[集合]會議室管理制度
現如今,人們運用到制度的場合不斷增多,制度是維護公平、公正的有效手段,是我們做事的底線要求。我敢肯定,大部分人都對擬定制度很是頭疼的,下面是小編整理的會議室管理制度,僅供參考,歡迎大家閱讀。
會議室管理制度1
一、總則:
為規(guī)范公司會議室的管理與使用,提高各部門會議效率,保障會議室的'正常使用狀態(tài),現面向公司內部實施會議室使用管理制度,具體事項如下。
二、權責:
2.1由公司行政全面負責會議室日常管理。
2.1.1會議室使用接收、審核及相關協(xié)調工作。
2.1.2會議室物資準備。
2.1.3會后會議室整理。
三、會議室申請
3.1各部門使用會議室,需提前一天在公司系統(tǒng)登記會議室使用申請表。
3.2先申請,后使用。特殊情況下,經相互之間協(xié)商后可以調整使用順序。遇涉及客戶的重要的會議,應先讓客戶會議使用。
四、會議室審批
4.1公司行政在接到系統(tǒng)申請后應及時協(xié)調審批,以保證會議順利進行。
4.2當同一時間同一地點有多個會議申請時,應提前通知相關申請人,請申請部門內部協(xié)商解決,防止會議發(fā)生沖突。原則上優(yōu)先級為客戶會議>涉及外部會議>公司內部會議。
五、會議準備與交付
5.1會議開始前行政人員應確保會議室環(huán)境整潔,空氣清新。
5.2因會議類型不同,行政人員需按申請部門要求提前準備會議物資,確保會議順利開展。
5.3針對會議需使用的電子設備,如投影儀,音響等須提前測試性能,保證正常使用。
5.4會議開始前將準備完畢的會議室交予申請部門檢驗。
六、會議時使用
6.1會議室使用人員須愛護設備和物品,人為損壞要按價賠償。
6.2部門及個人應按預約的時間內使用完畢,如需延長使用時,請及時通知行政部,以便公司做出協(xié)調安排。
七、會議結束整理驗收
會議室使用完畢后,關閉電子設備,整理會議室環(huán)境,方便后續(xù)使用。
會議室管理制度2
為進一步加強局機關會議室使用管理,更好地為各類會議提供服務,保證機關會務管理科學、規(guī)范,特制定本制度。
一、管理原則
。ㄒ唬┚謾C關所有會議室由局辦公室統(tǒng)籌管理、統(tǒng)一安排使用。
(二)會議室使用實行事前申報制。各科室在填報每周會議安排前將要召開的會議向局辦公室申請,并提前到局公公室進行登記,由局辦公室統(tǒng)籌協(xié)調安排。局領導臨時安排的.會議,由承辦科室及時告知局辦公室。
二、會議分類
按照會議的重要性和規(guī)模,會議室分為以下兩類,以便合理安排使用,充分發(fā)揮會議室使用效率。
(一)A類:大型會議(人數在150人左右),在電教室召開。
。ǘ〣類:小型會議(人數在10—40人左右),在會議室召開。
三、會議保障
重要會議的服務工作,包括會標、席卡制作、音響、錄像、照相、幻燈片制作、投影儀操作、車位及茶水服務等。一般性的會議,一般只提供茶水、席卡、音響等服務。會議服務工作由局辦公室統(tǒng)籌安排,市場服務中心具體負責落實。
四、管理規(guī)定
。ㄒ唬⿻h室內音響設備由計算機中心負責管理,管理人員應熟練掌握會議室內各種設備的使用操作方法,保證其正常使用,發(fā)現故障及時報告處理。
(二)會議室使用過程中,應愛護公物,不得損壞桌椅,不得隨意懸掛、張貼會標;隨意使用、移動、拆卸室內設施。
。ㄈ┙乖跁h室內吸煙、隨地吐痰或亂扔雜物、廢紙等。會議室內應保持窗明幾凈,整潔衛(wèi)生,各種用品擺放整齊、有序。
。ㄋ模⿻h服務人員要著工作服;要熱情周到服務,保證茶水及時供應;要經常檢查各會議室內的辦公用品供需情況,發(fā)現缺失,應及時領取。
。ㄎ澹⿻h結束后,服務人員負責把相關設施還原,切斷電源,關閉門窗,并及時通知辦公室,以防止意外事故發(fā)生。如發(fā)生設備故障和公物損壞應及時報告局辦公室,局辦公室通知市場服務中心安排人員及時修理,保證其他會議準時進行。
。┩鈫挝唤栌脮h室,需報告局辦公室同意。
五、本規(guī)定由局辦公室負責解釋,自發(fā)布之日期起施行。
會議室管理制度3
第一章總則
為了規(guī)范公司的會議管理,加強會議室的合理利用并對其進行有效管理、保證會議室的整潔及各類設施的完好,提高會議管理工作效率、會議質量,確保公司各項目會議的順利召開,特制定本管理辦法。
第二章適用范圍
第一條會議室僅限于本公司用于舉行各類會議、開展各部門培訓及重要來賓接待等工作使用。
第二條本管理辦法適用于公司各級、各類會議的組織和管理。
第三章會議的類型及使用原則
第三條公司會議類型有公司辦公例會、日常工作會議、重要來賓接待會議、專題會議、培訓會議和臨時會議等。
第四條會議室使用原則:
一、會議室使用需遵循先登記先使用、先緊急后一般、先全局后部門的原則;臨時情況使用各部門之間可本著重要、緊急優(yōu)先的原則自行協(xié)商調整使用,但不可影響后續(xù)其他預約情況;
二、會議組織部門根據會議類型、參會人員級別和參會人數提前到前臺填寫《會議室預約登記表》預約會議室;涉及接待重要來賓或專題會議等重大會議時,應填寫《會議接待需求表》;如遇特殊情況、緊急會議可先通知行政部負責人,根據實際
三、情況協(xié)調會議室使用,事后補辦有關登記;
四、部門應在所預約時間到達會議室,并開始使用。若長時間未到,則會議室使用權由行政部另作安排;
五、如部門臨時取消申請,再需使用時,需重新申請。部門及個人應按預約時間內使用完畢,若后續(xù)時間無其他安排,可超時使用。但若緊接的時間段內已安排了其他部門使用,超時部門必須離開會議室,終止使用該會議室。
第四章會議準備
第五條會議組織部門應根據會議類型、與會人員級別等內容,提前到行政部指定人員進行登記預約,涉及重大會議時,應填寫《會議接待需求表》,經行政部審批。
第六條所有會議的主持人、召集部門、與會人員及與會領導都應該做好充分準備工作,以便會議高效、有序進行。
第七條會議組織方或人員的會議前需要準備以下內容:
一、明確會議主題、會議主持人、會議時間、明確參會人員,準備會議議程表、會議資料及簽到表,并且指定人員進行會議紀要;
二、涉及接待重要領導或貴賓的會議,需要提前與行政部確認該貴賓或領導的住宿、行程、用餐等安排及相關費用等事項;
三、會議通知由會議組織方或人員發(fā)布。
第八條行政部會議前必須根據會議類型及會議組織方需求,需要準備以下內容:
一、應于會議前10分鐘,準備好茶水、茶歇(水果、點心)、會場布置(包括會議電腦、視頻會議鏈接、音響、投影、條幅標語、座位及名牌、照明、筆、信紙、鮮花等)工作;
二、涉及接待重要來賓的行政工作,包括酒店住宿、來賓用車、用餐預定等。
第五章會中服務和會議要求
第九條會場服務
會場服務主要由行政部負責。
一、引導座位:會議組織方或人力行政人員應于會前準備好座位名牌,可引導與會人員盡快就座,特別要注意主要領導人員和重要貴賓人員的座次位置;
二、茶水服務:會議開始后,人力行政人員應指定前臺工作人員,每隔15—20分鐘添加茶水,根據與會人員飲水情況,自行調整添加茶水間隔時間;
三、維護會場秩序:保證會場內外安靜,注意會場周圍無關人員大聲喧嘩或闖入會場內,影響會議正常進行;
四、內外聯系、傳遞信息:做好內外聯系及信息傳遞工作,包括會議進行中領導對外要辦的事項、外來人員電話接聽、重要日程安排及接待等事項。
第十條會議要求
一、請與會人員嚴格遵守會議時間,切勿遲到或無故早退;
二、會議主持人應把會議事項的進行順序與時間的`分配預先告知與會人員;
三、會中,與會人員應及時關閉手機鈴聲,打開震動;請勿隨意打斷他人發(fā)言;急需接聽電話,須到場外接聽。
第六章會后工作
第十一條會議結束后,各部門應做好收尾工作。
一、會場清理:各部門使用后要及時關閉投影儀,視頻等設備,椅子及時歸位。行政部會后檢查并整理會場,保持會場清潔。清點會場設備,保證會場內設備完好。會議室使用完畢后,隨時關閉門、窗和全部設施、設備、電源,其實做好防火、防盜及其他安全工作;
二、會議紀要:由會議組織部門指定人員做好會議紀要,并成文由與會人員簽字確認;
三、貴賓接待工作:涉及會后接待用餐或接待用車,由責任部門陪同,行政部協(xié)助安排用餐及行程用車,直至接待工作結束。
第七章會議室的管理
第十二條會議室由行政部指定專人管理,各部門在使用會議室過程中,要保持衛(wèi)生,禁止吸煙,愛護室內設備。會議室內的設備、工具、辦公用品未征得公司同意,任何人不得隨意拿出會議室或挪作他用。
第十三條會議室的環(huán)境衛(wèi)生由行政部安排專人打掃,要做好日常清潔工作。為保持公司形象,公司員工切勿將私人物品擺放于會議室。
第十四條如遇下班或節(jié)假日,會議室管理人員應做到門窗關閉、電源關閉,遙控器等小件物品應及時收納,做好防火、防盜安全工作。
第八章附則
第十五條本制度由行政部指定,經區(qū)域總經理審批,報批集團通過后生效。
第十六條本辦法的解釋權和修改權歸行政部所有。
第十七條其他內容
附件一:《會議室預約使用登記表》
附件二:《會議接待需求表》
會議室管理制度4
為規(guī)范會議室的使用及管理,為各種會議提供充分的后勤保障和接待服務,特制定本制度。
一、使用程序
1、使用會議室前,需向辦公室預約登記,并說明使用時間等情況,由辦公室統(tǒng)籌并公示會議安排。
2、使用會議室前,由使用部門提前布置會議室,必要時辦公室可提供協(xié)助。
3、使用會議室期間,使用部門要在會議室門前自覺將告示牌調整為“會議中”,室內物品設施使用方法見背頁“會議室使用須知”。如需其他幫助可致電88888888。
4、會議結束后,使用部門負責將會議室恢復原狀,并將告示牌調整為“空閑”。
二、管理制度
1、辦公室負責定期檢查會議室,并督促清潔人員每天上、下午上班前對會議室進行清理。
2、使用部門和與會人員要愛護室內公物,保持室內清潔,不得隨意將會議室用品帶走或挪作他用,損害公物照價賠償。
3、會議室使用后,使用部門需關閉燈、空調,擦凈白板,清理垃圾,擺放用水,擺正座椅,將會議室恢復到使用狀態(tài)。會議室物品擺放標準見背頁。
三、本制度自20xx年12月起施行。
會議室使用管理規(guī)定
一、目的
為了進一步加強會議室管理,明確各部門使用會議室的規(guī)定及申請使用流程,現對會議室的使用作如下規(guī)定。
二、適用范圍
適用于公司內部各大小會議室的使用。
三、會議室使用規(guī)定
1、會議室均由總經辦統(tǒng)一管理,統(tǒng)籌協(xié)調安排使用,并負責室內衛(wèi)生清潔、綠植更換、設備設施維護保養(yǎng)等各項日常管理工作。
2、部門或個人需要使用會議室時,需提前至少半天向總經辦提出申請,填寫在《會議室使用登記簿》上,經辦公室準許后方可使用。
3、負責會務人員需提前至前臺領取鑰匙,打開會議室門,需要使用音響、投影設備的,提前安裝調試。
4、使用原則:先申請后使用,按申請的先后順序使用。沒有經過申請的部門或個人臨時需使用,可以使用(仍須至前臺申請后使用),但如有沖突,必須先禮讓已申請使用會議室的部門或個人。特殊情況下,經相互之間協(xié)商后可以調整使用順序(總經辦不負責協(xié)商,由使用者自己協(xié)商)。
5、遇公司級的緊急及重要會議,已申請使用會議室的部門或個人,在不能調換的情況下,部門或個人應先讓公司層級的重要會議。
6、為了提高會議室的使用效率,部門及個人應在預約的時間到達會議室,并開始使用,超過30分鐘未到達會議室的',總經辦有權對會議室的使用權另作安排。
7、使用者應按預約的時間內使用完畢,不許超時使用。如需延長使用,請及時通知總經辦,如在緊接的時間段內已安排了給公司級或其他部門使用時,超時使用的單位或個人必須離開該會議室,終止使用該會議室。
8、任何部門或個人在使用會議室期間,必須愛護會議室的設備設施,安全使用,嚴禁私自接拉電源,私自移動設備。用后應及時整理,保持會議室整潔:按6S標準(包括白板檫干
凈,白板筆蓋好,桌椅、設施設備還原,地面室內衛(wèi)生等),離開時關閉電源、空調,鎖好門、窗,將門鑰匙交還辦公室。
9、會議室內所有配置、設備等,用后不能帶走。會務人員必須管理和維護室內設施和物品,任何部門和個人未經辦公室同意不得將會議室的各種設施拿出會議室或轉作他用。如因個人原因造成設施設備損壞,須照價賠償。
10、會議室內本公司員工不允許抽煙,不能往會議室窗臺及窗外丟東西。違者發(fā)現一次罰款50元。
11、如部門或個人臨時取消申請,再需使用時需重新申請。
四、程序
1、申請流程
1)部門或個人至前臺查詢會議室的使用狀況;
2)部門或個人提出申請,經前臺登記確認后記錄在《會議室使用登記表》上;
3)部門或個人按時間使用會議室。
2、使用流程
1)部門或個人按會議室使用規(guī)定使用會議室;
2)部門或個人自行制定人員安排會務工作(公司級或重要接待除外);
3、交換流程
1)部門或個人使用完畢后,總經辦人員有權檢查會議室,發(fā)現不按規(guī)定使用的,及時要求部門或個人改正;
2)如部門或個人拒絕改正,將根據本規(guī)定對責任人作出處罰:①負責會議室清潔衛(wèi)生一星期;②如造成經濟損失的,照價賠償;③經勸說后仍未自覺遵守各項規(guī)定,將停止其繼續(xù)借用會議室。
會議室使用流程圖:
五、本規(guī)定自批準之日起執(zhí)行,其解釋權歸辦公室。
會議室管理制度5
為了正確、規(guī)范的使用視頻會議系統(tǒng),提高會議舉辦的效率及質量,發(fā)揮會議室作用,給員工創(chuàng)造一個良好的辦公環(huán)境,使會議室的管理和使用更加規(guī)范化、合理化,以確保公司各類會議的正常召開,現結合本公司的實際情況,對會議室的'管理作如下規(guī)定。
第一章 管理部門及管理職責
第一條 公司會議室由公司行政部管理,各項目會議室由各項目行政部管理。
第二條 公司行政部職責:
。ㄒ唬 負責公司例會的通知;
。ǘ 會議室的安排與協(xié)調;
。ㄈ┴撠煿纠龝䲡拔镔Y的準備;
。ㄋ模┴撠煿纠龝臅h記錄;
。ㄎ澹┍WC室內整潔衛(wèi)生、設施完好。
第三條 在例會結束后,及時起草會議紀要,并向會議召集人落實上次例會跟蹤事項報告,一并發(fā)至各部門經理和高管的郵箱。
第二章 會議室使用規(guī)定
第四條 為了避免會議室使用時發(fā)生沖突,各部門如需使用會議室,需提前一天由向公司行政部提出申請,填寫會議室使用登記表,以便統(tǒng)一安排。
第五條 臨時召開的緊急會議需要使用會議室時,要及時通知公司行政部并在會后完善登記。
第六條 如遇公司緊急及重要的會議,已申請使用會議室的部門或個人,在不能調換的情況下,公司會議優(yōu)先于部門會議,部門會議之間由部門之間本著重要、緊急優(yōu)先的原則協(xié)商解決。
第七條 各部門申請使用會議室時,需明確使用設備、使用時間、參加人數、以及與會后與行政部門檢查交接會議室的人員等。
第八條 除公司會議特別要求提供糕點、水果、茶水等會議物資,其余會議一律不予提供;部門會議中需要準備糕點、水果、茶水等由會議組織部門自行準備,公司行政部在緊急情況下可協(xié)助準備,但費用由各部門自行協(xié)調。
第九條 會議室使用期間,請愛惜會議室的設備設施,使用部門需保持會議室的整潔,不允許有亂丟垃圾、亂扔紙屑等;請不要在桌椅上寫畫、敲擊和刻畫,請不要改變會議室設備、家具的位置,愛護會場設施(包括:麥克風、桌、椅、投影儀、屏幕、空調設施等),使用完畢后,務必將所有移動過的桌子、椅子、白板、設施設備等還原,離開時關閉電源、空調,并通知行政部行政文員共同檢查交接,如會議涉及使用視頻會議系統(tǒng),行政部需增加設備管理員共同參與檢查交接。
第十條 使用完畢后,使用部門負責清潔會場,并與公司行政文員、設備管理員共同檢查交接后共同填寫完畢使用登記表后交行政部留檔備案。
第三章 公司視頻會議系統(tǒng)設備管理
第十一條 視頻會議系統(tǒng)主要由攝像頭、話筒、視頻會議系統(tǒng)服務器、會議專用電腦、圖像顯示設備(投影儀、電視機、顯示器)、音箱設備等構成。
第十二條 視頻會議系統(tǒng)設備是會議專用設備,除開展視頻會議外,嚴禁挪作他用。
第十三條 現公司總部與各項目、項目與項目之間均可進行會議對接。但在項目與項目之間進行對接時需通知總部行政部,由總部行政部安排專人打開總部服務器終端方可使用。
第十四條 嚴禁在視頻會議專用電腦上安裝無關軟件,系統(tǒng)管理員每周定期對視頻會議專用電腦做好防毒、系統(tǒng)清理等維護工作。
第十五條 視頻會議系統(tǒng)各項參數已設定好,與會人員在使用時,不得隨意更改。
第十六條 視頻會議系統(tǒng)設備由公司指定專人管理與維護,非工作人員請不要隨意使用有關設備,與會人員在使用過程中發(fā)現設備問題,可即時與行政部主管經理和系統(tǒng)管理員聯系,進行設備調整,對于專業(yè)維修則由行政部反饋至供應商,做出故障排除及修復。
第十七條 公司各部門如要使用公司視頻會議系統(tǒng),需提前1天通知公司行政部,會議當天與會部門負責人同系統(tǒng)管理員提前1小時到公司主會場做會議準備,隨時與分會場與會人員進行視頻和音頻的效果調試,確保視頻會議的正常使用。
第十八條 會議結束后,需將視頻會議系統(tǒng)各設備切斷電源,以免造成不必要的浪費和損失。
第十九條 因視頻會議使用的特殊性,仍需在使用過程中根據使用情況進一步調試,因此各部門在使用過程中如有建議或意見,請及時告知總部行政部,總部行政部將及時向供應商反饋并調整。
第四章 附則
第二十條 本規(guī)定自公布之日起執(zhí)行。
第二十一條 未盡事宜由公司行政部解釋。
會議室使用登記表
年 月 日
注:
1、使用部門如需要飲用開水和茶葉等,請自行準備。
2、非工作人員請不要隨意使用有關設備。
3、請不要在桌椅上寫畫、敲擊和刻畫,請不要改變會議室設備、家具的位置,愛護會場設施(包括:麥克風、桌、椅、投影儀、屏幕、空調設施等)。
4、使用完畢后,使用部門負責清潔會場,并與公司行政文員共同檢查交接后共同填寫完畢使用登記表后交行政部留檔備案。
會議室管理制度6
1.會議室、接待室是酒店舉行會議、接待客戶的場所,為加強管理,規(guī)范酒店會議室、接待室的使用,給員工營造一個良好的工作環(huán)境,特制定本制度。
2.酒店所有員工非接待客人和參加會議,不得隨意進入接待室和會議室。
3.酒店各部門如需使用會議室,要提前到總經理辦公室申請,在會議室使用登記簿上簽字,由辦公室統(tǒng)一穿好!
4.接待室有專人負責引見、招待、接送來賓。
5.任何員工不得隨便移動會議室、接待室的家具及物品n
6.任何員工不得隨意使用會議室、接待室的茶葉、咖啡、飲料等用品。
7.任何員工不能隨意拿走接待室的報刊、雜志等資料。
8.愛護接待室、會議室的`設施
9.會議結束,要整理會場,保持清潔,并去辦公室辦理交接手續(xù)。
☆準備
。1)會議開始前半個小時,將冰水、咖啡準備好,其他各種設備要調拭好。
(2)打開會議室門,服務員在會議室門口迎接客人。
。3)根據客人要求,將指示牌擺放在指定位置。
☆服務
。1)會議開始后,服務員站在會議室的后面。
。2)保持會議室四周安靜,服務員不能大聲說話,東西輕拿輕放。
(3)通常每半小時左右為客人更換一次煙灰缸,添加冰水等,但要盡量不打擾客人開會,特殊情況可按客人要求服務。
。4)會議中間休息時,要盡快整理會場,補充的更換各種用品。
☆清理會場
。1)會議結束后,仔細地檢查一遍會場,看是否有客人遺忘的東西和文件等。
。2)將會議后水具、設備整理好。
會議室管理制度7
一、目的
為提高公司員工工作效能,提高公司會議嚴謹性,提升會議質量,結合公司實際情況特制定本制度。
二、會議管理
(一)全體員工會議
1、時間:每周五下午三點至五點,每周六上午九點至十一點。
2、要求:公司全體人員參加(特殊情況必須經總經理批準方可請假)。
3、主持人:財務經理。
4、會議內容:員工本周工作的完成情況、下周的工作計劃、遇到問題的自我分析;工作分布數據會議公布,是否需要其他部門協(xié)助的問題,每個員工工作經驗分享;公司目前運營存在的問題,需要調配哪些資源,部門負責人對本周工作的考核及對下周工作的安排等;由總經理宣布的.事項包括:重大制度實施、本周星級員工、本月優(yōu)秀員工評選結果以及公司其他需發(fā)布的重要事項;最后由公司副總給獲獎員工頒獎,并作總結性發(fā)言。
5、由行政部負責會議記錄,并形成會議紀要存檔,并對重大事項做好標記。
6、整體會議時間為2個小時。
三、會議紀律
1、參加會議人員應提前十分鐘到場,會議期間嚴禁交頭接耳,吃東西,打鬧;
2、參加會議人員因故不能參加會議應提前在釘釘上按請假流程進行請假;故意不參加會議者按曠工處理;
3、參加會議人員應提前準備好自己所要講的內容,言簡意賅、重點突出;
4、參加會議人員進入會場前將手機調成靜音狀態(tài)或關機;如在會議期間因手機問題影響會議質量的,會后將向全公司進行通報,并罰款200元,由財務部從本月工資中扣除。
四、會議結束
會議結束后,全體員工應當保持會議室干凈整潔,組織會議人員及參與會議人員共同將自己相關的設備設施放置規(guī)整,擺放整齊后離開。
本制度的解釋權歸公司財務部所有。自制定之日起執(zhí)行。
會議室管理制度8
1、會議室是學校舉行會議的重要場所。為保證學校日常工作的'正常運轉,提高會議室的使用效率,特制定本管理辦法。
2、辦公室所屬會議室只供學校舉行各種會議、舉辦各種活動和對外接待使用。學校所屬各會議室、報告廳根據工作需要均可向各部門開放。
3、實行會議預約制度。各部門如需使用會議室一般應提前1天在OA系統(tǒng)提交《會議使用申請表》,經部門領導審批、校辦主任審批后,由學校辦公室協(xié)調安排!稌h使用申請表》填寫包括申請日期、申請人、申請部門、會議名稱、會議時間等內容。若部門預定的會議室與學校臨時性重要會議發(fā)生時,以全校性會議為先。
4、校級會議和接待由學校辦公室負責招待。
5、保證會議室的清潔衛(wèi)生。禁止在會議室內吸煙、隨地吐痰和亂扔雜物。服務人員要及時整理、清掃會議室,保持清潔環(huán)境。
6、愛護會議室設施。任何人員不得隨意移動會議室的家具和物品。
7、會議結束后,會議室使用部門須到學校辦公室辦理交接手續(xù)。
8、對于不按規(guī)定要求使用會議室的部門,辦公室有權提出批評,甚至停止其再次使用會議室。
會議室管理制度9
為進一步加強對會議室的管理,確保會議室衛(wèi)生整潔和設施完好,更好地服務辦公室各類會議及接待活動,特制定本辦法。
1、辦公室會議室實行科室輪流管理制度,值勤科室為管理責任科室。
2、值勤科室職責:負責會議室內的衛(wèi)生、物品管理和花草養(yǎng)護工作,確保室內衛(wèi)生清潔、物品擺放整齊、各種設施完好。
3、值勤工作標準:墻面清潔無蜘蛛網,地面干凈無痰漬、無污垢、無衛(wèi)生死角,桌面干凈無塵土,桌椅擺放整齊合理,花卉定期養(yǎng)護無枯死枝葉,資料櫥整理規(guī)范,燈具、空調、電風扇、鐘表使用正常。
4、會議室原則上是內部使用。如外單位借用,需經分管副主任批準,在不與辦公室使用相沖突的`情況下方可使用。使用會議室期間,使用單位和與會人員要愛護室內物品,保持室內清潔,不得隨意將室內用品帶走或挪作他用。會議結束后,由使用單位負責室內衛(wèi)生清掃和桌椅擺放,關好門、窗、電器,并對秘書科做好交接。
5、會議室實行工作人員固定座次辦法,值勤科室和使用單位不得隨意調整桌椅位置。
6、會議室內物品的更新與維護工作,如更換門鎖、日光燈、鐘表電池、空調維護、椅子座套清洗、窗簾清洗等由行政科具體負責。
7、秘書科負責做好會議室管理的統(tǒng)籌協(xié)調和本《管理制度》的督導落實工作。
會議室管理制度10
一、制訂目的:
為節(jié)約公司資源,提高各部門會議效率,保障會議室的正常使用狀態(tài),行政部現面向公司全體實施會議室、接待室、培訓室、多功能廳使用管理制度,具體事項如下。
二、適用范圍:
本制度適用于公司會議室、接待室、培訓室、多功能廳的管理與使用。
三、權責:
1.行政部:全面負責會議室日常管理。
1會議室使用接收、審核及相關協(xié)調工作;
2會議室物資準備;
3會后會議室整理驗收。
2.各部門:負責會議室的申請并遵循本規(guī)定規(guī)范使用會議室。
1會議室的及時申請;
2會議中會議室內所有器材設備的保管與維護、會議室衛(wèi)生維護與清理;
四、具體流程:
前臺登記 申請表 行政部 審核確認 會議物資準備 會議室交付使用 會議結束整理驗收
1.申請:各部門使用會議室,請指定專人,在前臺處登記會議室使用申請表,見附件一。
2.申請時間:因會議等級不同,需準備會議物資,請按照以下標準執(zhí)行:
物資準備 無需物資準備 需提供純凈水、茶水及其他飲料 需準備鮮花、水果、音響、電腦、投影設備服務 需提供橫幅、歡迎牌、禮品等制作采購類物資 申請時限 10分鐘前申請 30分鐘前申請 1個工作日前申請 3個工作日前申請
3.為保證后續(xù)申請部門的使用,敬請各部門注意申請充足的`使用時間,如超出申請的時間且后續(xù)有申請使用的部門,則需優(yōu)先保證后續(xù)使用部門的使用。
4.會議后使用部門需自行整理會議現場(座椅歸位/垃圾清理/關閉空調燈光設備電源),并及
時告知前臺使用完畢,以便前臺檢查及準備后續(xù)會議。如發(fā)現有使用部門不按規(guī)定使用,則按相關規(guī)定進行處罰。
5.行政部于每天下班前檢查會議室的使用情況(座椅歸/垃圾/關閉空調燈光設備電源)。
三、注意事項:
1.會議室如需使用手提電腦請各部門自行準備,并請認真做好保密工作,嚴禁傳播、泄露公司商業(yè)秘密和傳播不良影音資料;
2.會議室使用人員須愛護設備和物品,如出現人為損壞要按價賠償;
3.會議室使用遵循先外部后內部、先全局后局部、先緊急后一般的原則,如遇到會議室占用,行政部將負責協(xié)調工作;
4.話筒、投影儀等設備有專門人員調試,未經允許,不得隨意變動。如出現故障,影響會議進行,可通知行政部。
四、相關表單
1.附件一《會議室使用申請登記表》
此制度自通知發(fā)布之日起開始執(zhí)行,未盡事宜由行政部負責解釋。
會議室管理制度11
學院會議室是接待上級領導及召開各種會議的場所,為提高會議室的使用效率,特制定本管理辦法。
一、學校會議室由黨政辦公室統(tǒng)一負責使用管理,由保潔公司負責衛(wèi)生清掃。
二、凡以學校名義接待外來客人以及召開的相關會議,由黨政辦統(tǒng)籌安排,并提前做好各項準備工作,包括會場布置、音響設備的調試、茶水和水果的購買、攝像及錄音等要工作到位,責任到人。
三、凡學校領導召集的系(院、部)、處(室)專門會議,由黨政辦公室統(tǒng)一安排使用時間,承辦部門應提前一天到黨政辦公室辦理會議室使用申請登記手續(xù),填寫《會議室使用申請表》,并及時領取和交還會議室鑰匙。
四、凡各系(院、部)、處(室)召集的小型會議或活動,承辦部門應提前到黨政辦公室辦理申請登記,并及時領取和交還會議室鑰匙。若預定的會議安排與學校臨時安排的重大會議發(fā)生沖突,以學校的會議優(yōu)先。
五、會議室嚴禁吸煙,特殊會議及活動除外。
六、借用單位要愛護會議室的一切公共設施,在使用儀器設備時,要嚴格按照儀器設備的'操作規(guī)范操作,如有損壞或丟失,由借用單位負責;使用結束后,要認真檢查各類儀器的開關、照明及設施的使用情況,無異常情況后,關閉門窗,將鑰匙交回黨政辦公室。
七、會議室實行“一會一清掃”制度。每次會議結束后要保持會議室的整潔、舒適,借用單位應及時將桌椅擺放整齊,保潔公司將衛(wèi)生徹底打掃干凈,使會議室恢復原貌。
會議室管理制度12
一、目的
為規(guī)范公司各項會議及各類培訓流程,統(tǒng)一會議管理模式,減少會議數量、縮短會議時間,提高會議質量,特制定本制度。
二、職責
。ㄒ唬┺k公室負責會議管理,所有重要會議要在公司領導批準后到辦公室登記備案。
(二)會務工作主要由辦公室承辦;其他部門主辦或召集的會議,辦公室應予協(xié)助。
。ㄈ┏渌块T主辦的會議資料各自存檔外,會議資料由辦公室整理、分發(fā)、立卷、存檔。
三、會議分類
(一)、公司部門周會制度
1、主持與記錄:各部門助理記錄,由部門負責人主持
2、召開時間:每周一上午9:00。特殊原因需要延期召開的由部門負責人提前通知。
3、參加人員:部門負責人、部門員工由于出差等特殊原因不能參加例會的,應提前向部門主管請假。
4、會議內容:該部門上周工作總結、本周工作計劃等
(二)、公司員工周會制度
1、主持與記錄:由辦公室召集,總經理主持,行政專員進行會議記錄?偨浝砦戳邢瘯h時,由副總經理主持。
2、召開時間:每周五下午4點。特殊原因需要延期召開時由行政專員提前通知。
3、參加人員:為公司全體員工。由于出差等特殊原因不能參加例會的,應提前向人力資源部請假。
4、會議內容:
。1)公司日常運作情況的總結。
(2)各部門匯報上周工作任務完成情況,著重介紹在任務執(zhí)行過程中出現的問題。
。3)全體與會人員就工作中所遇到的問題進行發(fā)言。
。ㄈ、公司工作述職會議制度
1、主持與記錄:工作述職會議由辦公室負責召集,總經理主持,行政專員進行會議記錄。
2、召開時間:每月召開一次,具體時間由總經理安排。
3、參加人員:部門負責人及以上人員。由于出差等特殊原因不能參加例會的,應提前向辦公室請假。
4、會議內容:各與會人員各自總結、匯報半年來的工作情況,如工作具體內容、工作任務執(zhí)行情況及所取得的業(yè)績或成效等。
。ㄋ模⑵渌麜h
1、公司年終總結表彰大會
總結全年工作情況,布署下一年度工作任務,表彰獎勵先進集體及個人。此項會議由辦公室具體組織實施。
2、各專題會議
相關部門根據實際工作需要不定期地召開。會議的內容主要是針對運營中出現的問題或項目有關事宜工作進行討論、布署和總結。
四、會議召開
(一)會議安排:
1、凡涉及到多個部門人員參加的會議或由于階段工作需要臨時召開的會議,會議召集部門應在召開前1-2天將總經理批準后的會議通知單(見附件二)報辦公室,由辦公室進行統(tǒng)一安排,方可召開。
2、凡公司已列入會議計劃的會議,如需改期,或遇特殊情況需臨時安排其它會議,組織部門應提前2天報總經理審批并報請辦公室調整會議計劃,未經辦公室調整的,任何人(部門)不得隨意調整正常會議計劃。
3、各部門工作例會必須服從公司的統(tǒng)一安排,各部門小會不得安排在公司例會同期召開,應堅持小會服從大會,局部服從整體的原則。
4、會議一經確定,與會人員應預先做好各項工作安排,原則上不可請假缺席或遲到,遇特殊情況須提前向總經理請假,獲得批準后方可指派專人代為參加,會后應主動詢問會議內容及交辦事項,確保會議布署的各項工作按時保質完成并對工作結果負責。
。ǘh的準備:
1、公司有專項主題的'會議或需有投影設備演示說明的會議,應由辦公室提前做好投影設備連接調試工作;
2、會議之前,辦公室應有專人負責會議會標的制作和設置,并根據會議級別或性質準備好會議飲用水或其他招待用品;
3、特別重大會議,應由辦公室專人負責各項準備工作,具體包括以下內容:
3.1會議議程安排(應提前報交公司領導或主要參會者);
3.2會議資料準備(如需分發(fā)應在入場前登記分發(fā));
3.3會議場所布置;
3.4會議服務人員的安排;
3.5會議簽到表(附件三);
3.6會后事項安排。
3.7會議需要留存資料的應提前通知相關部門做好拍照、攝像工作。
。ㄈh召開及傳達:
1、應明確公司會議的目的,公司會議的目的是解決問題提高效率,因此會議應明確主題,不開無邊際的會議。
2、參會人員在會前應明確會議要研究的議題以便準備好相關文件材料。
3、與會者的發(fā)言要言簡意駭,一般發(fā)言不可過長,會議組織者或主持人在開會前應該就每個人的發(fā)言時間予以統(tǒng)計和控制,時間到后,無特殊情況不予延長。每次開會中應該強調發(fā)言的時間要求。
4、重要會議決議或記錄未正式公布前,與會者不得提前透露會議內容。
5、與會人員必須用正式的會議記錄本做詳細的會議記錄,以便于會后向部門員工準確傳達會議精神,落實各項工作任務,辦公室將不定期抽查與會人員的會議記錄。
6、公司會議的會議紀要(附件一)由辦公室專人負責整理并由公司領導審閱簽發(fā),會議紀要應分發(fā)給與會人員,必要時,分發(fā)給相關部門。其它會議由召集部門責成專人負責記錄整理,由主管領導審閱簽發(fā)并編號存檔。
7、會議結束后辦公室或其它會議組織部門負責將問題進行匯總、分類,并將會議中對各部門工作的要求進行整理、分類、下發(fā)。公司會議決定事項的督辦、檢查和追蹤由辦公室專人負責,根據規(guī)定的時間節(jié)點逐項跟進,并在下一次例會前將各部門完成情況報公司領導。
(四)、會議紀律
1、要嚴格遵守會議的開始時間,提前3分鐘到達會議現場。不得缺席、遲到、早退,會議記錄人員登記到會情況。遲到則罰款10元,遲到每超過一分鐘增加10元,依次累加。如需請假需經會議召集人批準。無故缺席者,罰款100元。
2、管理級別以上人員共同參加的為中層會議,中層會議應至少提前一天通知。遲到的則繳納200元贊助費,遲到每超過一分鐘增加20元,依次累加。
3、決策層人員共同參加的為高層會議應至少提前一天通知。參會人必須到場,遲到的則繳納500元贊助費,遲到每超過一分鐘增加30元,依次累加。
4、所有參會人員在開會期間應將手機等通訊設備設置為無聲或震動狀態(tài)。會議期間,所有與會人員不得看報紙雜志、聽音樂、接聽手機等做與會議無關的動作。發(fā)現有以上情況者,一次罰款50元。
5、會議需要表決時,原則上采取少數服從多數的方法,特殊情況可集中,一經會議決議之事,應按期完成。管理級別未能兌現承諾的每次贊助200元。對于需要在會議上討論的問題,提前與會議發(fā)起人溝通,以便于及時通知所有參會人,在提出問題的時候應該同時提交對該問題的解決方案。
第三十三條附則:
本制度由辦公室負責解釋,如有未盡事宜,將按公司相關規(guī)定執(zhí)行。
會議室管理制度13
學校會議室是學校舉行會議、接待賓客、舉辦各種活動的重要場所。為保證學校會務、對外接待及重要活動的`正常開展,提高會議室的使用效率,制定本辦法。
一、會議室由管理員負責統(tǒng)一管理,內容包括開門、保管室內配備的各種設施用具,保護好室內衛(wèi)生,操作有關設備(如空調、電燈)等。
二、會議室桌椅必須擺放整齊,室內干凈、衛(wèi)生、安靜、舒適,嚴禁擅自動用室內電器、隨地吐痰、大聲喧嘩、亂丟果皮、紙屑等。
三、凡列入學校一周工作安排上使用的會議室,必須確保其正常使用,不得發(fā)生臨時擠占等影響其使用的情況。
四、學校會議室實行預約制度。學校各部門使用會議室,一般應提前1天向管理員提出申請,以便合理安排使用。若科室安排的會議與學校臨時性重要會議或活動發(fā)生沖突,應以學校會議或活動為先。
五、會議室使用部門要愛護室內設施和物品,節(jié)約使用紙杯、茶葉等公共用品,節(jié)約用電,并注意室內環(huán)境衛(wèi)生。會議結束后,應及時關閉空調和電燈。任何人員不得隨意移動或損壞室內家具、物品,不得隨地吐痰和亂扔雜物等。
六、管理員對學校會議室,經常檢查室內設施、設備完好情況,做好防火
防盜工作,確保財產安全完整。同時要督促保潔人員室內清潔衛(wèi)生等工作。
七、會議或接待結束后,應及時對會議室進行整理、打掃,并關閉空調、電燈等。
會議室管理制度14
第一章總則
第一條依據公司標準化管理要求,進一步規(guī)范會議程序和內容,提高公司總體協(xié)調能力和辦事效率;建立健全決策機制,提高公司運營水平,特制定本制度。
第二條會議原則
。ㄒ唬⿲嶋H需求:會議依據實際工作需要召開,以協(xié)調公司內部各方面關系、解決問題、安排部署工作為宗旨,無需通過會議就能解決的問題不要召開會議。
(二)注重質量,提高效率:會前應做好充分準備,做到心中有數;對議而不決的事項提出解決的原則與方法;各類會議力求精簡、高效,工作進展和安排應明確、具體、量化,杜絕空談和形式主義。
。ㄈ⿻h講求實效:會議議定的事項、布置的工作任務、提出的辦法,與會人員要按照職責分工傳達、貫徹,落實。
。ㄋ模⿻h通知:會議遵循誰主辦、誰通知的原則;分電話通知、會議邀請函、口頭通知三種形式。
第三條會議紀律
。ㄒ唬⿻h主辦部門應加強會議管理,做好會議安排。
。ǘ┡c會人員應認真準備、準時參會,不得缺席或指定他人代表,確因個人緊急事務需要請假的,須向會議主持人請假,同時指定專人代為參會。
。ㄈ⿻h開始后所有對講機、手機調成靜音模式或關機;會議過程中需征得主持人同意方可接聽電話。
。ㄋ模⿻h過程中不得提與主題無關的話題,會議過程應有序發(fā)言,不要隨意打斷他人說話,不得爭吵喧嘩。
。ㄎ澹⿻h過程中不得隨意離開,需征得主持人同意后方可離開。
(六)與會人員請事先將會議上要提的內容寫成文字稿,會后交會議主持人處存檔。(七)簽到:由會議主辦方提供簽到表,會議開始之前依次簽到,嚴禁代簽。
(八)請假:按公司請假制度執(zhí)行,以人事部門簽字的假條為準;如果不在公司,可以先電話請假,后補請假條。
。ň牛┤毕簺]有履行請假手續(xù)人員一律按缺席處理,每人每次罰款50元;連續(xù)缺席3次報總經理批準后按自動離職處理。
第二章會議類別
第四條會議類別
本制度所指的會議包括公司領導工作例會、總經理辦公會、部門例會、月生產例會、周生產例會、公司臨時性會議和接待會議等。
第三章會議組織管理
第五條公司領導工作例會
(一)公司領導工作例會每月召開一次,于每月的第一個工作日上午召開。
(二)公司領導工作例會出席人員:公司總經理、副總經理及6個中心正副總監(jiān)(經理)【6個中心即生產中心、財務中心、企劃營銷中心、技術中心、人力資源行政中心、項目管理中心,下稱6個中心】;會議由總經理主持,總經理因故不能出席時,授權公司其他領導成員主持。
。ㄈ┕绢I導工作例會的主要內容:
會議主持人通報相關重要事項;各部門負責人報告本部門上月工作完成情況,對照上月會議安排,逐條逐項檢查落實完成情況;提出需要公司協(xié)調解決的問題和工作建議,提出本月工作安排方案;與會人員討論有關事項;會議主持人安排和部署下月公司整體工作并宣布議定事項。
。ㄋ模┥婕靶枰頉Q的問題時,觀點需明確,切勿模凌兩可,可持保留意見。
。ㄎ澹┕绢I導工作例會由總經理辦公室負責組織和記錄,議定事項形成《公司領導工作例會會議紀要》,由總經理辦公室起草,由總經理或主持會議的其他公司領導簽發(fā)。
第六條總經理辦公會
。ㄒ唬┛偨浝磙k公會不定期召開,由總經理根據需要決定召開。議題由公司領導成員提出,或由公司各個中心提出建議后,由總經理確定;公司領導成員對議題如有意見或建議,可在會前提出。
(二)總經理辦公會研究決定公司重大事項,其主要內容如下:
1. 審議公司的發(fā)展戰(zhàn)略、中長期規(guī)劃、年度計劃,審批重大投資項目和對外合作項目;
2. 審議決定公司年度財務預決算和內部利潤分配方案及彌補虧損方案;
3. 審議公司業(yè)績考核、薪酬分配方案和基本工資制度;
4. 研究公司內部管理體制、組織機構設置與調整方案;
5. 研究公司重大改革方案和部署;
6. 審議通過公司重要規(guī)章制度;
7. 研究決定公司生產經營和管理中的重大問題;
8. 討論公司年度工作報告,聽取公司各中心負責人的工作匯報;
9. 總經理認為應研究審議的其他問題。
。ㄈ┛偨浝磙k公會出席人員:總經理、副總經理、6個中心經理。與會議議題相關部門的人員可以列席會議;會議由總經理主持。
(四)總經理辦公會討論的有關文件原則上會前要送達與會人員閱讀。
(五)總經理辦公會由總經理辦公室負責組織和記錄,議定事項形成《總經理辦公會議紀要》,由總經理辦公室起草,由總經理或主持會議的其他公司領導簽發(fā)。
。┛偨浝磙k公會的材料、記錄、紀要視為公司涉密文檔,由辦公室妥善保存,查閱或公布會議材料、記錄、紀要須經公司總經理批準。
第七條部門例會
(一)部門例會由各部門依據工作需要自行安排,但必須服從公司統(tǒng)一安排,開會時間、與會
人員等不得與公司其它會議沖突。原則上每月會議召開次數不得低于2次。
(二)部門例會由各部門負責人主持,該部門全體管理人員參加。
(三)部門例會中所指的部門為6個中心。
(四)部門例會的主要內容:部門負責人傳達公司會議精神,通報公司近期總體工作安排和面
臨的主要問題;與會人員匯報會前工作情況,提出工作中遇到的困難、問題、建議和接下來的工作安排;與會人員討論相關事項,提出本部門下階段工作要點、具體安排和注意事項。
(五)部門會議記錄:由部門負責人制定一人作為本部門會議的記錄人,形成《xxx部門會議紀
要》,每月最后一個工作日交予總經理辦公室。
第八條月生產例會
(一)月生產會議每月第一個工作日上午8:00召開,地點為辦公樓前廣場。
(二)月生產會議由總經理主持,出席會議人員為總經理、技術中心經理、項目管理中心經理、
生產中心經理;列席人員為生產中心其它管理人員及車間全體工人。
(三)月生產會議的主要內容:總結上月全廠訂單完成情況及存在的主要問題;通報上月質量、
安全事故及處罰情況;布置下月主要的`生產任務和工作要點;其它需向全體工人說明的事情。
(四)月生產會議記錄:由PMC主管負責記錄,形成《月生產例會紀要》,一周內交予總經理辦
公室。
第九條周生產例會
(一)周生產例會每周四下午1:00召開,地點為公司會議室。
(二)周生產例會由總經理主持,如遇總經理不參加,則由生產中心經理主持。出席人員為總
經理、主管生產副總經理、生產中心經理、技術中心經理、項目管理中心經理、重大在生產項目設計師、重大在施工項目管理人員、生產車間主任、倉庫主管、PMC主管、品質部主管、物料計劃員、采購員、機電設備主管。
(三)周生產例會的主要內容:各主要負責人匯報上周工作的完成情況及進度,與上周形成的
決議逐條核對;總結上周生產中存在的問題、分析及改進措施;所屬工作有難度時,提出幫助請求,集體討論解決方案;協(xié)調各部門之間工作進度,人員安排;部署本周的工作任務。
(四)周生產會議記錄:由PMC主管負責記錄,主要記錄各負責人的發(fā)言情況、存在的問題、
問題的解決方案、會議上形成的決議,形成《周生產例會紀要》,一周內交予總經理辦公室。
第十條公司臨時性會議
公司臨時性會議另行安排通知;依據實際情況確定會議的主持人和出席人員,并形成《公司臨時性會議紀要》
第十一條接待會議
接待會議依據來賓情況確定接待級別,接待會議是展示公司的窗口之一,各部門應積極配合,做好相應的接待工作。
會議簽到表
會議應到人,實到人,請假人
會議室管理制度15
一、會議室使用細則
1、會議室由辦公室負責管理、使用登記與調度等相關事宜,未經允許不得擅自使用、不得擅自挪用會議室多媒體設備和桌椅等物品。
2、會議室實行提前預約制度。為避免會議發(fā)生,相關人員(部門)使用會議室,需提在協(xié)同辦公系統(tǒng)中填寫會議室等場所使用申請單,以便統(tǒng)一安排。臨時召開的緊急會議需用會議室時,要及時向辦公室提出申請并在會后進行補辦相關登記。
3、各部門(學院)申請使用會議室時,需明確使用時間、參加會議人數等,如有需辦公室協(xié)辦的事項請?zhí)崆白⒚,辦公室可根據實際情況做好相關工作的的準備工作。如需使用會議室的設備,應提前向辦公室說明,以便提前準備,確保會議順利進行。
4、如遇會議之間發(fā)生,要堅持局部服從整體的'原則,學校會議優(yōu)先于各部門(學院)的會議活動,各部門(學院)的會議活動之間應本著重要、緊急優(yōu)先的原則自行協(xié)商解決。
5、使用會議室的部門,必須愛護會議室的設施,保持會議室清潔。用后應及時整理:檢查安全(電源),關閉投影儀、音響等設備,關好窗、空調,鎖好門。
6、開會期間,請愛惜會議室的設備及物品,自覺保持衛(wèi)生,禁止吸煙,禁止亂扔紙屑和張貼各類宣傳海報等,盡量保持室內清潔。
7、會議結束后,使用人員(部門)應進行必要的檢查,關閉會議室內各種電器設備的電源,特別注意必須等待投影儀散熱,指示燈變紅后方可切斷電源,關好門窗。相關人員應及時整理會議場地,如發(fā)現設備故障或公務損壞要及時報至辦公室,及時維修,確保其他會議的準時進行。安全責任人為申請者所屬部門(學院)負責人。
8、與會人員要愛護會議室內的公共設施,損壞賠償,任何部門和個人未經辦公室同意不得將會議室的各種設施拿出會議室或轉做他用。
9、日常衛(wèi)生由物業(yè)保潔人員每天早晨負責打掃。會議室活動結束后,由保潔人員對會議室進行清掃和整理,將移動的桌椅及時放回原位(必要時請相關部門協(xié)助搬運),以方便其他部門使用。
10、當組織活動或培訓時,由活動的組織者臨時負責會議室衛(wèi)生及設備安全。任課教師使用會議室,要安排學生會后打掃會議室。
二、本規(guī)定由辦公室制定,經審批后自頒布之日起執(zhí)行。最終解釋權歸辦公室所有。
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