備管理的技術(shù)經(jīng)濟指標有：
1.設(shè)備完好率 表示設(shè)備技術(shù)狀態(tài)的完好程度，是檢查企業(yè)設(shè)備管理和維修工作水平的重要指標。其計算公式為：
設(shè)備完好率=完好的設(shè)備臺數(shù) / 設(shè)備總臺數(shù)×100%
設(shè)備總臺數(shù)是指本企業(yè)已安裝的全部生產(chǎn)設(shè)備，包括在用、停用、封存、停機待修和正在檢查的.所有設(shè)備，不包括尚未安裝和由基本建設(shè)部門管理、物資部門代管的設(shè)備。完好設(shè)備臺數(shù)是指設(shè)備總臺數(shù)中完全符合設(shè)備完好標準的臺數(shù)。
2.設(shè)備故障率 它是指因設(shè)備發(fā)生故障而停機的時間占設(shè)備運轉(zhuǎn)時間的百分比，計算公式為：
故障率=設(shè)備故障停機時間 / 設(shè)備運轉(zhuǎn)時間×100%
3.維修費用效率 它是指單位維修費用所能生產(chǎn)的產(chǎn)品產(chǎn)量，計算公式為：
維修費用效率=產(chǎn)品產(chǎn)量(件或噸) / 維修費用
4.單位產(chǎn)品(或萬元產(chǎn)值)維修費用 計算公式為：
單位產(chǎn)品(或萬元產(chǎn)值)的維修費用=維修費用 / 產(chǎn)品產(chǎn)量(或總產(chǎn)值)
5.平均單臺設(shè)備年維修費用 計算公式為：
平均單臺設(shè)備年維修費用=年維修總費用 / 年投入使用設(shè)備總臺數(shù)
第五條 對所有設(shè)備按設(shè)備的技術(shù)狀況、維護狀況和管理狀況分為完好設(shè)備和非完好設(shè)備，并分別制訂具體參合標準。
第六條 各部門的生產(chǎn)設(shè)備必須完成上級下達的技術(shù)狀況指標，即考核設(shè)備的綜合完好率。
第七條 設(shè)備管理部門要分別制訂出年、季、月度設(shè)備綜合完好率指標，并層層分解落實到崗。
第三章 設(shè)備運行動態(tài)管理
第七條 設(shè)備運行動態(tài)管理，是指通過一定的手段，使各級維護與管理人員能掌握住設(shè)備的運行情況，依據(jù)設(shè)備運行的狀況制訂相應(yīng)措施。
第八條 建立健全系統(tǒng)的設(shè)備巡檢措施。
各作業(yè)部門要對每臺設(shè)備，依據(jù)其結(jié)構(gòu)和運行方式，定出巡檢點、內(nèi)容、正常運行的參數(shù)標準，并針對設(shè)備的具體運行特點，對設(shè)備的每一個巡檢點，確定出明確的檢查周期，一般可分為時、班、日、周、旬、月檢查點。
第九條 巡檢保證體系。
生產(chǎn)崗位操作人員負責對本崗位使用設(shè)備的所有巡檢點進行檢查，專業(yè)維修人員要承包對重點設(shè)備的巡檢任務(wù)。各作業(yè)部門都要根據(jù)設(shè)備的多少和復(fù)雜程序，確定設(shè)置專職巡檢員
《檔案管理制度》14
第一章總則
第一條為實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、檔案業(yè)務(wù)標準化、檔案管理科學(xué)化，保證檔案的完整和安全，提高檔案利用水平，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《山西省檔案管理條例》、《企業(yè)檔案工作規(guī)范》（DA/T42-20xx）、省委省政府辦公廳《關(guān)于加強和改進新形勢下檔案工作的實施意見》（晉辦發(fā)〔20xx〕20號）及《晉能集團有限公司檔案管理辦法》（晉能辦字﹝20xx﹞88號）等有關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司實際，制定本制度。
第二條本制度所稱檔案是指公司在生產(chǎn)、經(jīng)營、科研、基本建設(shè)以及各項管理等活動中直接形成的，對國家、社會和企業(yè)具有保存價值的各種不同形式和載體的歷史記錄，是公司的信息資源和重要資產(chǎn)。
第三條本制度所稱檔案工作是指履行檔案管理職責的行為和活動，是企業(yè)經(jīng)營管理的重要環(huán)節(jié)，是強化內(nèi)部控制、防范經(jīng)營風險的基礎(chǔ)性工作。
第四條檔案管理遵循原則
�。ㄒ唬┵Y產(chǎn)管理原則：檔案工作以公司資產(chǎn)關(guān)系為紐帶，實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一標準。
（二）集中統(tǒng)一原則：公司本部及公司各部門的檔案實行集中保管，統(tǒng)一管理。檔案部門統(tǒng)一管理本單位全部檔案，在單位條件和庫容允許的情況下，一并將人事檔案集中統(tǒng)一保管。
第五條本制度適用于公司各部門。
第二章檔案管理組織體系
第六條按照“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理”的原則，公司堅持并不斷完善黨委和行政領(lǐng)導(dǎo)、檔案部門歸口負責、各部門共同參與的檔案工作體制。檔案管理組織體系包括：分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)、檔案部門或檔案歸口部門負責人、各部門負責人、各部門專兼職檔案員。
第七條建立檔案工作崗位責任制，確保工作任務(wù)落實。
�。ㄒ唬└鞑块T確定一名檔案兼職管理員，負責整理本部門檔案工作。
�。ǘ┕痉ǘù砣耍瑸闄n案安全的第一責任人；分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，對檔案工作負主管領(lǐng)導(dǎo)責任。
（三）檔案部門或檔案歸口部門負責人，組織協(xié)調(diào)檔案工作的全面健康發(fā)展；檔案部門負責管理本單位的檔案，并對各職能部門檔案工作實行監(jiān)督指導(dǎo)；檔案部門專兼職檔案員負責檔案的收集、整理、編目、保管、保護、鑒定、編研、統(tǒng)計、利用等工作。
�。ㄋ模└鞑块T負責人對本部門的檔案工作負領(lǐng)導(dǎo)責任；各職能部門專兼職檔案員負責本部門文件材料形成、積累、歸檔和定時向檔案部門移交。
（五）檔案管理人員要嚴格執(zhí)行公司檔案管理規(guī)定，認真細致地做好檔案保管以及利用工作，充分發(fā)揮檔案資料的作用。
第八條檔案工作職責
�。ㄒ唬┴瀼貓�(zhí)行檔案工作的法律、法規(guī)和國家有關(guān)的方針政策，建立健全檔案工作規(guī)章制度，負責檔案管理制度體系建設(shè)。
�。ǘ┚幹茩n案工作發(fā)展規(guī)劃和年度工作計劃。
�。ㄈ┘薪y(tǒng)一管理各門類檔案，加強檔案業(yè)務(wù)建設(shè)。
�。ㄋ模┴撠煓n案的收集整理、保管保密、開發(fā)利用、鑒定銷毀和信息化建設(shè)；對各職能部門應(yīng)歸檔文件材料的形成、積累、整理和歸檔進行監(jiān)督、指導(dǎo)。
�。ㄎ澹┴撠煓n案工作研究、宣傳和組織檔案人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)。
�。┴撠煴O(jiān)督、指導(dǎo)、檢查和考核各部門檔案工作。
�。ㄆ撸﹨f(xié)助上級檔案行政管理部門指導(dǎo)單位檔案工作開展規(guī)范化管理及重大建設(shè)項目檔案專項驗收。
�。ò耍┙M織參加上級檔案行政管理部門舉辦的各項活動。
�。ň牛┙邮苌霞墕挝粰n案工作檢查及年度考評，并協(xié)助上級單位組織好本單位檔案工作規(guī)范化管理和重大建設(shè)項目檔案專項驗收等工作。
第三章檔案收集整理
第九條要樹立“大資源觀”，加大檔案的收集力度，做到應(yīng)歸盡歸，抓好源頭強化基礎(chǔ)，突出特點與時俱進，實現(xiàn)檔案資源建設(shè)由單一化接收向多元化收集轉(zhuǎn)變。各種門類、載體檔案立卷歸檔要做到齊全、完整、準確、系統(tǒng)。
（一）歸檔范圍
在公司各項工作中形成的，反映公司職能活動并已辦理完畢的，具有查考和保存價值的各種文字、圖表、聲像等材料均由檔案部門和各部門按《企業(yè)文件材料歸檔范圍及檔案保管期限表》進行歸檔。
�。ǘw檔時間
1.黨群、行政、經(jīng)營等管理類檔案，須在次年3月底前，由形成部門將應(yīng)歸檔的文件向本單位檔案部門歸檔，也可根據(jù)本單位的實際情況隨辦理隨歸檔。
2.新建、改建、擴建的工程項目和技術(shù)改造項目檔案應(yīng)在項目申請立項時開始進行文件材料的積累、整理、審查工作，工程竣工驗收后項目文件全部歸檔，周期長的可分階段、單項歸檔。
3.科研、地測、產(chǎn)品類檔案，應(yīng)根據(jù)各種生產(chǎn)活動和各種科技文件材料形成的具體特點，其歸檔時間可分階段或在項目完成后整理歸檔。
4.產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍、質(zhì)量認證、資質(zhì)信用、合同協(xié)議、知識產(chǎn)權(quán)等文件應(yīng)隨時歸檔；外購設(shè)備儀器或引進項目的文件應(yīng)在設(shè)備開箱驗收或接收后登記歸檔。
5.會計核算業(yè)務(wù)材料應(yīng)在會計年度終了后由會計部門保存1年，期滿后的第二年6月底前內(nèi)向檔案部門歸檔。
6.特殊載體類檔案（照片、底片、錄音帶、錄像帶及實物等）在沖洗加工后，由形成部門書寫文字說明整理后及時歸檔，或同反映同一內(nèi)容的其他載體文件材料一并在材料形成的1個月內(nèi)。及時歸檔保存。榮譽證書、獎狀、錦旗、獎杯、獎牌等，在授獎后及時歸檔。
7.電子檔案由綜合管理部檔案人員進行系統(tǒng)整理，并在3個月內(nèi)完成歸檔�？蒲姓n題中的電子文件應(yīng)在課題驗收或經(jīng)評審、鑒定測試合格后立即歸檔。
8.工作人員因公外出參觀學(xué)習(xí)、考察及參加各種會議的文件材料，應(yīng)在活動結(jié)束后及時歸檔。
9.單位撤銷、合并時，須依據(jù)《國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動檔案處置辦法》（檔發(fā)字〔1998〕6號）的要求，將本單位形成的全部檔案應(yīng)責成專人認真整理、妥善保管，按照要求及時向原上一級主管單位檔案管理機構(gòu)移交。
10.公司電子公文系統(tǒng)，由專人對電子檔案系統(tǒng)進行管理和維護，對OA辦公系統(tǒng)生成的電子文件在文件辦理完畢及時歸檔，并做好備份工作。
�。ㄈw檔份數(shù)
1.原件全部歸檔，并注明份數(shù)、出處。
2.使用頻繁的檔案，各使用部門應(yīng)復(fù)印留存自用。
�。ㄋ模w檔要求
1.歸檔的文件材料應(yīng)符合國家有關(guān)規(guī)定、標準和要求。歸檔的文件材料應(yīng)是原件，字跡工整、圖像清晰，書寫材料和載體材料耐久保存，不得使用鉛筆、圓珠筆和復(fù)寫紙書寫。
2.歸檔的文件必須經(jīng)過系統(tǒng)整理，應(yīng)完整、準確、系統(tǒng)，真實反映各項活動的內(nèi)容和歷史過程。文件編目要素完整、準確。
3.要按照《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》和《山西省<歸檔文件整理規(guī)則>實施細則》等業(yè)務(wù)規(guī)范，分門別類進行整理，按照文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系。
4.應(yīng)歸檔的文件材料必須收集齊全，做到不遺漏、無短缺；歸檔文件材料的門類和載體、形式和內(nèi)容、份數(shù)與頁數(shù)均應(yīng)齊全完整，科技文件材料文字和圖表應(yīng)與實物相符，做到準確、系統(tǒng)，保持成套性、整體性。已破損的文件材料要經(jīng)過修整，字跡模糊或褪色的文件材料要附有復(fù)印件或作耐久性處理。
5.各門類檔案在移交紙質(zhì)檔案的同時必須移交電子檔案。電子檔案的歸檔實行“三套制”（一套封存保管、一套查閱利用、一套異地保存）。電子檔案的歸檔可分兩步進行，對實時進行的歸檔先做邏輯歸檔，然后定期完成物理歸檔。
�。ㄎ澹n案移交
檔案部門應(yīng)檢查歸檔文件是否齊全、完整、準確、系統(tǒng)，并辦理交接手續(xù)，雙方簽字各留一份，以備查考。歸檔的文件不符合要求的，退回原部門重新整理和補充完善。
第四章檔案信息化建設(shè)
第十條要樹立“大效益觀”，檔案信息化應(yīng)與企業(yè)信息化建設(shè)同步發(fā)展，按照“存量數(shù)字化、增量電子化”的工作思路，積極利用信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，加強檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)力度，大力推進傳統(tǒng)檔案的數(shù)字化加工，推動檔案信息化建設(shè)由粗放式加工向精細化加工轉(zhuǎn)變。
第十一條要根據(jù)單位實際，安排專項資金用于檔案信息化建設(shè)，使用成熟穩(wěn)定的檔案管理軟件，積極推動檔案數(shù)字化建設(shè)。采取必要的安全保密措施，保證工作質(zhì)量。要大力加強電子信息資源及信息化建設(shè)管理復(fù)合型人才培養(yǎng)，建設(shè)高素質(zhì)檔案管理隊伍，促進檔案事業(yè)的發(fā)展。
第五章電子檔案管理
第十二條電子檔案歸檔
�。ㄒ唬┕靖餍畔⑾到y(tǒng)生成的文本、圖形、圖像、數(shù)據(jù)等類型電子文件歸檔范圍應(yīng)參照紙質(zhì)文件歸檔范圍確定。音頻、視頻、多媒體等類型電子文件及數(shù)據(jù)庫的歸檔范圍應(yīng)根據(jù)相關(guān)規(guī)定和需要確定。
（二）文件形成部門或信息管理部門應(yīng)定期把經(jīng)過鑒定符合歸檔條件的電子文件向檔案管理部門移交，并按檔案管理要求的格式將其存儲到符合保管期限要求的脫機載體上。
�。ㄈ╇娮訖n案的歸檔范圍參照集團關(guān)于紙質(zhì)文件材料歸檔的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，并應(yīng)包括相應(yīng)的背景信息和元數(shù)據(jù)。
第十三條公司各信息系統(tǒng)所形成的電子文件的元數(shù)據(jù)、背景信息，以及生成非通用電子文件格式的軟件等應(yīng)與電子文件一并歸檔。歸檔的電子文件數(shù)據(jù)格式應(yīng)易于識讀、遷移。
第十四條電子檔案收集要求
（一）記錄了重要文件的主要修改過程和辦理情況，有查考價值的'電子文件及其電子版本的定稿均應(yīng)被保留。正式文件是紙質(zhì)的，如果保管部門已開始進行向計算機全文的轉(zhuǎn)換工作，則與正式文件定稿內(nèi)容相同的電子文件應(yīng)當保留，否則可根據(jù)實際條件或需要，確定是否保留。
�。ǘ┊敼珓�(wù)或其他事務(wù)處理過程只產(chǎn)生電子文件時，應(yīng)采取嚴格的安全措施，保證電子文件不被非正常改動。同時應(yīng)隨時對電子文件進行備份，存儲于能夠脫機保存的載體上。
�。ㄈ⿲υ诰W(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中處于流轉(zhuǎn)狀態(tài)，暫時無法確定其保管責任的電子文件，應(yīng)采取捕獲措施，集中存儲在符合安全要求的電子文件暫存存儲器中，以防散失。
�。ㄋ模⿲τ梦淖痔幚砑夹g(shù)形成的文本電子文件，收集時應(yīng)注明文件存儲格式、文字處理工具等，必要時同時保留文字處理工具軟件。文字型電子文件以XML、RTF、TXT為通用格式。
�。ㄎ澹⿲τ脪呙鑳x等設(shè)備獲得的采用非通用文件格式的圖像電子文件，收集時應(yīng)將其轉(zhuǎn)換成通用格式，如無法轉(zhuǎn)換，則應(yīng)將相關(guān)軟件一并收集。掃描型電子文件以JPEG、TIFF為通用格式。
（六）對用計算機輔助設(shè)計或繪圖等設(shè)備獲得的圖形電子文件，收集時應(yīng)注明其軟硬件環(huán)境和相關(guān)數(shù)據(jù)。
�。ㄆ撸⿲τ靡曨l或多媒體設(shè)備獲得的文件以及超媒體鏈結(jié)技術(shù)制作的文件，應(yīng)同時收集其非通用格式的壓縮算法和相關(guān)軟件。視頻和多媒體電子文件以MPEG、AVI為通用格式。
（八）對用音頻設(shè)備獲得的聲音文件，應(yīng)同時收集其屬性標識、參數(shù)和非通用格式的相關(guān)軟件。音頻電子文件以WAV、MP3為通用格式。
（九）對通用軟件產(chǎn)生的電子文件，應(yīng)同時收集其軟件型號、名稱、版本號和相關(guān)參數(shù)手冊、說明資料等。專用軟件產(chǎn)生的電子文件原則上應(yīng)轉(zhuǎn)換成通用型電子文件，如不能轉(zhuǎn)換，收集時則應(yīng)連同專用軟件一并收集。
�。ㄊ┯嬎銠C系統(tǒng)運行和信息處理過程中涉及的與電子文件處理有關(guān)的參數(shù)、管理數(shù)據(jù)等應(yīng)與電子文件一同收集。
�。ㄊ唬⿲μ子媒y(tǒng)一模板的電子文件，在保證能恢復(fù)原形態(tài)的情況下，其內(nèi)容信息可脫離套用模板進行存儲，被套用模板作為電子文件的元數(shù)據(jù)保存。
�。ㄊ┒ㄆ谥谱麟娮游募膫浞�。
第十五條電子文件編號代碼：T－文本文件；I－圖像文件；G－圖形文件；V－影像文件；A－聲音文件；O－超媒體鏈結(jié)文件；P－程序文件；D－數(shù)據(jù)文件。
第十六條電子檔案保管
�。ㄒ唬⿲w檔電子文件、應(yīng)按有關(guān)規(guī)定進行認真檢驗。在檢驗合格后將其如期移交至檔案館等檔案保管部門，進行集中保管。
（二）歸檔電子文件的保管除應(yīng)符合紙質(zhì)檔案的要求外，還符合下列條件：
1.歸檔載體應(yīng)作防寫處理。避免擦、劃、觸摸記錄涂層。
2.單片載體應(yīng)裝盒，豎立存放，且避免擠壓。
3.存放時應(yīng)遠離強磁場、強熱源，并與有害氣體隔離。
4.環(huán)境溫度選定范圍：17度至20度；相對濕度選定范圍：百分之三十五至百分之四十五。
�。ㄈw檔電子文件在形成部門的保管，也應(yīng)參照上述條件。
第六章檔案管理系統(tǒng)軟件
第十七條檔案管理系統(tǒng)軟件的配置應(yīng)滿足本企業(yè)的實際工作需要，并適應(yīng)本企業(yè)信息化建設(shè)發(fā)展需要。
第十八條檔案管理系統(tǒng)應(yīng)采取身份認證、權(quán)限控制、加裝防火墻等安全保密措施。
第十九條檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備收集整編、數(shù)據(jù)管理、檢索瀏覽、借閱管理、統(tǒng)計匯總、權(quán)限設(shè)置、安全保密、系統(tǒng)維護等基本功能，并能輔助實體檔案管理及根據(jù)需求增擴其他相應(yīng)功能。
第二十條檔案管理系統(tǒng)應(yīng)與各信息系統(tǒng)之間銜接，并能接收和兼容各信息系統(tǒng)生成的電子文件。
第七章檔案保存
第二十一條檔案保存要設(shè)立獨立的檔案庫房，檔案庫房原則上設(shè)置在地面一層且遠離易燃、易爆物品和水火等存在安全隱患的場所。檔案庫房樓面均布活荷載值不應(yīng)小于5KN/m2，采用密集架時不應(yīng)小于12KN/m2，無特殊保護裝置不宜設(shè)置在地下或頂層，面積應(yīng)滿足未來業(yè)務(wù)發(fā)展需要。庫房應(yīng)配置檔案密集架（檔案柜）、防磁柜、溫濕度計、滅火器材、防光窗簾、防盜門窗、自動報警器、監(jiān)控等設(shè)施設(shè)備，根據(jù)庫房管理需要可配置空調(diào)、加濕器、空氣凈化器設(shè)備等。
第二十二條檔案庫房管理
�。ㄒ唬⿴旆繎�(yīng)防火、防盜、防潮、防高溫、防蟲、防光、防塵、防鼠、防水、防有害氣體。
�。ǘ┴瀼亍耙苑罏橹�，防治結(jié)合”的方針，定期檢查庫房的設(shè)備運轉(zhuǎn)情況和安全情況，對存在的安全隱患要及時處理。
�。ㄈ⿴旆績�(nèi)要有檔案存放位置索引標識圖，以指明檔案存放的位置；檔案的排放應(yīng)系統(tǒng)合理，便于查找和取放方便，存放位置相對固定。
�。ㄋ模⿴旆胯�匙要由檔案管理人員專人保管，嚴格執(zhí)行“雙人進（出）庫制”和“檔案出（入）庫登記制”。借閱檔案者要在閱覽室等候檔案管理人員調(diào)卷，禁止進入庫房查找。
（五）庫房溫度應(yīng)保持在14—24℃，相對濕度保持在45—60%。建立溫濕度記錄臺賬，每天定期檢查并做好記錄。
（六）檔案入庫前應(yīng)去污、消毒，受損的檔案應(yīng)及時修復(fù)或補救。
�。ㄆ撸┲匾娮訖n案實行異地異質(zhì)備份，確保檔案安全。
�。ò耍w檔電子文件的保管除應(yīng)符合電子檔案保管的要求外，同時符合下列條件：歸檔載體應(yīng)做防寫處理，避免擦、劃、觸摸記錄涂層；單片載體應(yīng)裝盒，豎立存放，且避免擠壓；存放時應(yīng)遠離強磁場、強熱源，并與有害氣體隔離。
（九）庫藏檔案要定期進行清理核對，做到賬物相符。如發(fā)現(xiàn)破損或載體變質(zhì)的檔案應(yīng)及時采取搶救措施；設(shè)備環(huán)境更新時應(yīng)確認原載體與新設(shè)備的兼容性，原載體保存至少不低于3年，定期檢驗結(jié)果應(yīng)填入電子檔案管理登記表。庫藏檔案數(shù)量發(fā)生變化時應(yīng)登記說明。
第二十三條檔案保密管理
（一）檔案管理人員必須嚴格遵守、執(zhí)行黨和國家保密政策和制度，不談?wù)摍n案的內(nèi)容，更不得擅自透露與傳播有關(guān)機密檔案的內(nèi)容，確保檔案的絕對安全。
�。ǘn案管理人員要模范遵守黨和國家的保密規(guī)定，嚴守機密。應(yīng)做到不該看的檔案絕對不看，不該說的絕密絕對不說，不該問的秘密絕對不問，不該抄錄的檔案絕對不抄錄。
�。ㄈ⿲π孤h和國家、企業(yè)機密的事件要在第一時間內(nèi)報告有關(guān)部門和主管單位。
第八章檔案突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案
第二十四條要樹立“大安全觀”，加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，落實安全制度，做到防患于未然，建立檔案突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案，不斷構(gòu)筑檔案安全防御體系，以滿足檔案安全體系建設(shè)由傳統(tǒng)護衛(wèi)向現(xiàn)代防御轉(zhuǎn)變。
�。ㄒ唬┙M織指揮
成立檔案管理應(yīng)急指揮領(lǐng)導(dǎo)小組，組長由分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)擔任，副組長由檔案部門或檔案歸口部門負責人及應(yīng)急調(diào)度部門負責人擔任，相關(guān)部門人員為成員。
�。ǘ┲饕氊�
負責日常檔案安全信息監(jiān)測、采集、匯總、分析與組織協(xié)調(diào)；起草相關(guān)文件、制定應(yīng)急措施，督促、指導(dǎo)各職能部門開展應(yīng)急工作；根據(jù)突發(fā)事件的性質(zhì)，聯(lián)絡(luò)、組織人員趕赴現(xiàn)場對突發(fā)事件參與處置，并跟蹤了解事件的進展情況和處置情況。
第二十五條要建立突發(fā)事件預(yù)警機制，定期進行檔案與電子文件突發(fā)事故與災(zāi)害應(yīng)急演練，使突發(fā)事件造成的損害降到最低程度。各單位各部門在日常工作中對可能發(fā)生的危機情況及時處理，積極加以防范。接到重大災(zāi)情演練信號后，要按照應(yīng)急預(yù)案和救災(zāi)部門的要求，按指定路線將檔案轉(zhuǎn)移至安全地帶，并組織力量做好檔案的安全保護工作。應(yīng)急演練結(jié)束后，按規(guī)定做好善后處理工作。
第二十六條突發(fā)事件發(fā)生后，受災(zāi)部門應(yīng)立即采取電話、傳真等方式將有關(guān)情況（突發(fā)事件發(fā)生的時間、地點、經(jīng)過、結(jié)果、當前情況、已采取的措施）報告檔案管理突發(fā)事件應(yīng)急指揮領(lǐng)導(dǎo)小組，詳情和進展情況應(yīng)隨時上報。應(yīng)急結(jié)束后，應(yīng)做好突發(fā)事件安全分析，提出加強和改進同類事件應(yīng)急工作的意見和建議。
第九章檔案鑒定與銷毀
第二十七條檔案鑒定銷毀要按規(guī)定程序進行
�。ㄒ唬┏闪⒂蓡挝环止軝n案工作的領(lǐng)導(dǎo)、職能部門、專業(yè)技術(shù)人員和檔案人員組成的檔案鑒定工作委員會。
�。ǘ└鶕�(jù)《企業(yè)文件材料歸檔范圍及檔案保管期限表》，由檔案鑒定工作委員會對已到期的檔案進行鑒定。經(jīng)鑒定仍需繼續(xù)保存的檔案應(yīng)重新劃定保管期限；對需銷毀的檔案材料，要編制銷毀清冊，提出銷毀報告，經(jīng)單位法人審批后方可銷毀；檔案銷毀清單由檔案部門永久保存。
�。ㄈ┑狡陔娮訖n案的鑒定必須進行有效性檢測。電子檔案的銷毀應(yīng)對存儲機密信息的介質(zhì)進行徹底銷毀，對網(wǎng)絡(luò)中傳遞的機密信息徹底清除。
�。ㄋ模n案材料銷毀，必須送交指定的銷毀機構(gòu)和地點，指定專人銷毀，兩人以上在場監(jiān)銷，嚴格執(zhí)行保密規(guī)定。監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀清冊上簽字蓋章并注明銷毀的方式和日期。嚴禁擅自銷毀檔案。
第十章檔案統(tǒng)計
第二十八條檔案統(tǒng)計要做到
�。ㄒ唬蚀_、及時編制檔案工作情況統(tǒng)計年報及有關(guān)統(tǒng)計報表，并上報有關(guān)部門。
�。ǘ┙y(tǒng)計項目內(nèi)容要完整，統(tǒng)計數(shù)據(jù)要準確，要全面系統(tǒng)地反映檔案工作各方面的情況。主要內(nèi)容包括：檔案工作機構(gòu)、人員；檔案室藏情況構(gòu)成、檔案的收進、移出、整理、鑒定、保管數(shù)量和狀況；檔案的檢索、編研等情況；檔案銷毀數(shù)量；檔案利用情況及效果；檔案設(shè)施設(shè)備情況，同時保持檔案統(tǒng)計工作連續(xù)性。
（三）定期進行庫藏檔案的清查核對，做到家底清楚、賬物相符。
第十一章檔案開發(fā)利用
第二十九條要樹立“大服務(wù)觀”，深化檔案開發(fā)利用，推動檔案利用體系建設(shè)由被動性向主動性開放轉(zhuǎn)變。建立完善檔案檢索系統(tǒng)建設(shè)，編制檔案案卷目錄、歸檔文件目錄等檔案檢索工具。建立檔案利用效果登記制度，對典型利用案例進行整理匯編。積極開展編研工作，組織編寫大事記、組織沿革、基礎(chǔ)數(shù)字匯編、發(fā)文匯集、工程項目簡介等，提高檔案的利用效益。
第三十條檔案資料查借閱
�。ㄒ唬┎榻栝啓n案資料要履行審批登記手續(xù)。公司所屬部門來查借閱檔案者，須填寫《檔案資料查借閱審批表》，經(jīng)檔案部門負責人批準后，方可查閱利用。
（二）室藏檔案原則上不外借，因特殊情況需將其外借出，需經(jīng)其分管領(lǐng)導(dǎo)批準，檔案部門或檔案歸口部門負責人批準并派專人監(jiān)督其利用。歸還檔案時，必須經(jīng)檔案部門人員詳細檢查文件材料，確認完好無損后方可完成歸還手續(xù)。
�。ㄈ┎榻栝喞脵n案者必須嚴格遵守檔案保密制度。特別是查閱涉密檔案，須經(jīng)檔案部門負責人和分管領(lǐng)導(dǎo)批準后方可調(diào)閱。涉密檔案必須在檔案員在場的情況下，在閱覽室或固定場所閱讀，不得復(fù)制和摘抄、不得外借、不得拍照、不得失密泄密。
第十二章檔案保障機制
第三十一條要樹立“大發(fā)展觀”，建立檔案工作人員激勵機制，注重人才培養(yǎng)教育，引領(lǐng)檔案干部隊伍建設(shè)由單一型培養(yǎng)模式向復(fù)合型培養(yǎng)模式轉(zhuǎn)變。檔案員要具備一定的專業(yè)知識和相應(yīng)的學(xué)識水平，并保持相對穩(wěn)定；檔案員要進行繼續(xù)教育和專業(yè)培訓(xùn)，每年脫產(chǎn)接受繼續(xù)教育和培訓(xùn)的時間累計不少于12天，并通過有效培訓(xùn)方式，不斷提升檔案干部綜合素質(zhì)，滿足檔案工作發(fā)展需要。在干部培養(yǎng)、選拔任用和年度先進評比中要確保檔案人員占一定名額。對在檔案規(guī)范化管理活動、項目檔案專項驗收等工作中做出貢獻的人員給予表彰和獎勵。
第三十二條完善檔案投入機制，將檔案庫房設(shè)施設(shè)備及裝具更新改造費用、信息化建設(shè)費用和檔案工作人員津貼補助列入年度財務(wù)預(yù)算；檔案崗位津貼發(fā)放范圍及人員由單位分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和分管人事工作的領(lǐng)導(dǎo)提議，并經(jīng)會議討論研究后確定，津貼發(fā)放范圍及標準參照省政府辦公廳《關(guān)于健全和完善檔案管理體制等有關(guān)事宜的通知》（晉政辦函〔20xx〕9號），對檔案人員給予崗位津貼不得低于6元/天，并根據(jù)工資浮動水平，建立適當?shù)脑鲩L機制。
第三十三條公司將按照省檔案局、省國資委、集團公司要求，制定考核目標體系，對檔案管理人員逐步推行檔案工作年度目標責任考核。
第三十四條要積極開展檔案工作規(guī)范化管理、項目檔案管理示范工程等活動，提升檔案工作規(guī)范化水平。檔案工作規(guī)范化管理及省和集團重點建設(shè)項目檔案專項驗收要逐級向集團公司提出申請，由集團公司統(tǒng)一向省檔案局申報并協(xié)調(diào)省檔案局及有關(guān)單位做好評定、驗收工作。
第三十五條要樹立“大法治觀”，檔案工作圍繞集團大局和中心，依法治檔。對發(fā)生檔案管理違法違紀行為或出現(xiàn)安全事故的單位和個人，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》（國家檔案局令第5號）、《檔案管理違法違紀行為處分規(guī)定》（監(jiān)察部、人力資源和社會保障部、國家檔案局令第30號）等的相關(guān)規(guī)定給予處分，構(gòu)成犯罪的依法追究其刑事責任。
第十三章附則
第三十六條本制度由公司綜合辦公室負責解釋。
第三十七條本制度自發(fā)布之日起施行。
《檔案管理制度》15
本規(guī)定自發(fā)布之日起執(zhí)行，解釋權(quán)歸信用管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組所有。
1、目的
對客戶資料進行有效管理，及時對顧客需求與信息進行溝通，確保顧客滿意。
2、范圍
適用于顧客的信息管理、產(chǎn)品質(zhì)量跟蹤、顧客投訴、顧客滿意度管理等。
3、職責
3.1營銷總公司負責客戶檔案管理、產(chǎn)品質(zhì)量跟蹤、顧客投訴處理、顧客滿意度調(diào)查等組織工作;
3.2各部門、各礦負責協(xié)助銷售部完成各項顧客相關(guān)的工作。
4、客戶檔案的管理
4.1.1客戶信息資料的收集整理
銷售部通過市場信息的收集、顧客拜訪銷售人員統(tǒng)計，過程中收集客戶的資料，并匯總
4.1.2客戶檔案的建立與管理
a)銷售部、人事部聯(lián)營辦負責建立各自客戶檔案，客戶檔案應(yīng)包括以下內(nèi)容：
1.客戶聯(lián)系方式，包括電話、聯(lián)系人、網(wǎng)址等;
2.客戶信用狀況描述;
3.客戶以往交易記錄等。
b)客戶檔案設(shè)專人管理，并根據(jù)客戶的交易情況對檔案內(nèi)容進行及時更新;
c)客戶檔案由銷售總監(jiān)進行審批確認。
5.1.3客戶檔案的使用與保密
a)客戶檔案是公司市場管理重要參考內(nèi)容，尤其是在與顧客簽定合作關(guān)系是，相關(guān)人員應(yīng)查閱客戶的檔案資料;
b)客戶檔案資料公司的重要保密資料，未經(jīng)公司總經(jīng)理授權(quán)，任何人不得查閱及外傳，否則公司按《保密管理制度》進行責任追究。
1、建立完整的合同檔案。檔案資料包括以下內(nèi)容：
◆談判記錄、可行性研究報告和報審及批準文件;
◆對方當事人的法人營業(yè)執(zhí)照、營業(yè)執(zhí)照、事業(yè)法人執(zhí)照的副本復(fù)印件;
◆對方當事人履約能力證明資料復(fù)印件;
◆對方當事人的法定代表人或合同承辦人的職務(wù)資格證明、個人身份證明、介紹信、授權(quán)委托書的`原件或復(fù)印件;
◆我方當事人的法定代表人的授權(quán)委托書的原件和復(fù)印件;
◆對方當事人的擔保人的擔保能力和主體資格證明資料的復(fù)印件;
◆雙方簽訂或履行合同的往來電報、電傳、信函、電話記錄等書面材料和視聽材料;
◆登記、見證、鑒證、公證等文書資料;
◆合同正本、副本及變更、解除合同的書面協(xié)議;
◆標的驗收記錄;
◆交接、收付標的、款項的原始憑證復(fù)印件。
2、公司所有合同都必須按部門編號。信用(合同)管理員負責建立和保存合同管理臺帳。
3、合同承辦人辦理完畢簽訂、變更、履行及解除合同的各項手續(xù)后一個月內(nèi)，應(yīng)將合同檔案資料移交信用(合同)管理員。
信用(合同)管理員對合同檔案資料核實后一個月內(nèi)移交檔案室歸檔。
4、各公司及部門應(yīng)于每年的一月十日和七月十日前將本公司管轄范圍內(nèi)上年度和本年度上半年的合同統(tǒng)計報表報送集團公司信用(合同)管理機構(gòu)。
各公司及部門應(yīng)于每年的一月十日前將管轄范圍內(nèi)上一年度信用(合同)管理情況分析報告報送集團公司信用(合同)管理機構(gòu)。
5、建立完整的客戶信用資料，包括客戶信用申請表、客戶調(diào)查表、客戶信用審批表、回復(fù)客戶的標準函、客戶信用表單、授信資料、年審評價報告等，并附客戶概況、付款習(xí)慣、財務(wù)狀況、商賬追討記錄、往來銀行、經(jīng)營狀況等調(diào)查原始資料。
6、客戶信用檔案的查閱需填寫查閱申請單標明查閱人、查閱客戶名稱、查閱用途，由檔案管理員填寫借閱時間、歸還日期。信用檔案的缺失以及涉及商業(yè)秘密內(nèi)容的泄漏要追究相關(guān)當事人的責任。
7、配備大專以上學(xué)歷，具有數(shù)據(jù)庫檢索服務(wù)的能力和經(jīng)驗的人員專(兼)職檔案管理員。
8、檔案管理員必須經(jīng)過企業(yè)信用管理專業(yè)知識培訓(xùn)，考核合格后方可上崗。
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