檔案室管理制度15篇[熱門]
在學習、工作、生活中,很多情況下我們都會接觸到制度,制度泛指以規(guī)則或運作模式,規(guī)范個體行動的一種社會結(jié)構(gòu)。這些規(guī)則蘊含著社會的價值,其運行表彰著一個社會的秩序。那么擬定制度真的很難嗎?下面是小編整理的檔案室管理制度,希望對大家有所幫助。
檔案室管理制度1
為加強財務(wù)室的日常管理,確保項目賬務(wù)資產(chǎn)、各種資料安全,特此制定本制度。
1、嚴禁在使用取暖裝置,嚴禁在室內(nèi)吸煙;
2、嚴禁亂接電器電源線路,每半月必須對室內(nèi)的電源線路進行檢查,防止電線短路的.火災(zāi)隱患存在;
3、按要求配備消防器材,定期進行檢查、保養(yǎng),保證消防器材的完好,滿足防火要求;
4、相關(guān)人員積極參加項目組織的消防安全教育培訓,增強消防安全意識,提高防火自救能力;
5、制定消防應(yīng)急預(yù)案,以便及時妥善地處理好突發(fā)性火災(zāi)事故;
6、建立消防安全責任制,做到措施到位,責任到人。
檔案室管理制度2
為了加強本校檔案工作的業(yè)務(wù)建設(shè),逐步實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化,全面提高檔案管理水平,有效地為教育事業(yè)和各項工作服務(wù),為國家積累檔案史料,根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《國家行政機關(guān)公文處理辦法》、國家檔案局《機關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》的有關(guān)規(guī)定,結(jié)合本校的具體情況,特制定本制度。
檔案工作管理體制
1、檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),分級管理的原則。本校在公務(wù)活動中形成的具有保存價值的全部檔案均由本校綜合檔案室集中統(tǒng)一管理。
2、加強對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo),明確分管校長,并列入議事日程。辦公室由主任具體分工主管檔案工作。
3、建立健全檔案管理網(wǎng)絡(luò),由各部門配備專職檔案人員,業(yè)務(wù)上受檔案室指導(dǎo)并配合檢查。
4、本校綜合檔案室同時接受上級主管部門和地方檔案行政管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。
檔案工作基本任務(wù)
1、集中統(tǒng)一管理本校在工作活動中形成的、除人事檔案外的各種門類載體的全部檔案,積極提供利用,為本校各項工作服務(wù)。
2、指導(dǎo)、檢查、督促文件的形成、積累、整理、歸檔工作。
3、制訂檔案工作計劃和管理規(guī)定。
4、辦理領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他有關(guān)檔案業(yè)務(wù)工作。
檔案收集制度
應(yīng)當歸檔的文件材料,必須由各部門兼職檔案員收集齊全,分類整理,編制移交清單,按規(guī)定時間移交學校綜合檔案室集中管理,任何個人或部門都不得據(jù)為己有或拒絕移交。
1、日常工作中形成的應(yīng)歸檔的文件材料,各部門一律在次年的第一季度內(nèi)整理完畢,向檔案室移交。文書檔案應(yīng)在第二年的六月底以前完成歸檔工作;教學檔案應(yīng)在第二學年的九月底以前完成歸檔工作。
2、基建工程、設(shè)備儀器在項目完成后或告一段落時,經(jīng)辦部門應(yīng)將歸檔材料組成保管單位,經(jīng)負責人審定后向檔案室移交。
3、一次專題會議、一次活動結(jié)束后,應(yīng)及時將歸檔文件材料向檔案室移交。
4、因公外出參觀、學習、考察和參加各種會議,獲得的文件材料在一個月內(nèi)向檔案室移交。
5、會計文件材料,一般次年的第一季度由財會人員完成整理立卷,在財務(wù)部門保存一年后向檔案室移交。
6、聲像材料要用文字標出攝像、錄音、攝影的對象、時間、地點、內(nèi)容和作者,應(yīng)及時向檔案室移交。
檔案整理制度
檔案室在接收到各部門檔案材料后,要按照本!秾W校檔案分類方案》和《學校檔案檔號編制方法》的有關(guān)要求,分類整理,并編制歸檔文件目錄、案卷目錄等。
1、文書檔案實行以件為單位進行整理歸檔,應(yīng)當按照《歸檔文件整理規(guī)則》的有關(guān)要求整理編目。
2、教學檔案實行以卷為單位進行整理歸檔,應(yīng)當按照《機關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》的有關(guān)要求整理編目。
3、會計檔案按照《會計檔案管理辦法》、《會計檔案案卷格式》的有關(guān)要求整理編目。
4、基建、設(shè)備、科研檔案按照《科學技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》的有關(guān)要求整理編目。
5、照片檔案按照《照片檔案管理規(guī)范》的有關(guān)要求整理編目。
6、錄音、錄像檔案按照《磁性載體檔案管理與保護規(guī)范》的有關(guān)要求整理編目。
7、計算計光盤、激光視盤和激光唱盤等檔案應(yīng)按《電子文件歸檔管理規(guī)范》的有關(guān)要求整理編目。
8、實物檔案包括各種榮譽獎品的、宣傳紀念品等不同載體和不同物質(zhì)形態(tài)的實物原件,應(yīng)當按件編寫說明和編制目錄。
檔案保管制度
1、檔案員每季度要對庫房檔案管理狀況進行一次全面檢查,發(fā)現(xiàn)問題要及時向分管主任匯報,并采取有效措施,保證檔案的安全。
2、庫房做到防盜、防光、防火、防潮、防蟲、防鼠、防高溫,室內(nèi)嚴禁存放易燃、易爆、易腐蝕的物品,杜絕有害氣體和物理污染竄入室內(nèi)。
3、做好庫房溫、濕度記錄,定期進行,發(fā)現(xiàn)超過規(guī)定的溫、濕度時,要及時采取降溫、降濕措施。
4、對膠片、照片、錄音帶、錄像帶等采取特制的裝具進行保管。
5、定期打掃庫房衛(wèi)生,做到窗明地凈,箱柜無灰塵,,室內(nèi)無蛛網(wǎng),櫥柜架排列有序。
6、下班前認真檢查門窗,切斷庫房電源,保證檔案的安全。
檔案保密制度
1、加強保密教育,認真學習貫徹《保密法》,充分認識檔案工作的重要性、機要性,自覺保守黨和國家的機密。
2、健全保密制度,嚴格遵守接待、保管、安全、保衛(wèi)等有關(guān)保密規(guī)定,杜絕工作差錯。
3、開展保密檢查,定期對室藏檔案資料進行檢查,發(fā)現(xiàn)泄密事件及時追查,并報告領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)部門。
4、嚴格調(diào)閱制度,健全借閱手續(xù)。凡外地、外來單位來查閱檔案者,須持單位介紹信,嚴禁將檔案帶出閱檔室。
5、不得讓無關(guān)人員隨意進入檔案庫房。
6、無保存價值的檔案資料及文件材料,嚴格辦理銷毀審批手續(xù),統(tǒng)一送市保密回收站銷毀。
7、凡違反保密規(guī)定造成損失的,根據(jù)情節(jié)輕重給予相應(yīng)處罰,構(gòu)成犯罪的依法追究刑事責任。
檔案利用制度
1、檔案人員熟悉室藏檔案情況和主動了解學校各項工作對利用檔案的需要,積極主動地做好提供利用工作。
2、檔案室必須編制《歸檔文件目錄》、《案卷目錄》、《全引目錄》,并根據(jù)利用工作的需要編制專題文件目錄(卡片)等檢索工具。
3、建立計算機文件級目錄數(shù)據(jù)庫,實現(xiàn)計算機管理和檢索檔案,做到調(diào)卷迅速、準確。
4、檔案室利用檔案資源,開展檔案的`編研工作,編寫全宗介紹、組織沿革、大事記、基礎(chǔ)數(shù)字匯編、發(fā)文匯集、專題文件匯集等匯編資料。
5、外單位來檔案室借閱檔案,應(yīng)按規(guī)定辦理借閱手續(xù),在檔案室閱覽室或指定地點閱檔,不得外借。查閱檔案時,不允許在案卷上圈劃、批注、污損、涂改、剪裁、撕頁、折卷。
6、本校工作人員或基層單位因工作需要查閱檔案時,一般應(yīng)在檔案室內(nèi)閱看,不得外借,如特殊情況需外借時,須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準,辦理登記批準手續(xù),約定歸還日期。借閱者不得將案卷轉(zhuǎn)借他人。
7、秘密級檔案須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準后方可查閱,閱者對所借檔案負有保密和安全責任,并須在檔案室閱辦,閱后及時歸還,不得擅自轉(zhuǎn)借、損壞、拍照或復(fù)印。
8、凡經(jīng)批準查閱的檔案,如需摘抄、復(fù)制(。,須經(jīng)檔案專管干部審核,確認無誤后加蓋證明章才能生效。
9、檔案利用反饋工作,由利用者或檔案人員填寫《檔案利用效果登記簿》。
檔案統(tǒng)計制度
1、檔案統(tǒng)計工作的主要內(nèi)容包括:檔案室人員、經(jīng)費、設(shè)備、面積情況;室藏檔案資料的種類和數(shù)量情況;檔案的收集、整理、鑒定、保管、檢索、利用、編研情況,以表、冊等形式提示它們的過程、現(xiàn)狀和變化。
2、統(tǒng)計數(shù)據(jù)必須準確可靠,不得馬虎草率和弄虛作假。
3、定期、不定期地進行帳物核對,做到帳物相符。
4、建立統(tǒng)計臺帳,及時做好平時原始數(shù)據(jù)的登記工作,注意積累統(tǒng)計資料。
5、統(tǒng)計報表應(yīng)注明填報單位、時間、填表人、審核人。填寫時一律用阿拉伯數(shù)字書寫,字跡工整清晰。
檔案鑒定制度
1、根據(jù)國家檔案局1987年12月4日頒發(fā)的《關(guān)于機關(guān)檔案保管期限的規(guī)定》、《文字檔案保管期限表》,結(jié)合本校的具體情況,制定本校檔案保管期限表,定期對檔案進行鑒定,準確地判定檔案的存毀。
2、為了保證鑒定工作有組織、有監(jiān)督地進行,必須建立檔案鑒定工作小組,由校分管檔案的領(lǐng)導(dǎo)、檔案人員和有關(guān)業(yè)務(wù)部門的代表組成。
3、鑒定應(yīng)采取直接鑒定法,按照檔案的實際情況以案卷為單位,逐件逐張地審查,直接判定其價值。對一時難以判定價值的檔案,應(yīng)采取保存從寬,銷毀從嚴;孤本從嚴,復(fù)本從寬的處理方法。
4、對鑒定后需要銷毀的檔案,必須確認已無價值,經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批,并報區(qū)文教局、檔案局后再行銷毀。
5、銷毀失去保存價值的檔案須由鑒定小組提出意見,登記造冊,經(jīng)校分管領(lǐng)導(dǎo)批準后,由二人在指定地點監(jiān)銷,監(jiān)銷人要在銷毀清冊上注明“已銷毀”字樣和銷毀日期、地點,并由監(jiān)銷人簽字。
6、檔案銷毀清冊應(yīng)歸入全宗卷,以留存查。
檔案室管理制度3
學校檔案管理制度
一、總則
1、為了規(guī)范學校檔案管理,特制定本制度。
2、本制度適用于學校及所屬各單位檔案管理。
3、本制度最終解釋權(quán)歸人資行政中心。
二、檔案管理機構(gòu)的設(shè)置及基本要求
(一)檔案劃分及管理部門
1、檔案是指本學校過去和現(xiàn)在,在從事經(jīng)營管理、教研活動、企業(yè)文化等活動中形成的對學校有保持價值的各種文字、圖表、聲像等歷史記錄。
2、學校設(shè)立檔案室,隸屬于行政部,并設(shè)置檔案管理員,負責檔案資料的歸檔督促和日常管理工作。學校制定明確的檔案管理員崗位職責,檔案管理員必須嚴格履行職責。
3、學校檔案根據(jù)其重要性和保密程度分為學校級和部門級,學校級檔案應(yīng)按標準規(guī)范進行分類,有規(guī)范的檔案編號和標簽,并建立電子與紙張分類目錄。
。ǘ└鞑块T資料管理
1、學校所屬各部門必須設(shè)兼職的資料管理員,制定明確的資料管理員崗位職責,規(guī)范部門檔案管理,實行部門檔案與學校檔案歸口管理。
2、各部門根據(jù)部門資料性質(zhì)結(jié)合學校級檔案管理辦法,實行統(tǒng)一的標準分類管理。
3、檔案的借閱和移交、銷毀,必須按照學校管理規(guī)定執(zhí)行。
三、檔案分類
。ㄒ唬n案質(zhì)量
1、檔案封面應(yīng)逐項按照規(guī)定用碳素鋼筆或中性筆書寫,字跡要工整,清晰,封面題名應(yīng)能準確反映出卷內(nèi)文件材料的內(nèi)容。
2、檔案文件禁止使用鉛筆、圓珠筆、復(fù)寫紙。破損的檔案文件要進行修復(fù)處理。
3、檔案必須遵循文件材料形成的規(guī)律和特點,保持文件材料之間的聯(lián)系,區(qū)分不同的價值,便于保管和利用。
4、檔案盒表面為《檔案目錄》,檔案盒內(nèi)文件沒有提名的,由檔案人員根據(jù)內(nèi)容擬定標題。
5、檔案盒封面應(yīng)注明立卷人,審核人,立卷時間。
。ǘ┝n
1、檔案文件材料按照批復(fù)在前,請示在后,正件在前,附件在后,印件在前,定稿在后,重要法規(guī)性文件的歷次稿件排列在定稿之后。
2、跨的請示與批復(fù),有批復(fù)的在批復(fù)年立卷,無批復(fù)的放在請示年立卷;跨會議文件放在會議開幕年立卷;跨的規(guī)劃放在第一年立卷;跨總結(jié)放在最后一年立卷。
3、檔案文件資料按時間順序排列,收交時公文處理用紙在前,收文在后;內(nèi)部制發(fā)文件,發(fā)文正稿在前,依次為公文處理用紙,發(fā)文底稿。
。ㄈ┓诸
1、檔案各級分類應(yīng)賦予統(tǒng)一名稱,其名稱應(yīng)簡明扼要,以充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則,并要一定范疇,不能籠統(tǒng)含糊。(如:證照類目、制度類目、文件類目、合同類目等)。
2、學校檔案大致分為以下幾類:
(1)證照類:營業(yè)執(zhí)照及各類證照,注冊資料、年檢資料、學校章程等;
。2)文件類:分外來文件(政府職能部門的往來文件)和內(nèi)部文件;
。3)制度類:管理制度匯編;
。4)合同類:分內(nèi)部經(jīng)營管理合同和業(yè)務(wù)合同兩種。
。5)計劃總結(jié)類:分計劃及總結(jié)等;
。6)會議紀要類:辦公例會紀要等
(五)檔案編號
1、檔案分類各級名稱經(jīng)確定后,應(yīng)編制《檔案登記目錄表》,將所有分類各級名稱及其代表數(shù)字編號,用一定順序依次排列,以便查閱。
2、檔案分類各級名稱及其代表數(shù)字一經(jīng)確定,不宜任意修改,如確有修改必要,應(yīng)事先審查討論,并擬定新舊檔案分類編號對照表,以免混淆。
3、學校檔案員負責對各部門文件材料的收集、整理,按照《檔案登記目錄表》條款“對號入座”,各部門要積極配合學校檔案管理工作。
四、歸檔及保存年限
。ㄒ唬w檔的文件資料,應(yīng)按自然形成,保持歷史聯(lián)系的原則和歸檔要求特征及文件內(nèi)容進行歸檔,在一個卷內(nèi)要按問題或者文件形成的'時間,系統(tǒng)的排列并填寫《卷內(nèi)目錄》。
。ǘw檔的同類文件資料在卷內(nèi)應(yīng)按保存期限分別裝訂,保存期限分為定期和永久。定期按文件材料的保持價值分為1年,5年,10年。
1、永久保存:
。1)學校章程、合同
。2)股東名冊
(3)組織規(guī)程及辦事細則
。4)董事會及股東會記錄
。5)財務(wù)報表
。6)政府機關(guān)核準文件
。7)不動產(chǎn)所有權(quán)及其他債權(quán)憑證
(8)工程設(shè)計圖
。9)學校規(guī)章制度
(10)其他經(jīng)核定須永久保存的文書2、10年保存:
。1)預(yù)算、決算書類
(2)會計憑證
。3)事業(yè)計劃資料
(4)其他經(jīng)核定須保存10年的文書3、1年至5年保存:
。1)期滿或解除之合約
(2)其他經(jīng)核定保存5年的文書4、1年以下暫時保存:
(1)結(jié)案后無長期保存必要者。
。ㄈ⿲W?筛鶕(jù)實際情況擬訂文件資料保存期限的補充規(guī)定。
。ㄋ模w檔的文件資料種類,份數(shù)以及每份的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整,每份文件的正件與附件,印件與定稿,請示與批復(fù),轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件,多種文字形成的同一文件,均不得分開。
。ㄎ澹┌礆w檔要求進行裝訂、編號、填寫卷內(nèi)目錄表。全部檔案組成后,要對檔案做統(tǒng)一排列并編寫檔號。
五、檔案日常管理
。ㄒ唬┙栝
1、借閱手續(xù):
。1)各部門經(jīng)辦人員因業(yè)務(wù)需要借閱檔案時,應(yīng)由其部門負責人出示書面借閱條向檔案員借閱,經(jīng)辦人必須在學校借閱登記表上簽字。
(2)檔案員接到借閱條,經(jīng)核查后,取出該項檔案,并在借閱登記表上注明借出日期和歸還日期,以備及時催還。
。3)檔案歸還時,經(jīng)檔案員核查無異后,檔案即歸入檔夾,填寫歸還日期,取消借閱記錄。
2、借閱人不得轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、污損所借的檔案,不得在文件上圈點、畫線和涂改,未經(jīng)批準不得復(fù)印和摘抄檔案。
3、借閱人確因工作原因需要復(fù)印文件或摘抄文件,需借閱部門負責人書面請示,經(jīng)行政部主任批準。
5、借閱人應(yīng)于規(guī)定期限內(nèi)歸還。如有其他人借閱同一檔案時,應(yīng)變更借閱登記,不得私自授受。
。ǘ╀N毀
1、每年保管期限已滿的檔案由檔案員編制紙質(zhì)和電子的《檔案銷毀清冊》,報學校負責人審核批準,并指定其監(jiān)銷人后方可進行銷毀。《檔案銷毀清冊》需注明:銷毀檔案目錄、學校負責人意見、檔案人簽章、監(jiān)銷人簽章、銷毀時間。
2、銷前,按照清冊清點;銷后,在清冊上簽名蓋章,并將監(jiān)銷情況報告本單位負責人。《檔案銷毀清冊》需永久保管。
3、保管期限已滿但仍不能銷毀的檔案有下列四種:未結(jié)清的債權(quán)債務(wù);未了事項;正在項目建設(shè)期間的建設(shè)單位、經(jīng)核定仍有保存參考價值者。應(yīng)單獨抽出立卷,直到事項完結(jié)時為止。
。ㄈ┮平
1、需要進行移交的檔案,需由檔案員編制《檔案移交登記表》,報學校負責人審核批準并指定其監(jiān)交人后,方可進行移交!稒n案移交登記表》需注明:移交檔案目錄、學校負責人意見、移交方簽章、監(jiān)交人簽章、接收方簽章、移交時間、移交原因。
2、移交前,按照清冊清點;移交后,在清冊上簽字,《檔案移交登記表》一式兩份,移交方和接收方各一份并永久保管。
。ㄋ模┍C
1、檔案室的任務(wù)是集中統(tǒng)一管理學校已形成的全部文件資料檔案,維護檔案的完整和安全,主動做好檔案的提供利用工作。任何無關(guān)人員未經(jīng)許可不得入內(nèi)。
2、檔案員應(yīng)忠于職守,遵守紀律,保守秘密,樹立全心全意為學校各項工作服務(wù)的思想,主動,準確,迅速地為利用者提供檔案資料。
3、愛護檔案室的一切設(shè)施設(shè)備,任何人未經(jīng)許可不得使用及隨意翻動。
六、附則
。ㄒ唬┰诒局贫瓤蚣芟,學校各部門可根據(jù)實際狀況制訂更為具體的實施細則,但不得與本制度發(fā)生沖突,經(jīng)報行政部備案后,與本制度具有同等效力。
。ǘ┍局贫茸杂“l(fā)試行之日起執(zhí)行。
附表檔案員職責
1、負責收集、統(tǒng)計、整理、立卷、鑒定、保管學校檔案;積極開展檔案的提供利用工作;
2、認真學習檔案管理的相關(guān)規(guī)定、技術(shù)和業(yè)務(wù)知識,掌握歸檔的基本方法,保證檔案質(zhì)量。
3、定期擦拭檔案架,保持檔案清潔,以防蟲蛀腐朽,如有破損或褪色的資料,應(yīng)當及時進行修補和復(fù)制,裝訂部分過窄或有字跡的資料,要用紙加以襯邊。紙面過大的書寫材料,要按宗卷大小折疊整齊,對字跡難以辨認的資料,應(yīng)當附上抄件。
4、歸檔要注意整潔,歸檔前要先對文件資料進行分類,再把文件資料按類別分組后分別裝入卷宗,以便歸檔時所有資料都能隨手而得,避免盲目查找。
5、做好保密工作,并采取防盜、防火、防水、防潮、防塵、防鼠、防高溫、防強光等措施。
6、每年進行一次檔案清理,編制或更新《檔案保管手冊》做好文件索引,以便查找。
檔案室管理制度4
一、認真學習貫徹黨和國家檔案工作方面的.方針政策,執(zhí)行檔案工作法律法規(guī),做到忠于職守,愛崗敬業(yè)。
二、認真鉆研檔案工作理論和技能,接受繼續(xù)教育和崗位培訓,具備相應(yīng)的檔案專業(yè)知識,持證上崗。
三、發(fā)揚"甘為人梯,無私奉獻"的蘭臺精神,積極為單位的各項工作服務(wù),為國家和民族積累檔案史料。
四、遵守保密紀律,嚴格控制機密檔案的使用范圍,及時做好檔案降密、解密工作。
五、執(zhí)行檔案登記備案和報送現(xiàn)行文件制度,及時向有關(guān)部門報送有關(guān)報表和文件。
六、積極參加檔案學會工作,結(jié)合工作實際開展檔案學理論研究,總結(jié)工作經(jīng)驗和撰寫學術(shù)論文。
檔案室管理制度5
一、溫濕度自動測控管理:
1、自動檢測、記錄、存儲并統(tǒng)計、打印檔案庫房溫濕度數(shù)據(jù)以及曲線報表。
2、自動啟動和關(guān)閉空調(diào)或者除濕或者加濕設(shè)備,對檔案庫房溫濕度進行自動調(diào)控,而無需人工管理。
3、動態(tài)顯示檔案庫房內(nèi)調(diào)溫調(diào)濕設(shè)備工作狀態(tài)。
4、實現(xiàn)除濕設(shè)備水滿報警或者連續(xù)排水、加濕設(shè)備的缺水報警等功能。
二、嚴禁將易燃、易爆物品帶入檔案室內(nèi)
1、不得使用電爐類電器、電加熱器。如有危險物品,必須指定專人保管,任何人不得違章動用。
2、檔案室內(nèi)嚴禁吸煙和動用明火,因故確需要動火的,必須事前報主管領(lǐng)導(dǎo)進行防火處理后方可實施。
3、按要求配備消防器材,定期進行檢查、保養(yǎng),保證消防器材的'完好,滿足防火要求。
4、定期進行消防檢查,發(fā)現(xiàn)問題及時匯報,隨時消除可能發(fā)生的事故隱患。
5、檔案室工作人員積極參加公司組織的消防安全教育培訓,增強消防安全意識,提高防火自救能力。
6、制定檔案室滅火與應(yīng)急疏散預(yù)案,以便及時妥善地處理好突發(fā)性火災(zāi)事故。
7、建立防火安全責任制,做到措施到位,責任到人。
三、防火自動報警、滅火控制管理:
1、實現(xiàn)檔案庫房自動防火聲光報警功能。
2、實現(xiàn)檔案庫房自動防火電話報警功能,當出現(xiàn)火情時,系統(tǒng)自動接通值班電話或者單位重要電話,并語音提示為何種警情,如“單位檔案室發(fā)生火警,請速來人支援!
3、實現(xiàn)檔案庫房電子地圖管理報警功能;防火報警事件自動記錄、查詢、迅速確認火警位置、情況,及時處置火警事件。
4、實現(xiàn)有火警發(fā)生時,系統(tǒng)自動進入滅火準備期,經(jīng)系統(tǒng)確認火警屬實后,系統(tǒng)將自動進行滅火。將火情扼殺在萌芽狀態(tài),避免由此造成的損失。
檔案室管理制度6
一、檔案室是檔案資料保護和貯存的重要基地,是提供利用檔案資料的重要場所,除經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準外,非檔案管理科室或部門的工作人員不得入內(nèi);
二、檔案室設(shè)專人負責管理,要求專職檔案管理員,并盡量保持人員固定;檔案室應(yīng)采取有效的防護措施,保證檔案安全;
三、檔案進出檔案室,要建立嚴格的登記制度,包括檔案收理入室,存檔檔案調(diào)出室內(nèi)外及日常的調(diào)閱、歸還,并確保檔案在搬動過程中的保護工作;
四、檔案室應(yīng)設(shè)有防盜、防火、防潮、防曬、防塵、防鼠、防蟲、防磁等“八防”的`設(shè)備和措施;磁介質(zhì)檔案應(yīng)用防磁檔案柜存放;
五、檔案室內(nèi)應(yīng)當安置溫濕度計,環(huán)境的溫濕度應(yīng)相對穩(wěn)定,檔案室的溫度應(yīng)控制在14—24℃之間,相對濕度應(yīng)控制在40—60%之間;六、檔案室內(nèi)應(yīng)保持整潔、衛(wèi)生,不得堆放易燃易爆物品和與檔案無關(guān)的物品;
七、嚴禁在檔案室范圍內(nèi)吸煙;
八、每天下班前,應(yīng)關(guān)閉檔案室門窗,切斷電源,確保檔案安全;九、定期打掃檔案室衛(wèi)生,保持檔案室與檔案的清潔;
檔案室管理制度7
一、專職檔案員要有高度的責任感,熟悉業(yè)務(wù)知識,嚴守檔案機密,不斷提高自己的政治和業(yè)務(wù)水平;
二、在的指導(dǎo)下開展工作,做到認真負責、準確、及時;三、負責制定本單位的信息管理有關(guān)規(guī)章制度,并按照辦檔案室管理制度,做好檔案室管理工作;
四、負責收集、整理、鑒定、保管和統(tǒng)計辦各科室和部門的檔案資料,要主動、及時、全面、系統(tǒng)地收集、整理、保管檔案,做到材料齊全,裝訂整齊,存放安全;
五、對由檔案室組卷的科技檔案,負責接收、分類、裝訂、編號、入室工作;
六、負責檔案的防護及檔案的借閱、登記工作,按照借閱檔案材料規(guī)定,履行有關(guān)手續(xù),態(tài)度熱情,服務(wù)周到,積極提供利用;
七、做好檔案的相關(guān)統(tǒng)計工作,負責上報各項統(tǒng)計報表;八、配合本單位的信息管理系統(tǒng)做好有關(guān)信息的采集、整理、錄入工作;
九、做好檔案資料的安全工作,做到防火、防盜、防塵、防蛀、防霉、防潮、放光,確保檔案的'完整性和存放壽命;
十、做好檔案資料的保密工作,凡需要保密的檔案須及時封存,調(diào)用查閱由批準,不準閑雜人員隨意查閱;
十一、根據(jù)規(guī)定定期做好檔案鑒定工作,對已到期檔案材料提出銷毀意見,報檔案鑒定工作小組及主管領(lǐng)導(dǎo)審批后處理;
十二、負責對辦各科室或部門立卷機構(gòu)的文件材料立卷進行指導(dǎo)、檢查和監(jiān)督工作;
十三、要忠于職守,刻苦業(yè)務(wù),編制必要的查考工具和參考資料,熟悉檔案內(nèi)容,調(diào)閱檔案做到準確、迅速;
十四、愛護檔案資料、庫房設(shè)備,注意清潔衛(wèi)生,控制好溫度,隨時關(guān)好門、窗;
十五、對檔案工作做出貢獻者給予獎勵,對違反規(guī)定,工作不負責任,擅自提供、抄錄、公布屬國家所有檔案以及保密的檔案或玩忽職守造成檔案損失的應(yīng)給予紀律處分,嚴重者追究刑事責任;
十六、完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他任務(wù);
檔案室管理制度8
1、檔案部門和工作人員,必須遵守保密制度,履行保密手續(xù),嚴格遵守保密十條原則,確保檔案的安全。
2、凡是查詢、利用檔案,必須經(jīng)檔案管理人員提供。其他任何人不得直接動用。
3、借閱檔案必須嚴格按照規(guī)定辦理借閱手續(xù),限期使用,按期歸還。歸還、簽收檔案要認真檢查核對,發(fā)現(xiàn)問題及時追查。
4、外單位查閱檔案,需持所在單位介紹信并經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準。若需復(fù)印檔案,由檔案室嚴格按照審批手續(xù)提供,任何單位和個人一律無權(quán)外供。
5、嚴禁將密級文件帶回家中或到領(lǐng)導(dǎo)辦公室隨意翻閱文件。嚴禁攜帶密級文件、檔案資料外出游覽、參觀、探親、訪友,出入公共場所。
6、未經(jīng)批準,不得自行傳抄、翻印涉密文件盒帶密級的檔案材料。
7、在利用、查閱檔案中,發(fā)現(xiàn)有關(guān)泄密事件,映立即報告,及時追查。如造成泄密事件,應(yīng)依法追究有關(guān)當事人的'責任。
8、單位領(lǐng)導(dǎo)和保密小組要定期檢查保密工作,總結(jié)經(jīng)驗,堵塞漏洞,嚴防失密、泄密發(fā)生。
檔案室管理制度9
一、檢測設(shè)備技術(shù)檔案管理制度
進場設(shè)備的裝箱單、產(chǎn)品合格證、使用說明說、隨機備件、圖冊逐臺登記存檔。
設(shè)備儀器的維護、保養(yǎng)、小修、大修、更換要求記錄及時準確,不得隨意更改、遺失。
做好設(shè)備定期檢定的記錄存檔。
指定專人負責檔案資料的搜集、整理、保管、借閱,并做到及時準確。
嚴格遵守借閱制度,防止檔案丟失。
檔案應(yīng)妥善保管,不得隨意銷毀。
檔案資料力求完整、準確,并做好保密工作。
二、檔案保管制度
收進的檔案應(yīng)及時入庫保管,外借歸還的檔案及時入庫放回原處,便于查詢。
檔案庫房內(nèi)嚴禁吸煙,不能存放腐蝕易燃品。
檔案庫房門窗隨時加鎖,隨開隨關(guān),配備庫房安全設(shè)施。
檔案庫房要保持清潔,并注意做好防潮、防高溫、防光、防鼠、防蟲等,確保檔案的完整和安全。
每年對檔案庫房進行兩次全面檢查,發(fā)現(xiàn)問題及時處理。
檔案人員變動時,必須辦理交接手續(xù)。
三、資料管理人員崗位責任制
負責檢測站所有儀器設(shè)備資料和檔案檢定證書的管理工作及測試報告的管理工作。
負責對上級文件、專題報告、標準等文件的歸檔管理。
檢測報告、原始記錄按門類歸檔,歸檔檔案內(nèi)容清楚完整。
嚴格執(zhí)行本站各種文件規(guī)定和保密制度。
定期清理技術(shù)資料,按規(guī)定定期銷毀的資料應(yīng)列清單,經(jīng)主管負責人批準后再進行銷毀。
未經(jīng)站長批準,本站技術(shù)文件、資料、檔案不準外借或查閱。
完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的`各項工作任務(wù)。
四、原始記錄管理制度
原始記錄、原始數(shù)據(jù)要完整、齊全、準確、清晰無誤,要建立檔案,由資料室管理。
本站檢測的各種原始數(shù)據(jù),記錄和各種資料要及時歸檔,保存期為三年,到期后,經(jīng)站長批準,方能銷毀。
原始記錄、測試數(shù)據(jù),不得任意更改,如需要更改在更改處蓋上原檢測人手章,否則數(shù)據(jù)無效,記錄單作廢。
原始記錄,測試數(shù)據(jù),要有操作人員和檢測負責人簽字方可生效。
五、檔案人員崗位責任制
熱愛本職工作,熟悉檔案專業(yè)知識,了解本站的業(yè)務(wù)和機構(gòu)演變歷史。
熟悉檔案工作的方針政策,制定各項規(guī)章制度,傳達和貫徹上級有關(guān)檔案工作的方針政策、法規(guī)、辦法等。
集中統(tǒng)一管理本站各門類的檔案,嚴格執(zhí)行檔案管理和保密制度。
編寫檢索工具和資料,為單位日常工作和領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)。
按照上級的要求,做好檔案統(tǒng)計工作。
檔案室管理制度10
公司檔案室規(guī)章管理制度(通用8篇)
在社會一步步向前發(fā)展的今天,接觸到制度的地方越來越多,制度是各種行政法規(guī)、章程、制度、公約的總稱。制度到底怎么擬定才合適呢?以下是小編收集整理的公司檔案室規(guī)章管理制度(通用8篇),希望對大家有所幫助。
公司檔案室規(guī)章管理制度1
第一條為加強公司行政事務(wù)管理,理順公司內(nèi)部關(guān)系,使各項管理標準化、制度化,提高辦事效率,特制定本規(guī)定。
第二條公文承辦部門或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整(公文上的各種附件一律不準抽存)。結(jié)案后及時交專(兼)職文書人員歸檔。工作變動或因故離職時應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚,不得擅自帶走或銷毀。
第三條凡本公司繕印發(fā)出的公文(含定稿和兩份打印的正件與附件、批復(fù)請示、轉(zhuǎn)發(fā)文件含被轉(zhuǎn)發(fā)的原件)一律由辦公室統(tǒng)一收集管理。
第四條檔案管理要指定專人負責,明確責任,保證原始資料及單據(jù)齊全完整,密級檔案必須保證安全。
第五條歸檔范圍:
1、公司的規(guī)劃、年度計劃、統(tǒng)計資料、科學技術(shù)、財務(wù)審計、勞動工資、經(jīng)營情況、人事檔案、會議記錄(包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等)、決定、委任書、協(xié)議、合同、項目方案等具有參考價值的文件材料。
2、本公司的請示與上級機關(guān)的批復(fù)以及對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。
3、本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。
第六條檔案的借閱與索。
1、借閱檔案要認真填寫《借閱檔案登記薄》。
2、借閱檔案必須愛護,保持整潔,嚴禁涂改,注意安全和保密,嚴禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失,如確屬工作需要摘錄和復(fù)制,凡屬密級檔案,必須由總經(jīng)理批準方可摘錄和復(fù)制,一般內(nèi)部檔原因總經(jīng)理辦公室主任批準方可摘錄和復(fù)制。
3、歸還檔案時,檔案管理人員要嚴格檢查,如發(fā)現(xiàn)遺失、污損、或隨意涂改情況的,要追究借閱者責任,并及時報告公司主管領(lǐng)導(dǎo)。
第七條檔案的銷毀:
1、任何組織或個人非經(jīng)允許無權(quán)隨意銷毀公司檔案材料。
2、若按規(guī)定需要銷毀時,必須編制《檔案銷毀清冊》,屬密級檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準后方可銷毀,一般內(nèi)部檔案,須經(jīng)公司辦公室主任批準核對清楚后方可銷毀。
3、經(jīng)批準銷毀的公司檔案。檔案人員要認真填寫、編制銷毀清單,由專人監(jiān)督銷毀。
公司檔案室規(guī)章管理制度2
第一條為加強檔案信息管理,充分發(fā)揮檔案信息的作用,有效保存和應(yīng)用檔案信息,制定本制度。
第二條本制度所稱檔案信息是指工程建設(shè)活動中形成的各種技術(shù)的、商務(wù)的、綜合的具有保存價值的文件、批件、標書、紀要、圖紙、照片圖片、測繪數(shù)據(jù)、視頻、簽證、信函、通知、報表等,包括紙質(zhì)資料、電子版資料和多媒體資料等。
第三條公司規(guī)劃建設(shè)管理部負責工程類檔案信息的收集、整理、報送、存檔、應(yīng)用及管理工作。
第四條調(diào)度員、測繪員、施工管理員、監(jiān)理工程師、招標單位、設(shè)計單位、施工單位和公司運行管理部門是檔案信息資料的來源,負責相關(guān)資料的繪制、記錄、編輯、修改、整理、裝訂、審核與報送工作。
第五條各種檔案信息資料應(yīng)按要求分類編碼保存,要注意防盜、防火、防潮、防塵、防失密,保持適當?shù)耐L。具體要求參照公司綜合檔案管理辦法。
第六條工程竣工圖紙及相關(guān)資料應(yīng)在歸檔的同時向生產(chǎn)運行相關(guān)部門及時提供。
第七條舊管網(wǎng)改造時,由規(guī)劃建設(shè)管理部進行現(xiàn)場測繪,及時繪制改造后的圖紙并向相關(guān)部門提供。涉及調(diào)度地理信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)更新的,應(yīng)同步更新。
第八條檔案資料的借閱執(zhí)行綜合檔案相關(guān)條款。
第九條檔案信息需要同時向綜合管理部歸檔的,應(yīng)按要求歸檔。
第十條保存三年以上的工程類檔案資料應(yīng)移交綜合管理部檔案室統(tǒng)一保存,需要留存?zhèn)溆玫目闪魪?fù)印件。
第十一條未盡事宜執(zhí)行綜合管理部檔案管理辦法。
第十二條本制度從二o一二年一月一日起執(zhí)行。
公司檔案室規(guī)章管理制度3
一、目的為了更有效的的員工人事檔案進行妥善管理,有效的保守機密;同時為了維護人事檔案的完整,防止材料損壞,便于高效、有序的利用檔案資料,特制定本管理辦法。
二、檔案管理內(nèi)容
1、員工入職檔案:個人簡歷、員工入職登記表、應(yīng)聘人員登記表、面試記錄及待遇核定事項審批、筆試試題、身份證復(fù)印件、學歷學位證復(fù)印件、離職證明、各類合同及協(xié)議。
2、員工培訓檔案:培訓通知、培訓總結(jié)報告或者考評結(jié)果、培訓審批表、員工外派培訓合同、外出培訓反饋表(證書原件)、員工培訓統(tǒng)計表。
3、績效管理檔案:將員工績效考核相關(guān)資料按月歸類整理。
4、員工離職檔案:員工離崗包括員工與公司解除(終止)勞動關(guān)系,死亡等情形。
三、檔案相關(guān)規(guī)定
1、基礎(chǔ)管理
1.1原則:分類標準、歸檔及時、排列有序、層次清楚、整理規(guī)范。
1.2員工入職前,人力資源部對人事檔案的真實性、有效性進行核查,如有虛假,可不予錄用和解聘處理。
1.3對人事檔案按入職時間分類歸檔,按在職人員、離職人員進行整理,并及時登記于《入職員工人事檔案登記》(見附件一)《離職員工人事檔案登記》(見附件二),并在檔案前頁填寫各種人事資料的名稱及對檔案進行編號,人事檔案原則上是永久保存。
1.4當在職員工的基本資料有變動時(如學歷變動、身份證號碼變動、個人技術(shù)職稱變動、婚姻情況變動等),應(yīng)及時將相關(guān)資料復(fù)印件交人力資源部歸檔,原件當場查驗。
1.5調(diào)動和錄用入公司的員工,應(yīng)在辦理手續(xù)前調(diào)閱檔案。在其報到新崗位前,對調(diào)入或新建立的檔案都應(yīng)登記。
1.6對員工進行考察、考核、培訓、獎懲形成的材料要及時收集、整理保持檔案的完整性,歸檔的材料必須認真鑒別,保證材料的真實、文字清楚、手續(xù)齊備。材料須經(jīng)審批蓋章和本人簽字的,應(yīng)在蓋章、簽字后歸檔。
1.7員工離職檔案每月清查,另外存檔,檔案保存原則上三年后方可銷毀(高管及核心人員保留該員工離崗8年止)。
1.8人力資源部檔案員要注意檔案管理環(huán)境的清潔、整潔。
1.9檔案應(yīng)分類編號存放,一個員工一個編號,防止重名重姓員工檔案交叉,制電子目錄,以便查閱。
2、檔案的查、借閱
2.1檔案分為保密與非保密,保密檔案禁止查閱,只能在檔案室閱覽,不得外借;非保密級檔案因工作需要查、借閱,須填寫《查、借閱人事檔案單》(附件三),經(jīng)過行政人力資源部經(jīng)理批準后方可查、借閱。
2.2任何單位一般不得垮部門查、借閱人事檔案,下級員工不得查、借閱上級員工的人事檔案。
2.3公司級領(lǐng)導(dǎo)、行政人力資源部可直接查、借閱員工人事檔案。
2.4所有經(jīng)過批準后借閱的人事檔案需在三天內(nèi)歸還人力資源部(除特殊情況可延長),對借閱后到期未歸還者、歸還損壞、私自復(fù)印檔案者、遺失者依照公司檔案管理的相關(guān)規(guī)定處理。
2.5人力資源部做好查、借閱登記,并在《人事檔案借閱登記本》簽字登記(附件三)。
3、查、借閱檔案注意事項
3.1不得涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案材料。
3.2不得擅自復(fù)印、拍攝檔案內(nèi)容,如有工作需要從檔案中取證須經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理同意。
3.3查、借閱者不得擅自泄露檔案內(nèi)容,違反者視情節(jié)嚴重,予以懲處。
4、檔案的`銷毀
4.1公司任何個人和部門非經(jīng)同意不得銷毀員工檔案資料。
4.2某些檔案到了銷毀期時,由人力資源部填寫《公司員工人事檔案銷毀審批登記》(附表五),經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準后銷毀。
4.3經(jīng)批準銷毀的人事檔案,人力資源部須認真核對,將批準的《公司員工人事檔案銷毀登記》和將要銷毀的人事檔案做好登記并歸檔,登記表永久保存。
四、制定、修訂、廢除與實施
本管理辦法經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準后,由人力資源部實施,修訂和廢止亦同。
公司檔案室規(guī)章管理制度4
一、檔案的建立。
1.1檔案的建立按下列流程建立:收集--整理--分類--編號--登記--輸入電腦--入柜--利用--檢查
1.2明確建檔內(nèi)容,實行系統(tǒng)收集、集中管理。
1.2.1房屋檔案:包括本物業(yè)的設(shè)計、施工文件、資料、圖紙、工程竣工驗收資料等;
1.2.2設(shè)備設(shè)施檔案:包括各種設(shè)施設(shè)備的線路圖紙、使用說明書、購入使用時間、使用許可證、年檢合格證、維修保養(yǎng)合同及維修保養(yǎng)記錄等;
1.2.3業(yè)主檔案:包括業(yè)主入住時所填寫的“業(yè)主概況表”、“業(yè)主公約”、“入住契約”、“前期服務(wù)協(xié)議”、“接房登記表”等。
1.2.4文秘檔案:包括業(yè)主公約、商家公約、業(yè)委會決議、物管政策法規(guī)、市區(qū)房管局的文件以及對本物業(yè)進行管理的各項規(guī)章制度等;
1.2.5員工檔案:包括員工供職申請表、簡歷、身份證復(fù)印件、上崗證、學歷證復(fù)印件、職稱證復(fù)印件、工作變動記錄、獎懲記錄等;
1.2.6財務(wù)檔案:包括各種帳簿、會計記帳憑證、財務(wù)報表、納稅報表、維修基金使用的預(yù)算、計劃、業(yè)委會批準使用的文件等。
1.3建檔要求:制度化、標準化、電腦化。
二、檔案管理
2.1為避免檔案的損壞、遺失,使重要檔案能永久保存,而又方便經(jīng)常使用,對使用頻率較高的檔案實辦公室對原始檔案進行嚴密管理,并保存復(fù)印件。
2.2檔案管理要求:
2.2.1進行標準化的檔案管理。
2.2.2采用多種形式的信息儲存方式,如電腦磁盤、膠卷、照片、圖表等,并采用適當?shù)谋4娣椒ā?/p>
2.2.3加強保密意識培養(yǎng),確保檔案在使用過程中的安全、不丟失、不泄密。
2.2.4實行檔案管理手段的現(xiàn)代化,運用計算機檢索手段,開發(fā)多媒體信息查詢系統(tǒng)。
2.2.5堅持檔案資料收集的系統(tǒng)化。
2.2.6作到檔案分類科學化。檔案按內(nèi)容分類,逐一編號,登記造冊,編輯目錄,按工作部門分柜保存。
2.2.7實行檔案管理工作檢查經(jīng)常化。每季度對檔案文件的形成、積累、整理、歸類要進行一次全面的檢查。
公司檔案室規(guī)章管理制度5
一、總則
1、為加強本公司檔案工作,充分發(fā)揮檔案作用,全面提高檔案管理水平,有效地保護及利用檔案,為公司發(fā)展服務(wù),特制定本制度。
2、公司檔案,是指公司從事經(jīng)營、管理以及其他各項活動直接形成的對公司有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。公司檔案分為受控檔案和非受控檔案。
3、公文承辦部門或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整(公文上的各種附件一律不準抽存)。結(jié)案后及時歸檔。工作變動或因故離職時應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚,不得擅自帶走或銷毀。
二、文件材料的收集管理
1、公司指定專人負責文件材料的管理。
2、文件材料的收集由各部門或經(jīng)辦人員負責整理,交總經(jīng)理審閱后歸檔。
3、一項工作由幾個部門參與辦理的,在工作中形成的文件材料,由主辦部門或人員收集,交行政部備案。會議文件由行政部收集。
三、歸檔范圍
1、重要的會議材料,包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、典型發(fā)言、會議記錄等。
2、本公司對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。
3、本公司的各種工作計劃、總結(jié)、報告、請示、批復(fù)、會議記錄、統(tǒng)計報表及簡報。
4、本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。
5、本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。
6、本公司的大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。
四、歸檔要求
1、檔案質(zhì)量總的要求是:遵循文件的形成規(guī)律和特點,保持文件之間的有機聯(lián)系,區(qū)別不同的價值,便于保管和利用。
2、歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。
3、在歸檔的文件材料中,應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件,分別立在一起,不得分開,文電應(yīng)合一歸檔。
4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷;跨年度的總結(jié)放在針對的最后一年立卷;跨年度的會議文件放在會議開幕年。
5、檔案文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進行排列,密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起,即批復(fù)在前,請示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成規(guī)律或特點,應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進行系統(tǒng)的排列。
6、案卷封面,應(yīng)逐項按規(guī)定用鋼筆書寫,字跡要工整、清晰。
五、檔案管理人員職責
1、按照有關(guān)規(guī)定做好文件材料的收集、整理、分類、歸檔等工作。
2、按照歸檔范圍、要求,將文件材料按時歸檔。
3、工作人員應(yīng)當遵紀守法、忠于職守,努力維護公司檔案的完整與安全。
六、檔案的利用
1、公司檔案只有公司內(nèi)部人員可以借閱,借閱者都要填寫《借閱單》,報主管人員批準后,方可借閱,其中非受控文檔的借閱要由部門經(jīng)理簽字批準,受控文檔的借閱要由總經(jīng)理簽字批準。
2、檔案借閱的最長期限為兩周;對借出檔案,檔案管理人員要定期催還,發(fā)現(xiàn)損壞、丟失或逾期未還,應(yīng)寫出書面報告,報總經(jīng)理處理。
3、必須嚴格保密,不準泄露檔案材料內(nèi)容,如發(fā)現(xiàn)遺失必須及時匯報,追求責任。
4、不準拆卷及任意抽、換卷內(nèi)文件或剪貼涂改其字句等;不得任意摘抄或復(fù)制案卷內(nèi)容,如確有需要,必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準才能摘抄或復(fù)制。
5、必須愛護檔案,保持整潔,不準在檔案材料中寫字、劃線或作記號等。
6、不準轉(zhuǎn)借,必須專人專用。
7、用畢按時歸還,如需延長借閱時間,必須通知檔案管理人員另行辦理續(xù)借手續(xù)。
七、本制度即日起開始執(zhí)行。
公司檔案室規(guī)章管理制度6
一、文書檔案歸檔制度
1.各部門在各項活動中形成的具有價值的文件、材料均屬歸檔范圍,交行政部統(tǒng)一管理。
2.各部門形成的文件、材料由兼職檔案員(各部門內(nèi)勤)收集、審定、整理、立卷。
3.歸檔的文件材料應(yīng)齊全、完整、準確可靠(文件的正文與附件、印件與底稿、請示與批復(fù))無缺頁、破損現(xiàn)象。
4.下發(fā)文件不僅要在硬盤、軟盤中保存留檔,還應(yīng)留有書面材料存檔。
5.凡歸檔的文件必須留原件存檔,書寫整齊,用毛筆、藍黑色鋼筆、碳素筆抄寫,如有不符合要求的檔案員有權(quán)退回原部門重新書寫。
6.重要文件如部門需用可進行復(fù)印,但原件必須歸檔。
7.機關(guān)工作人員外出學習、考察、參加會議帶回的文件、一律交辦公室統(tǒng)一登記、立卷、歸檔管理。
二、專職檔案工作人員崗位責任制
1.認真學習專業(yè)知識,貫徹執(zhí)行《檔案法》、《檔案法實施辦法》,熱愛本職工作,忠于職守,維護黨和國家利益,工作盡職盡責,自覺遵守檔案工作各項規(guī)章制度。
2.負責公司各種檔案資料的收集、分類、整理、編目、排列、上架、保管、借閱、鑒定、銷毀、移交等工作。檔案質(zhì)量和工作質(zhì)量符合“規(guī)范”要求。
3.負責公司有關(guān)部門檔案工作監(jiān)督指導(dǎo)、業(yè)務(wù)培訓工作。
4.負責檔案庫房各項制度的落實。
5.積極提供檔案的利用,充分發(fā)揮檔案利用效果,認真總結(jié)經(jīng)驗,為領(lǐng)導(dǎo)決策和機關(guān)各項工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。
三、兼職檔案工作人員崗位責任制
1.各部門配備一名兼職檔案員,負責本部門文件、材料的收集、整理、歸檔立卷工作。
2.兼職檔案人員要熱愛檔案工作,熟悉業(yè)務(wù),工作認真負責,把好案卷質(zhì)量關(guān),按時完成兼管檔案的任務(wù)。
3.兼職檔案員應(yīng)于次年2月底前,將整理好的檔案向檔案室移交。
4.嚴格執(zhí)行各項檔案管理制度。
5.接受本公司專職檔案員的監(jiān)督指導(dǎo)。努力學習檔案業(yè)務(wù)知識,不斷提高業(yè)務(wù)水平。
四、部門立卷制度
1.凡本部門在各項活動中形成的文件、具有保存價值的資料均屬本部門立卷歸檔范圍。
2.各部門兼職檔案員,負責對本部門的文件資料進行收集、審定、整理、立卷。
3.兼職檔案員要嚴格遵守相關(guān)的規(guī)章制度及各項檔案管理制度,按綜合檔案室提出的各項要求立卷,保證立卷質(zhì)量。
五、檔案保管制度
1.各門類檔案由綜合檔案室集中統(tǒng)一管理,配備檔案員負責檔案的保管工作。
2.按照檔案管理有關(guān)規(guī)定,對各類檔案應(yīng)做到存放合理,排列有序,查找方便。
3.檔案員對室藏檔案材料要經(jīng)常進行檢查,對已到借閱期限尚未歸還的檔案材料,要及時跟蹤追還,防止丟失。
4.庫房要保持清潔衛(wèi)生,溫度要經(jīng)常保持在14—24℃,相對濕度要保持在45—60%,防止危害檔案的現(xiàn)象發(fā)生。
5.檔案庫房內(nèi)做到“八防”即防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲,定期檢查。
6.庫房內(nèi)嚴禁吸煙,嚴禁存放易燃、易爆危險品,停電時,一律用手電照明,不得使用易燃器具。
7、與檔案庫房無關(guān)人員一律不得進入,隨時關(guān)好庫房門窗,確保安全。
六、檔案保密規(guī)則
1.檔案工作人員要提高警惕性,遵守保密紀律,堅持原則,認真執(zhí)行各項制度。
2.凡到綜合檔案室查閱檔案者,都要認真遵守安全保密制度,嚴格履行檔案查閱手續(xù),檔案原則上不準帶出檔案室,確需帶出時須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準并在指定時間內(nèi)歸還檔案室。
3.查閱檔案時,不得翻閱與查閱內(nèi)容無關(guān)的文件材料、無關(guān)人員不準進入檔案室。
4.本公司工作人員不準將文件、材料帶進公共場所和其他場所,不準帶回家中,要及時交給檔案管理部門。
5.對于違反保密規(guī)定,泄露國家公司機密或造成一定后果者要依據(jù)《保密法》的規(guī)定,嚴肅處理并追究其責任。
七、檔案借閱制度
1.借閱檔案要嚴格遵守檔案管理制度,凡借閱者,應(yīng)自覺履行借閱手續(xù)。
2.凡借閱檔案,需經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準。外單位人員借閱檔案,應(yīng)持單位介紹信,經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意后,方可辦理借閱手續(xù),并在借閱期限內(nèi)按時歸還。
3.借閱人員對檔案材料妥善保管,注意保密,不得以任何理由轉(zhuǎn)借他人。
4.借閱人員未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準,不得復(fù)印、抄寫檔案資料。
5.檔案管理人員對歸還的借閱材料要認真進行檢查,確認檔案材料完好無損時,方可辦理歸檔手續(xù)。對摘抄、復(fù)制的檔案材料,經(jīng)認真核對,正確無誤時,方能簽字蓋章。
6.一旦發(fā)現(xiàn)檔案材料在借閱過程中被拆、涂抹或缺失等毀損現(xiàn)象,要及時向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報,并追究有關(guān)人員的責任。
八、其他
解釋權(quán)歸公司行政人事部。
公司檔案室規(guī)章管理制度7
1、局辦公室是公文處理的管理機構(gòu),主管本機關(guān)的公文處理工作。
2、一般性發(fā)文由辦公室起草制發(fā)。業(yè)務(wù)性發(fā)文由具體負責該項目工作的科(股)室起草,局辦公室負責審核把關(guān),登記編號后報局長或局長授權(quán)的主管副局長簽發(fā)。
3、打印的文件初稿由起草文稿的單位進行校對后,由辦公室印刷、裝訂、發(fā)放、存檔。
4、積極推行辦公自動化,除公文和較大型綜合材料、外,一般性簡單材料盡可能由各科室自己承擔。
5、凡需打印的材料,須經(jīng)各業(yè)務(wù)主管局長同意,明確印制數(shù)量、完成時限后,交辦公室主任轉(zhuǎn)簽微機室工作人員辦理,并做好登記。微機室工作人員不直接接收需打印各種材料。
6、收到上級機關(guān)或交辦的公文,由辦公室提出擬辦意見,報局長批示,按照批示意見送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或責任部門辦理。
7、辦公室負責催辦,做到緊急公文跟蹤催辦,重要公文重點催辦,一般公文定期催辦。
8、公文辦理完畢后,由辦公室根據(jù)《檔案法》及其他有關(guān)規(guī)定,及時整理(立卷)、歸檔、個人不得保存應(yīng)當歸檔的公文。
9、辦公室對上級機關(guān)和本機關(guān)下發(fā)的公文的貫徹落實情況進行督促檢查并建立督查制度。
10、文書人員在辦公室主任的具體領(lǐng)導(dǎo)下,全面負責文秘工作。業(yè)務(wù)工作同時接受政府辦、檔案局的監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。
11、收受文件后,一般性文件由辦公室主任簽批,重要文件由主管常務(wù)副局長簽批,然后按簽批順序傳遞、承辦。
12、文件收受及傳閱要及時,一般性文件兩天之內(nèi)必須傳閱完畢,兩天之后文件未傳完時,文書可直接向傳閱人催要。特殊急辦文件,辦公室必須當時送達相關(guān)領(lǐng)導(dǎo),及時落實。
13、日常文件處理做到收、發(fā)、傳、歸及時準確科學有效。
14、嚴把印信使用關(guān),發(fā)文時必須由分管局長同意,然后由局長簽批后才可打印并使用公章,平時使用公章,必須由辦公室主任或分管常務(wù)副局長簽字后方可使用,并做好公章使用登記,介紹信使用必須由辦公室主任簽批。
15、文書要嚴格執(zhí)行借閱,保密等項規(guī)章制度。
16、除屬名信外,公務(wù)信件均由文書拆閱,重要信函,由主任或主管常務(wù)的副局長簽轉(zhuǎn)。
17、一般業(yè)務(wù)性工作,各科自行建檔保管,重要檔案需送辦公室統(tǒng)一管理,辦公室要將重大活動、事件、獎勵等事宜主動進檔,統(tǒng)一管理。
18、年末文件歸類做到科學、及時、有序、各類卷分類科學,有利用價值。
公司檔案室規(guī)章管理制度8
一.制度內(nèi)容
為做到客戶服務(wù)部與客戶的良好溝通,掌握客戶的人員構(gòu)成、公司性質(zhì)、物業(yè)費交納情況等,有必要建立一套綜合的客戶信息系統(tǒng),而客戶檔案可以協(xié)助客戶服務(wù)部以最便捷的方式提供以上信息。因此,為充分利用客戶信息并管理好這些信息,特建立此制度
二.管理目標
客戶檔案資料全面、準確、有效。
三.適用范圍
客戶檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個環(huán)節(jié)。
一般客戶檔案包括以下的資料:
1.收集客戶單位資料
2.客戶繳費記錄包括各樣應(yīng)付之押金
3.客戶裝修工程文件
4.客戶遷入時填具之資料
5.客戶資料補充
6.客戶聯(lián)絡(luò)資料
7.緊急事故聯(lián)絡(luò)人的資料
8.客戶與管理處往來文件
9.客戶違規(guī)事項與欠費記錄
10.客戶維修記錄
11.客戶投訴記錄
12.客戶單位有關(guān)的工程檔案(與二次裝修工程有關(guān)資料)與工作程序
四.注意事項
1.及時上行下達客戶與管理之間的知識、報告、通知、通報,傳送文件應(yīng)及時、準確,認真地登記并制作各種表格。
2.協(xié)調(diào)與客戶之間的關(guān)系,加強橫向溝通;
3.做好與客戶有關(guān)各類文件的檔案工作,并定期整理,以備隨時查詢及跟進;
4.接聽客戶投訴,解決客戶投訴;
5.接聽客戶工程報修電話,及時聯(lián)系修復(fù)。
檔案室管理制度11
一、檔案保管制度
1、嚴格執(zhí)行檔案收集、整理、保管、鑒定、提供利用與銷毀等有關(guān)制度和規(guī)定,確保其完整、系統(tǒng)和安全。
2、檔案按檔號排放,檔案柜編順序號,庫房內(nèi)懸掛相關(guān)檔案資料管理規(guī)章和制度。
3、借出的檔案須按時歸還,利用后的檔案應(yīng)隨即放回原處。
4、不得竊取、出賣和涂改檔案,違者追究法律責任。
5、切實做好防盜、防火、防水、防潮、防塵、防蟲、防霉工作。
6、做好庫房溫濕度的監(jiān)控與登記工作。
7、每學期開學初對庫房檔案進行全面檢查、清點,發(fā)現(xiàn)問題及時處理。
檔案保密制度
一、高度認識檔案保密工作的重要性,嚴格遵守有關(guān)法規(guī)和制度。
二、查閱涉密檔案或內(nèi)部材料,須經(jīng)有關(guān)部門和辦公室負責人批準,必要時報請有關(guān)校領(lǐng)導(dǎo)審批。查閱時須嚴格履行登記手續(xù),注明查閱目的和內(nèi)容。
三、未經(jīng)批準,任何人不得私自帶檔案出館;檔案工作人員不得私自摘抄、復(fù)制、傳播具有保密性質(zhì)的檔案內(nèi)容。
四、因需要經(jīng)批準摘錄或復(fù)制涉密檔案材料的,須妥善保管,用后銷毀,如發(fā)生涉密問題,后果由利用者負責。
五、不歸檔的重份文件及內(nèi)部材料,須交由學校集中銷毀。
六、在校保密委員會的指導(dǎo)下,做好檔案密級變更和解密工作。
七、檔案館工作人員或利用者,如有違反保密規(guī)定的,視情節(jié)輕重按有關(guān)規(guī)定處理。
檔案利用制度
一、查閱利用本館開放檔案、資料者,須持身份證(或工作證、學歷證書)等有效證件,同時填寫查閱登記表;受他人委托者,還須出具他人上述任一證件(含復(fù)印、傳真件)及委托查閱。
二、查閱重要的或密級檔案,按《檔案保密制度》辦理;查閱本職范圍外的重要檔案,須經(jīng)辦公室負責人批準;查閱珍貴檔案時,以復(fù)印件代替原件利用。
三、檔案、資料一般不外借。確因工作需要外借的,除出具所在單位證明外,須經(jīng)辦公室負責人或?qū)W校分管領(lǐng)導(dǎo)批準,并辦理外借手續(xù)(限5天內(nèi)歸還);若續(xù)借,需辦續(xù)借手續(xù)。
四、提供利用檔案時,按學校有關(guān)規(guī)定收費。
五、外國組織和人員利用開放檔案、資料,按國家有關(guān)規(guī)定辦理。
六、查閱利用檔案時不得隨意涂改、拆卷或損毀。本室工作人員對違規(guī)者,有權(quán)給予勸告、責令賠償或其它處置,直至追究法律責任。
七、未經(jīng)主管校領(lǐng)導(dǎo)批準或辦公室授權(quán),任何單位、個人無權(quán)公布檔案內(nèi)容。
檔案室人員
一、積極宣傳黨和國家關(guān)于檔案管理的法規(guī)、條例。
二、遵守各項檔案業(yè)務(wù)。
三、維護檔案的完整、系統(tǒng)和安全,定期檢查檔案保管情況,改進檔案保護技術(shù),嚴守國家機密。
四、積極開展咨詢服務(wù);熱情接待檔案利用者,迅速、準確提供所需檔案和資料。
五、深入基層,開展對兼職檔案員的業(yè)務(wù)培訓和指導(dǎo)工作。
檔案鑒定制度
一、在主管校領(lǐng)導(dǎo)主持下,由校辦、檔案室及有關(guān)部門負責人與負責該門類的專、兼職檔案員組成鑒定組,按照分工,個人初鑒、集體審查,具體工作由檔案室組織。
二、對在整理的歸檔材料,要以全面的、歷史的.和發(fā)展的觀點鑒定其價值,準確把握歸檔范圍和保管權(quán)限,有異議時由鑒定組裁定。
三、檔案達到開放期,由鑒定組作出是否向社會開放的決定。
四、檔案保密期滿,由鑒定組作出是否變更密級或解密的決定。
五、檔案存留期滿,由鑒定組提出銷毀或延長保管期限的意見,經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準后,方可存、毀。
六、銷毀檔案前登記造冊(注明題名、數(shù)量、鑒定時間、參加鑒定人員);銷毀時由3人執(zhí)行;事后在清冊上注明銷毀日期并簽字;清冊歸檔。
安全與消防制度
一、庫房重地,非本室工作人員不得擅入。
二、嚴禁煙火、易燃、易爆及腐蝕物品進室。
三、做好安全巡查工作,下班時關(guān)好水電、鎖好門窗。
四、檔案工作人員應(yīng)熟悉消防器材的性能及使用方法;做好消防器材的保養(yǎng)更新工作,使之可靠有效。
五、發(fā)生火警、火災(zāi)要迅速報告,并全力撲救。
檔案室管理制度12
1、非本室工作人員,未經(jīng)同意,不得進入庫房。
2、檔案室內(nèi)不得存放與檔案工作無關(guān)的物品,并始終保持室內(nèi)整潔。
3、按照防火、防塵、防盜、防潮、防光、防蟲鼠的要求,設(shè)置窗簾、樟腦精,配置氣體滅火機,適時進行庫房密閉通風等措施。
4、檔案裝具統(tǒng)一,存放排列整齊,箱(柜)統(tǒng)一編號并標明所存檔案類別及年代。
5、定期清點核實存檔案,級差檔案褪變,破損情況,發(fā)現(xiàn)問題及時匯報、及時解決。
檔案室管理制度13
1、檔案室是學校黨政文書資料、從事檔案保存使用的場所,列為學校安全管理要害部位,工作人員應(yīng)特別做好安全工作。
2、檔案室是機密部位,非工作人員未經(jīng)批準,不得隨便進入室內(nèi)。
3、各類資料進入檔案室,必須嚴格登記制度、借還制度,機密資料、檔案嚴防丟失、嚴防泄密事件的發(fā)生。
4、檔案室應(yīng)通風、透氣、干燥,做好防濕、防蟲蛆的.工作。
5、室內(nèi)消防器材、報警設(shè)備常年完好,性能良好有效。
6、嚴禁將任何火種帶入室內(nèi),任何人不準在檔案室內(nèi)吸煙。
7、門窗堅固防盜,工作人員隨手關(guān)窗鎖門,假期、節(jié)日要特別加強看護,確保安全。
檔案室管理制度14
一、定期把各部門上交的具有保存、查考、利用價值的各種載體形式的歷史記錄收進檔案室。
二、室藏檔案、資料要分類單獨存放,檔案柜、架等要排列整齊、美觀。
三、檔案的收進、整理、利用要詳細統(tǒng)計,并做到數(shù)字準確、真實。
四、查閱檔案要嚴格履行手續(xù),閱完經(jīng)核對無誤后,及時入庫。對借出的檔案要按期限及時歸還。
五、室藏檔案、資料要每半年清點一次。
六、要加強對檔案的'安全工作,制定"八防",配齊防火、防盜、防蟲等設(shè)備,室內(nèi)嚴禁吸煙,確保檔案資料萬無一失。
七、檔案室由檔案干部專人管理,查檔人員及其他人員不得隨便進入。
八、對應(yīng)該立卷歸檔的材料必須由幼兒園各部門收集齊全,并進性整理,定期交檔案室集中統(tǒng)一管理,任何部門或個人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔。
九、歸檔范圍:凡是幼兒園工作活動中形成的能反映本園工作活動,具有查考利用價值的文件、材料、圖片等均屬歸檔范圍。
十、歸檔時間:各部門應(yīng)在每學期放假前將本學期的文件材料收集齊全,按照歸檔要求整理好,移交幼兒園檔案室。交接雙方根據(jù)交接目錄清點校對,并履行簽字手續(xù)。
十一、歸檔要求:
1、歸檔的文件材料要字跡清楚工整,一律使用藍黑墨水或者碳素墨水書寫,禁用鉛筆、圓珠筆、純藍墨水、彩色筆、復(fù)寫紙,普通打印、復(fù)印撰寫和批示文件材料,必須用復(fù)印機復(fù)印,噴墨或激光打印機打印的正規(guī)影印件。
2、歸檔的文件材料要保持他們之間的歷史聯(lián)系,區(qū)分保存價值,科學的立卷、分類、編目。
3、檔案標題要簡明確切,保管期限劃分準確,便于保管和利用。
檔案室管理制度15
一、檔案室是各類文書資料、業(yè)務(wù)檔案保存使用的場所,列為安全管理要害部位,工作人員應(yīng)特別做好安全工作;
二、檔案室是機密部位,非工作人員未經(jīng)批準,不得隨便進入室內(nèi);
三、機密以上文件不準隨便摘抄、復(fù)印,防止泄密;
四、各類資料進入檔案室,必須嚴格登記制度、借還制度,機密資料、各類檔案嚴防丟失、嚴防泄密事件的發(fā)生;
五、檔案室應(yīng)通風、透氣、干燥,做好防濕、防蟲蛀的工作;六、室內(nèi)消防器材常年完好,性能良好有效;
七、嚴禁將任何火種帶入室內(nèi),任何人不準在檔案室內(nèi)吸煙;八、門窗堅固防盜,工作人員隨手關(guān)窗鎖門,假期、節(jié)日要特別加強看護,確保安全;檔案鑒定銷毀制度
一、檔案鑒定工作,就是甄別和鑒定檔案的價值,并根據(jù)它們的不同價值確定不同的保管期限,以便把需要長久保存的檔案,妥善地保存起來,準確地剔除無價值的檔案材料;
二、檔案鑒定組織形式:檔案鑒定銷毀工作,在駐地辦檔案鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組領(lǐng)導(dǎo)下進行,小組成員由主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)職能部門負責人及檔案機構(gòu)人員三方面組成
三、根據(jù)上級檔案部門的指導(dǎo)性文件及駐地辦檔案歸檔范圍和保管期限表的.規(guī)定,對檔案進行鑒定,應(yīng)堅持實事求是的原則,從實際發(fā)出,正確判定檔案價值;
四、進行檔案鑒定時,須由綜合檔案室和有關(guān)科室部門組成鑒定小組共同進行,采取直接鑒定的方法,根據(jù)文件內(nèi)容逐卷、逐件、逐頁地進行審查鑒定,準確地進行分析,判定其價值;
五、檔案鑒定的標準、依據(jù):文書檔案應(yīng)按照本單位文書檔案保管期限表進行,其他專業(yè)檔案按照各專業(yè)檔案管理規(guī)定進行;
六、檔案的銷毀;檔案鑒定后,對沒有保存價值或保管期限已滿失去保存價值需要銷毀的檔案,都必須編制銷毀清冊,報請分管檔案的領(lǐng)導(dǎo)批準,由辦技術(shù)室和試驗室審查鑒銷;檔案銷毀時,要派兩個以上專人鑒銷,并在銷毀清冊上簽名加蓋駐地辦紅章;
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